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Configure sua conta

Cadastre os dados gerais da sua empresa e administre as permissões da sua equipe.

1. Dados gerais da empresa

O primeiro passo é cadastrar sua empresa no Cord. Acesse Configurações › Geral para preencher as seguintes informações:

• Nome: é assim que seus clientes verão sua empresa nos orçamentos e nos links públicos.
• Moeda: a moeda em que você faz orçamentos e cobra seus clientes (não a da sua assinatura do Cord, que é definida pelo seu país — veja Sua assinatura).
• E-mail de contato, telefone e endereço.
• Site e WhatsApp (exibidos no seu link público).
• Política de Privacidade do seu negócio: o endereço https:// da página em que você explica como seu negócio usa os dados dos seus clientes. Perante eles, o responsável por esses dados é o seu negócio: seus clientes veem este link junto à Política de Privacidade da plataforma nos seus orçamentos, faturas, portal, pagamento automático e páginas de cobrança. Se você não configurar, eles só veem a da plataforma, e as Configurações recomendam incluí-la. Só é aceita uma página https:// de um domínio, sem usuário nem senha e com até 500 caracteres.
• País onde você opera: define o trilho regulatório que o Cord usa — quais campos fiscais ele pede, quais alíquotas de imposto ele cadastra por padrão e o vocabulário de faturamento (veja abaixo).
• Fuso horário: usado para calcular e exibir as datas dos seus orçamentos e faturas.
• Idioma: vale para o app, seus links públicos e os e-mails que o Cord envia em seu nome. Cada pessoa pode ver a interface em outro idioma em Suas preferências; o que seus clientes recebem continua neste, exceto os clientes para os quais você escolhe outro na ficha (veja Idioma dos documentos).

Os dados fiscais para faturar (razão social, sua identificação fiscal, endereço fiscal) são cadastrados à parte, em Configurações › Faturamento › Dados fiscais. Esse formulário muda conforme seu país: no México ele pede RFC e Regime fiscal e habilita o CSD para o CFDI 4.0 (veja Adicione as informações fiscais); fora do México ele pede a razão social, sua identificação fiscal local (NIF/CIF na Espanha, EIN/Tax ID nos Estados Unidos…), o endereço e o prefixo da fatura — o Cord emite uma fatura numerada com cópia imutável e PDF. O Cord não a envia automaticamente à autoridade fiscal local. Na Espanha, o Verifactu exige um certificado válido e o plano Starter ou superior, e registra cada fatura na AEAT; veja Faturamento fiscal por país.

2. Convide sua equipe de vendas

Vender costuma ser um trabalho em equipe. A partir do plano Profissional, o Cord permite convidar tantos membros quanto seu plano permitir (você vê o uso de assentos e o limite na própria tela). Acesse Configurações › Equipe e permissões e selecione Adicionar membro. Veja Equipe, permissões e segurança.

Funções e permissões

Cada convite parte de um modelo de permissões que você pode usar como está ou personalizar campo a campo:

• Administrador: quase todo o controle, incluindo a equipe; a permissão de Reembolsos não vem ativada.
• Vendedor: orçamentos, clientes, produtos e relatórios; não administra configurações nem aprova.
• Somente leitura: entra no app sem permissões de modificação, útil para auditorias.
• Personalizado: ative ou desative permissões individuais (orçamentos, catálogo, clientes, cobrança, configurações…) quando nenhum dos três modelos se encaixar.

Na ficha de cada membro você pode ver a função efetiva, a última sessão e a atividade recente, editar as permissões, reenviar o convite, revogar o acesso ou convidá-lo de novo se ele já tiver sido revogado. Se você restringiu os convites aos domínios de e-mail da sua empresa (Configurações > Segurança), um convite para um e-mail fora desses domínios é rejeitado antes de ser enviado. Um membro que entra por SSO tem as permissões gerenciadas pelo seu provedor de identidade, e elas não são editadas aqui.

3. Valores padrão dos seus orçamentos

Se seu negócio vende a prazo (você não cobra à vista, mas em 7, 15, 30, 45, 60 ou 90 dias), não precisa configurar isso manualmente em cada orçamento.

Acesse Configurações › Orçamentos › Numeração e impostos para definir os valores com que cada novo orçamento começa:

• Validade padrão (dias).
• Condições de pagamento padrão: À vista ou um prazo Net de 7, 15, 30, 45, 60 ou 90 dias. Cada novo orçamento herda essa condição (você ainda pode alterá-la em cada orçamento, e a ficha do cliente prevalece quando você escolhe um). Veja Condições a prazo.
• Entrada padrão (%).
• Prefixo da numeração dos seus orçamentos e o aviso legal que acompanha o PDF.

Se você recebe por etapas, em Configurações › Orçamentos › Planos de pagamento você salva modelos de planos por etapas para carregá-los no editor e decide se os juros de financiamento são permitidos, com taxa, teto e imposto padrão. Veja Plano de pagamentos por etapas.