Ein Angebot oder eine Rechnung Schritt für Schritt erstellen

Neues Angebot, Entwurf, neue Version und Rechnung nutzen denselben Editor. Sie öffnen ihn über Angebote › Neues Angebot, Rechnungen › Neue Rechnung oder die Schaltfläche Erstellen in der oberen Leiste. Zwischen Angebot und Rechnung unterscheiden sich nur die Texte und Schritt 3.

Optionale Abkürzung: mit KI erstellen

Oben im Editor finden Sie Angebot mit KI erstellen (oder Rechnung mit KI erstellen). Fügen Sie die Anfrage des Kunden ein oder hängen Sie ein Foto oder PDF seiner Bestellung an und klicken Sie auf Angebot mit KI erstellen: Cord gleicht die Anfrage mit Ihrem Katalog ab und füllt die Positionen aus. Prüfen Sie Mengen und Preise immer. Hatte das Dokument bereits Positionen, fragt Cord, ob Sie die vorhandenen Ersetzen oder Am Ende hinzufügen möchten.

Hat das Dokument bereits Positionen, erscheint dieser Block eingeklappt als einzelne Leiste mit der Schaltfläche Öffnen. Er ist optional: Sie können direkt mit Schritt 1 beginnen.

Schritt 1: Für wen erstellen Sie das Angebot?

1. Tippen Sie unter Kunde in das Suchfeld: Es filtert nach Unternehmen, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse oder Steuernummer. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten und wählen Sie mit Enter; Escape schließt die Liste und behält den bisher gewählten Kunden.
2. Existiert der Kunde nicht, ist die letzte Option immer + Neuen Kunden erstellen…: Sie legen ihn in einem Dialog an, und er bleibt ausgewählt.
3. Darunter sehen Sie seine E-Mail-Adresse und Steuernummer. Hat der Kunde eine Stufe mit Rabatt, erscheint der Hinweis „Kundenstufe: −10 % auf die Listenpreise Ihres Katalogs“ (mit seinem Prozentsatz).
4. Rechts wählen Sie die Zahlungsbedingungen: Sofort fällig, Net 15, Net 30, Net 60 oder Anderes Zahlungsziel (Net 7, Net 45 oder Net 90). Wenn Sie den Kunden auswählen, werden die Zahlungsbedingungen aus seinem Kundenprofil vorausgewählt.

Schritt 2: Was bieten Sie an?

• Aus dem Katalog hinzufügen: Tippen Sie in „Im Katalog suchen… (Name oder SKU)“ und drücken Sie Enter. Um mehrere Stück auf einmal hinzuzufügen, geben Sie die Menge neben dem Namen ein: „40 Rohr“, „40x Rohr“ oder „Rohr x40“ fügt 40 hinzu. Sie können mehrere Produkte nacheinander hinzufügen, ohne das Suchfeld zu verlassen.
• Freie Position: + Freie Position für eine Leistung, die nicht in Ihrem Katalog steht.
• Sets: + Set einfügen fügt alle Positionen eines Sets hinzu; Sie können angeben, wie oft es eingefügt werden soll, und wenn das Set einen Paketpreis hat, wird dieser angewendet.
• Preis: Jede Position zeigt Liste (Ihren Katalogpreis) und Preis (was Sie berechnen). Senken Sie den Preis, ohne Ihre Preisliste zu ändern; der Listenpreis erscheint durchgestrichen. Mengen akzeptieren Dezimalstellen (1,5 oder 0.125), Preise ein Komma oder einen Punkt.
• Duplizieren und entfernen: Jede Position hat Schaltflächen zum Duplizieren und Entfernen. Wenn Sie versehentlich eine entfernen, können Sie sie einige Sekunden lang über die Leiste „… wurde entfernt.“ mit Rückgängig wiederherstellen.
• Neu anordnen: Ziehen Sie die Position am Griff, oder verwenden Sie Alt + Pfeil nach oben/unten aus einem beliebigen Feld der Position.
• Steuer pro Position: Hat Ihr Katalog mehr als einen Steuersatz, zeigt jede Position eine eigene Steuerspalte.
• Marge: In Angeboten zeigt die Spalte Marge Ihren Gewinn auf den Preis, wenn für das Produkt Kosten erfasst sind.

Eine Position ohne Preis oder mit der Menge null wird rot markiert und erst gespeichert, wenn Sie sie korrigieren (der Preis darf 0 sein, wenn Sie das so wollen).

