QuickBooks Online verbinden
Wenn QuickBooks verbunden ist, erscheint jede Rechnung, die Sie in Cord ausstellen, mit Kunde, Positionen und Währung in Ihrer Buchhaltung. Sie erfassen nichts mehr doppelt und müssen am Monatsende nicht mehr abgleichen, was ohnehin schon an zwei Stellen stand.
QuickBooks kennt keine Entwürfe. Was auf diesem Weg ankommt, ist in Ihren Büchern verbucht. Deshalb sendet Cord nur Rechnungen, die auf seiner Seite bereits endgültig sind: nie einen Entwurf, nie ein Angebot.
Verbinden
- Gehen Sie zu Einstellungen › Integrationen › QuickBooks Online. Sie benötigen die Berechtigung Einstellungen.
- Klicken Sie auf QuickBooks verbinden und autorisieren Sie den Zugriff mit dem Konto, das Ihr Unternehmen in QuickBooks verwaltet.
- Wenn Sie zurückkehren, sehen Sie den Namen des verbundenen Unternehmens. Ab diesem Moment wird jede neue Rechnung automatisch übertragen.
- Wenn Sie bereits Rechnungen ausgestellt hatten, klicken Sie auf Ausstehende Rechnungen senden, um die letzten 50 fehlenden zu übertragen.
Was in Ihrer Buchhaltung angelegt wird
- Der Kunde, falls er noch nicht existiert. Cord sucht ihn zuerst über die E-Mail-Adresse und dann über den Namen, damit sich Ihre Kundenliste nicht mit Duplikaten füllt. Sobald er gefunden ist, merkt sich Cord den Datensatz: Die nächste Rechnung an denselben Kunden verwendet ihn wieder.
- Die Rechnung, mit Datum, Fälligkeit, Währung und einer Zeile pro Position, mit dem verhandelten Preis und dem bereits angewendeten Rabatt.
- Eine Dienstleistung namens „Cord“ beim ersten Mal. QuickBooks akzeptiert keine lose Zeile mit Betrag: Jede Verkaufszeile hängt an einem Produkt. Cord legt ein einziges an und verwendet es wieder, statt für jede Position ein Produkt zu erfinden und Ihren Katalog zu überladen.
- Die Nummer aus Cord steht in der privaten Notiz, nicht in der Rechnungsnummer: Die Nummerierung Ihrer Buchhaltung gehört Ihnen, und sie zu überschreiben kann mit Ihrer eigenen Nummernfolge kollidieren.
Was noch nicht möglich ist
- Zahlungen werden nicht übertragen. Sie erfassen die Zahlung wie gewohnt in QuickBooks. Das steht auf unserer Liste.
- Rechnungen mit Einbehalten werden nicht gesendet. QuickBooks erfasst sie nicht auf einer Verkaufsrechnung.
Jede Zeile wird mit dem Steuercode von QuickBooks übertragen, dessen Satz dem in Cord entspricht. Existiert dieser Satz nicht, wird die Rechnung nicht gesendet, und die Karte zeigt Ihnen, welchen Sie anlegen müssen.
- Von QuickBooks wird nichts nach Cord übertragen. Der Datenfluss geht nur in eine Richtung.
Wenn etwas nicht funktioniert
Eine Rechnung wird nie zweimal gesendet: Cord merkt sich, welche bereits in QuickBooks angekommen ist, und wiederholt sie nicht. Wenn die Verbindung abläuft, zeigt die Karte das an, und es genügt, die Verbindung neu herzustellen; Rechnungen, die nicht mehr übertragen wurden, senden Sie mit Ausstehende Rechnungen senden.