Politique de
confidentialité

Flouvia et CORD sont des noms commerciaux utilisés par Andre Valle Ortega, l’exploitant identifié dans le présent avis. Le présent document décrit les traitements attestés par le code et la configuration actuels de Cord ; il ne transforme pas une intégration facultative ou non configurée en flux de données actif.

01 Identité du responsable du traitement

À des fins juridiques et opérationnelles, il importe de distinguer la manière dont nous intervenons sur les données :

• En tant que responsable du traitement : nous agissons en qualité de responsable du traitement des données vous concernant, vous et votre équipe (nos clients directs), lors de la création d’un compte ou de la souscription d’un abonnement.
• En tant que sous-traitant : nous agissons en qualité de sous-traitant pour les données de vos propres clients. Nous ne traitons ces informations que conformément à vos instructions sur la plateforme.

Point de conformité en suspens : l’adresse vérifiée du responsable du traitement aux fins de notification n’a pas encore été publiée. Cette omission ne restreint aucun droit en matière de protection des données ni aucun canal de demande.

02 Données personnelles collectées

Les données proviennent des formulaires et fichiers fournis par vous ou par l’entreprise, de l’activité sur le service et des réponses des prestataires et intégrations configurés. Les catégories dépendent de la fonctionnalité utilisée ; toutes les catégories ne sont pas demandées à chaque personne.

Compte et accès : nom, e-mail, identifiants de compte, informations de session et preuves d’acceptation. Les mots de passe de connexion native sont vérifiés au moyen d’empreintes (hash) ; ils ne sont pas présentés comme des mots de passe chiffrés de manière réversible. Les autres méthodes de connexion traitent les identifiants et les éléments d’authentification techniques nécessaires à la méthode choisie.

Données commerciales et fiscales : catalogues, contacts, devis, factures, communications et informations relatives à l’émetteur et au destinataire. Les CFDI peuvent impliquer le RFC, le régime fiscal, l’adresse fiscale et le CSD. En Espagne, une fonctionnalité configurée peut traiter le NIF/CIF ainsi qu’un certificat électronique et son mot de passe. La détention d’un certificat ou d’un enregistrement chaîné n’établit pas la transmission à l’AEAT.

Données financières : compte bancaire et titulaire, CLABE le cas échéant, paiements, versements, remboursements et litiges. La CLABE est conservée sous forme chiffrée, avec un suffixe conservé pour l’affichage. Les données de carte sont collectées au moyen de composants du prestataire de paiement ; Cord ne conserve ni le numéro complet de la carte ni le code de sécurité.

Vérification d’identité : informations sur les personnes physiques, représentants, dirigeants et bénéficiaires effectifs exigées par le prestataire de paiement pour le compte concerné. Aucun seuil de détention universel ne s’applique à l’ensemble des pays et des types d’entités. Les fichiers sont traités temporairement pour leur transmission ; le parcours supprime les métadonnées d’image inutiles, telles que la localisation, tout en conservant l’orientation technique lorsque c’est nécessaire.

Cord ne conserve pas de manière persistante l’image du document d’identité envoyée par ce parcours. L’enregistrement technique de la transmission peut inclure les identifiants du compte et de la personne, l’empreinte du fichier, le format, la taille, les mesures de qualité, la date, l’adresse IP, l’user-agent et la réponse du prestataire. Il ne constitue ni une copie de l’image ni la preuve que chaque transmission a été enregistrée sans défaillance. La configuration actuelle prévoit une durée de cinq ans, comme l’explique la section relative à la conservation ; cette durée n’est pas attribuée à une obligation universelle de lutte contre le blanchiment de capitaux.

Signatures et litiges : nom, coordonnées, adresse IP de la signature ou de l’achat, ainsi que les documents ou communications pertinents que l’entreprise conserve ou sélectionne comme preuves. La confirmation de la préparation des fichiers de preuve peut transmettre des fichiers au prestataire de paiement et enregistrer leurs identifiants dans un brouillon avant la soumission de la réponse définitive au litige. L’enregistrement d’un brouillon ne signifie pas que les fichiers restent uniquement dans Cord.

Intégrations connectées : lorsque le Client connecte un compte tiers (par exemple Google, Microsoft, Shopify, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, WhatsApp Business ou Mercado Pago), Cord conserve sous forme chiffrée les identifiants techniques de cette connexion, l’identifiant ou l’e-mail du compte connecté, les identifiants qui relient chaque enregistrement de Cord à l’enregistrement du tiers et l’empreinte technique qui évite les doublons. Cord ne reçoit ni ne conserve le mot de passe de ces comptes.

