Google Sheets verbinden

Cord schreibt Ihre Angebote und Rechnungen in eine eigene Google-Tabelle: eine Zeile pro Dokument, die sich automatisch aktualisiert, wenn sich der Status des Dokuments ändert. Damit erledigen Sie das Übliche – den Monat summieren, nach Kunde filtern, ein Diagramm erstellen –, ohne etwas manuell zu exportieren.

Cord erstellt die Tabelle und kann nur diese öffnen. Sonst sieht Cord nichts in Ihrem Google Drive. Das ist die engste Berechtigung, die Google anbietet (drive.file), und wir fordern sie bewusst so an.

Verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen › Integrationen › Google Sheets. Sie benötigen die Berechtigung Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Google Sheets verbinden und autorisieren Sie den Zugriff mit Ihrem Google-Konto.
3. Wenn Sie zurückkehren, erstellt Cord die Datei in Ihrem Drive und beginnt, sie mit Ihren vorhandenen Daten zu füllen.
4. Klicken Sie auf Tabelle öffnen, um sie anzusehen. Das erste Befüllen dauert einen Moment, wenn Sie viele ältere Dokumente haben.

Was die Tabelle enthält

Zwei Tabellenblätter, Angebote und Rechnungen, mit einer Zeile pro Dokument. Sie kommen mit fixierter, fett formatierter Kopfzeile, aktivem Filter, als Zahl formatierten Beträgen und an den Inhalt angepassten Spaltenbreiten:

• Angebote: Nummer, Kunde, Status, Datum, Gültigkeit, Währung, Zwischensumme, Rabatt, Steuern, Gesamtbetrag, eingezogener Betrag und öffentlicher Link.
• Rechnungen: Nummer, Kunde, Status, steuerlicher Status, Datum, Fälligkeit, Währung, Gesamtbetrag, bezahlter Betrag, offener Betrag und öffentlicher Link.

Drei Details, damit die Tabelle wirklich nützlich ist:

• Beträge sind Zahlen, kein Text. Sie können sie summieren, mitteln und in Diagrammen darstellen, ohne vorher etwas zu bereinigen.
• Die Währung steht in einer eigenen Spalte. Wenn Sie Angebote in zwei Währungen erstellen, zeigt die Tabelle das offen, statt es in der Zahl zu verstecken: So addieren Sie nicht versehentlich Pesos und Dollar.
• Datumsangaben stehen in der Zeitzone Ihres Kontos, im Format JJJJ-MM-TT, das richtig sortiert und von beiden Tabellenprogrammen als Datum erkannt wird.

Wie sie aktuell bleibt

Wenn ein Angebot gesendet, bestätigt, abgelehnt, bezahlt wird oder abläuft – und wenn eine Rechnung ausgestellt, gesendet, bezahlt, überfällig oder storniert wird –, sucht Cord die Nummer in Spalte A und ersetzt diese Zeile. Findet Cord sie nicht, wird sie am Ende angefügt.

Deshalb können Sie sortieren, filtern und sogar rechts eigene Spalten hinzufügen: Cord orientiert sich an der Dokumentnummer, nicht an der Zeilennummer. Das Einzige, was Sie nicht anfassen sollten, ist Spalte A, in der die Nummer steht.

Die Schaltfläche Jetzt aktualisieren schreibt Ihre letzten 500 Dokumente jedes Tabellenblatts neu. Das ist nützlich direkt nach dem Verbinden oder wenn Ihnen etwas zweifelhaft erscheint.

Wenn etwas nicht funktioniert

• „Die Verbindung zu Ihrer Tabelle funktioniert nicht mehr“: Die Berechtigung wurde widerrufen oder das Passwort des Kontos geändert. Verbinden Sie sie über dieselbe Karte erneut.
• Sie haben die Datei gelöscht: Trennen Sie die Verbindung und verbinden Sie erneut; Cord erstellt eine neue Datei.
• Sie haben die erste Zeile gelöscht: Kein Problem, Cord schreibt sie bei der nächsten Aktualisierung neu.