Le parcours d’activation des paiements demande à l’utilisateur qui le complète une autorisation électronique concernant les données financières et d’identité. Cet enregistrement ne prouve pas à lui seul le consentement de chaque personne dont un représentant fournit les données. La base applicable, l’information des tiers et le pouvoir d’agir doivent être vérifiés pour chaque flux ; la prise de connaissance du présent avis ne vaut pas consentement général à l’ensemble des traitements.

03 Finalités

Les finalités sont distinguées par fonctionnalité et ne sont pas toutes considérées comme nécessaires à la conclusion du contrat. La sécurité, l’authentification, l’assistance et les preuves contractuelles relèvent du fonctionnement du compte. La newsletter est facultative, repose sur une double confirmation et offre un mécanisme de désinscription ; la mesure d’audience facultative dans le navigateur est gérée séparément. L’utilisation de l’IA ou les messages de recouvrement dépendent de l’activation ou de l’utilisation de ces fonctionnalités et peuvent transmettre du contexte à leurs prestataires. La base légale est évaluée pour chaque activité de traitement et chaque juridiction ; le contrat ne remplace pas cette évaluation.

Selon les fonctions activées, les finalités opérationnelles comprennent :

• Générer, conserver et envoyer des devis, et traiter le timbrage des factures électroniques.
• Gérer la facturation de votre abonnement mensuel et calculer l’utilisation excédentaire.
• Traitement des paiements (Stripe Connect Custom) : connecter le compte de paiement du Client, recevoir et rapprocher les paiements, calculer et percevoir les frais de transaction de Cord, planifier les versements, traiter les remboursements, gérer les rétrofacturations et les soldes négatifs, et satisfaire aux exigences de vérification financière. Les données bancaires sont chiffrées dans CORD et transmises à Stripe par API. Les images de documents sont transmises à Stripe sans stockage persistant dans CORD, après suppression préalable de leurs métadonnées.
• Intelligence artificielle : traiter le texte requis par la fonctionnalité d’IA que l’utilisateur sollicite. Cord utilise l’API commerciale d’Anthropic ; la politique actuellement publiée par ce prestataire indique que les entrées et sorties commerciales ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles, sauf adhésion volontaire du client commercial. Cord ne présente pas cette politique du prestataire comme une garantie que le traitement par l’IA est sans risque.
• Recouvrement autonome par IA (facultatif) : si l’Administrateur du compte l’active, Cord traite les données relatives aux créances (nom du client, e-mail, montant dû, date d’échéance et contexte de conversation sélectionné par le workflow) afin de rédiger ou d’envoyer des relances pour le compte du créancier. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.
• Envoyer des e-mails transactionnels et des notifications.
• Intégrations à l’initiative du Client : échanger avec un compte tiers que le Client connecte les données dont cette intégration a besoin, sur instruction du Client : écrire les devis et factures dans sa feuille de calcul ; enregistrer les factures définitives, les clients et les lignes dans sa comptabilité ; importer le catalogue et les clients de sa boutique et créer la commande lorsqu’un devis est conclu ; publier des notifications dans ses canaux ; et envoyer, depuis son compte de messagerie, les documents adressés à ses clients. Chaque intégration est activée séparément et peut être déconnectée.
• Module complémentaire Gmail : sur l’e-mail ouvert par l’utilisateur, lire l’expéditeur, l’objet et un numéro de devis afin d’indiquer si l’expéditeur est un client et le statut de ce devis. Le texte de l’e-mail n’est transmis à Cord et à son prestataire d’IA que lorsque l’utilisateur clique sur « Quote with AI », afin de proposer des lignes de devis que l’utilisateur vérifie avant de créer celui-ci. Le module complémentaire ne lit pas l’intégralité de la boîte de réception.

04 Données anonymisées et agrégées

Nous pouvons créer des statistiques agrégées ou désidentifiées afin d’analyser des tendances et d’améliorer Cord. La seule suppression des identifiants directs ne rend pas les données anonymes : si un jeu de données peut raisonnablement être rattaché à une personne, nous continuons de le traiter comme des données personnelles. Nous ne promettons pas que chaque technique de désidentification rende la réidentification impossible.

05 Politique de cookies

CORD utilise les cookies et les technologies de suivi de manière minimaliste et non intrusive. Nous ne vendons pas vos données de navigation à des réseaux publicitaires tiers.

• Cookies strictement nécessaires : utilisés pour maintenir votre session active, authentifier votre identité et prévenir les attaques par falsification de requête intersites (CSRF). Sans ces cookies, l’application ne peut pas fonctionner de manière sécurisée. Ils sont toujours actifs et ne peuvent pas être désactivés depuis le bandeau cookies.
• Mesure d’audience produit dans le navigateur (PostHog) : mesure les pages vues et l’adoption des fonctionnalités après que vous avez accepté la mesure d’audience dans le bandeau. Les événements du navigateur générés en session connectée peuvent être associés à l’utilisateur et à l’organisation. Par ailleurs, si PostHog est configuré, le serveur de Cord peut enregistrer des événements métier au niveau de l’organisation, avec la création de profils de personne désactivée ; ces événements ne dépendent pas d’un cookie du navigateur.
• Mesure d’audience web sans cookies (Vercel) : enregistre des dimensions agrégées de pages vues sans cookies tiers. Avant la transmission, Cord supprime les paramètres de requête et remplace les identifiants de client, de document, de litige, de SSO, d’invitation, de lien public et de capture d’identité. Vercel traite néanmoins la requête technique nécessaire à la fourniture de son service ; c’est pourquoi ce traitement est décrit avec précision plutôt que présenté comme « n’identifiant personne ».

Vous pouvez modifier à tout moment votre préférence concernant les cookies de mesure d’audience. Gérer les préférences de cookies

06 Rôles de traitement et tiers

Le présent avis de confidentialité ne rend pas applicable un DPA complet au sens de l’article 28 du seul fait de l’utilisation de Cord. Un DPA autonome reste un projet contrôlé et doit être complété par les coordonnées vérifiées des parties, les annexes de traitement, le mécanisme de transfert et la preuve de signature avant qu’un client puisse s’y fier. L’inventaire ci-dessous indique le rôle réel de chaque tiers ; tous les destinataires ne sont pas des sous-traitants ultérieurs.

Données des utilisateurs Google

L’utilisation par Cord des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la politique relative aux données utilisateur des services d’API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). En particulier, Cord utilise ces informations uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités destinées à l’utilisateur que celui-ci active ; ne les vend pas ; ne les utilise pas à des fins publicitaires ; ne permet pas à des personnes de les lire, sauf avec le consentement explicite de l’utilisateur, pour des raisons de sécurité, pour se conformer au droit applicable ou lorsqu’elles sont agrégées et anonymisées pour des opérations internes ; et ne les utilise pas pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralistes d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique. Le texte d’un e-mail que l’utilisateur choisit d’envoyer à « Quote with AI » est traité avec le prestataire d’IA indiqué dans le tableau ci-dessus, dans le seul but de produire cette proposition. L’utilisateur peut révoquer l’accès depuis les paramètres d’intégration de Cord ou depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.

07 Transferts internationaux de données

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors du pays où se trouve l’utilisateur ou le Client. Le DPA public d’un prestataire ou sa liste de sous-traitants ultérieurs attestent ses conditions publiées, mais ne prouvent ni la région propre au compte de Cord, ni sa configuration, ni le mécanisme de transfert effectivement signé. Ces éléments font toujours partie de la liste de contrôle préalable à la publication. Lorsque le chapitre V du RGPD s’applique, une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de 2021 applicables ou un autre mécanisme valable doivent être identifiés pour le transfert concerné ; le consentement au présent avis n’est pas utilisé comme substitut général.

08 Transferts d’activité (fusions et acquisitions)

Les informations relatives aux Services peuvent faire partie d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une restructuration, d’une procédure d’insolvabilité ou d’une cession d’actifs, sous réserve des obligations de confidentialité, de limitation des finalités et d’information applicables à l’opération. Cela n’autorise pas un acquéreur tiers à méconnaître le présent avis ou le droit applicable.

09 Conservation et sécurité

Cord utilise une protection en transit et le chiffrement de champs spécifiques tels que la CLABE et les secrets configurés. Cord ne prétend pas que toutes les données sont chiffrées au niveau applicatif, que le hachage constitue une anonymisation ni que les seuls contrôles du code établissent l’état du déploiement en production. Les accès, les identifiants et la configuration de chaque intégration nécessitent leurs propres contrôles.

L’enregistrement technique des transmissions KYC applique actuellement un seuil de suppression de cinq ans à compter de sa création. Le nettoyage dépend de la bonne exécution de la tâche planifiée ; il ne s’agit pas d’une garantie de suppression à un moment précis. Ce paramètre est une politique mise en œuvre qui doit être validée par finalité, par rôle et par juridiction, et non la preuve d’une obligation légale unique couvrant l’ensemble des enregistrements.

La conservation fiscale assurée par un prestataire ne constitue pas un archivage garanti de cinq ans dans Cord. La suppression d’une organisation supprime les enregistrements principaux qui en dépendent et peut affecter les documents stockés localement. Les clients doivent conserver les enregistrements dont ils sont responsables et en vérifier la récupération ; Cord ne promet ni un archivage local perpétuel ni une conservation uniforme de toutes les données.

Un calendrier de conservation par catégorie reste à établir pour les données opérationnelles, les paiements, les litiges, les preuves d’acceptation, les journaux, les prestataires et les sauvegardes, y compris les exceptions justifiées et la vérification de la suppression. La seule capacité de stockage ne justifie pas de conserver des données au-delà de ce qui est nécessaire.

10 Protocole en cas de violation de sécurité

Si Cord a connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant des Données du Client pour lesquelles il agit en qualité de sous-traitant, Cord en informera le Client concerné dans les meilleurs délais et lui fournira les informations raisonnablement disponibles pour son évaluation et ses notifications. Lorsque Cord agit en qualité de responsable du traitement, il évaluera la notification aux autorités et aux personnes concernées conformément au droit applicable à l’incident. Le délai de 72 heures prévu par le RGPD pour la notification à l’autorité de contrôle n’est pas présenté comme un délai de 72 heures ouvrées applicable entre le sous-traitant et le client.

11 Portabilité et suppression des données

La suppression d’une organisation n’établit pas non plus qu’un abonnement externe a bien été résilié ni que le compte de paiement auprès du prestataire a été clôturé. Le parcours tente de résilier l’abonnement, mais un échec nécessite un suivi ; il ne supprime pas automatiquement le compte connecté. La clôture de chaque service externe et toute obligation en suspens doivent être confirmées séparément.

Les paramètres du compte permettent l’export au format JSON des données de l’organisation et l’export au format CSV des produits et des clients. La suppression d’une organisation supprime sa ligne principale dans la base de données de Cord et les lignes opérationnelles qui en dépendent. Elle n’efface pas à elle seule les enregistrements qu’un prestataire conserve en vertu de ses propres obligations légales, les données déjà transmises sur instruction du Client, les sauvegardes encore dans leur période de rotation ni les preuves pseudonymisées d’acceptation juridique que Cord conserve pour établir le contrat. Les demandes relatives à ces enregistrements sont évaluées séparément conformément au droit applicable.

12 Protection des données des mineurs

Cord s’adresse aux personnes ayant la capacité de contracter et aux utilisateurs autorisés à exploiter une entreprise, et non aux enfants en tant qu’utilisateurs visés du service. Une autorisation donnée par une entreprise n’équivaut pas à une autorisation d’un parent ou d’un tuteur. Si des données d’un enfant sont identifiées, il convient d’évaluer la relation, le rôle de Cord, le responsable du traitement des données et la réponse appropriée ; une suppression automatique et immédiate n’est pas promise comme solution dans tous les cas.

13 Droits relatifs à la protection des données

Vous pouvez également demander le retrait de votre consentement ou la limitation de l’utilisation de vos données, le cas échéant. Le refus de la mesure d’audience ou la désinscription de la newsletter n’entraînent ni la clôture du compte ni le rejet du contrat. Les demandes non automatisées sont traitées par le canal dédié à la protection des données, avec une vérification proportionnée, et reçoivent une réponse dans les délais fixés par le droit applicable (au Mexique, la LFPDPPP ; dans l’Espace économique européen, un mois en vertu du RGPD, prolongeable lorsque la loi le permet).

Le nom et le fondement juridique de chaque droit dépendent du droit applicable. Le Mexique prévoit les droits d’accès, de rectification, d’annulation et d’opposition (ARCO) ; les régimes relevant du RGPD comprennent l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité et l’opposition ; la LGPD brésilienne prévoit ses propres droits légaux. La section Paramètres permet actuellement l’export de l’organisation, certains exports CSV, la rectification des données du compte et la suppression de l’organisation. Les autres demandes nécessitent une évaluation individuelle et ne sont pas présentées comme automatisées du seul fait de l’existence d’une page de Paramètres.

Les demandes qui ne peuvent pas être traitées dans Paramètres peuvent être adressées à legal@flouvia.com. Décrivez le droit exercé ainsi que le compte ou la relation concernés. Ne joignez pas de document d’identité, sauf si Cord demande une méthode de vérification proportionnée après examen de la demande ; exiger par défaut une pièce d’identité complète conduirait à collecter plus de données que nécessaire.

14 Modifications de la politique

Chaque avis publié comporte une version et une empreinte (hash) de son contenu. Les modifications substantielles qui exigent une nouvelle prise de connaissance sont présentées au moyen de l’écran de nouvelle prise de connaissance juridique de Cord et enregistrées en lien avec la version exacte affichée. La poursuite de l’utilisation n’est pas présentée comme une « acceptation explicite ». Un changement de sous-traitant ultérieur ou de transfert suit également la procédure d’information et d’opposition prévue par le DPA signé applicable, le cas échéant.