Schritt 3: Bedingungen

In einem Angebot:

• Gültigkeit: wie viele Tage das Angebot gilt (15, 30, 60 oder der Standardwert Ihres Kontos).
• Anzahlung (%) (optional): Der Editor zeigt Ihnen, wie viel Ihr Kunde bei der Bestätigung zahlt und wie viel danach. Siehe Eine Anzahlung einziehen.
• In welcher Währung erstellen Sie das Angebot?: die Verkaufswährung. Siehe Angebote in mehreren Währungen.
• Wiederkehrende monatliche Zahlung (Monatspauschale): zieht jeden Monat den Gesamtbetrag per Karte ein. Funktioniert nur mit der Zahlungsbedingung „Sofort fällig“ und ohne Anzahlung.

In einer Rechnung:

• Fälligkeit: das Datum, bis zu dem gezahlt werden muss; wenn Sie die Zahlungsbedingungen ändern, wird es automatisch neu berechnet.
• Dokumenttyp: Proforma oder Handelsrechnung oder das steuerliche Dokument Ihres Landes (CFDI 4.0 in Mexiko, VERI*FACTU in Spanien), wenn Ihr Tarif und Ihre Steuerkonfiguration es erlauben. Siehe Kommerzielle Rechnungsstellung im kostenlosen Tarif.
• Rechnungswährung.

Wenn Sie die Währung ändern, werden die Preise nicht umgerechnet: Ihre Positionen behalten denselben Zahlenwert in der neuen Währung, prüfen Sie sie also. Am Ende können Sie einen Hinweis für den Kunden hinzufügen (optional).

Prüfen und senden

Die Zusammenfassung rechts zeigt die Anzahl der Positionen und Einheiten, die Zwischensumme, den gewährten Rabatt, die Steuern nach Steuersatz, die Einbehalte und den Gesamtbetrag, darunter die Bedingungen (zum Beispiel „Net 30 · 30 Tage gültig“). Dort aktivieren Sie auch Preise enthalten bereits USt. (oder die Steuer Ihres Landes), wenn Ihre Preise die Steuer bereits enthalten.

• Vorschau öffnet „So sieht es Ihr Kunde“: eine ungefähre Ansicht des Dokuments. Es wird nichts gespeichert; das endgültige PDF verwendet Ihre Vorlage, Ihre Marke und Ihre Steuerdaten.
• Angebot: Erstellen und senden (oder Speichern und senden bei einem Entwurf) erzeugt den öffentlichen Link und versendet ihn. Entwurf speichern (oder Änderungen speichern) speichert ohne Versand. Nutzt Ihre Organisation Freigaben und liegen Rabatt, Betrag oder Marge außerhalb Ihrer Richtlinie, fordert der Versand eine Freigabe an, statt beim Kunden anzukommen.
• Rechnung: Ausstellen und senden öffnet vor Rechnung ausstellen eine abschließende Prüfung mit Kunde, Gesamtbetrag, Fälligkeit und der E-Mail-Adresse, an die sie geht. Außerdem gibt es Ohne Versand ausstellen und Speichern und schließen. Das Ausstellen vergibt die Nummer und lässt sich nicht rückgängig machen: Danach erfordert eine Korrektur eine Stornierung oder eine Gutschrift.

Automatisches Speichern und ungespeicherte Änderungen

• Ein bereits vorhandener Entwurf speichert sich einige Sekunden nach jeder Änderung selbst; die Zusammenfassung zeigt „Um … gespeichert“ oder weist darauf hin, wenn das Speichern nicht möglich war.
• Ein neues Dokument wird erst in Ihrem Konto angelegt, wenn Sie es speichern oder senden. Bis dahin bewahrt dieser Browser eine Kopie auf: Wenn Sie ohne Speichern schließen, fragt Cord beim nächsten Öffnen von Neues Angebot oder Neue Rechnung, ob Sie Kunde, Zahlungsbedingungen, Hinweis und Positionen Wiederherstellen möchten. Die Kopie bleibt 7 Tage erhalten und existiert nur auf diesem Gerät.
• Wenn Sie den Editor mit ungespeicherten Änderungen verlassen möchten, bittet Cord Sie um Bestätigung.

Tastenkürzel

• ⌘ Enter (Strg + Enter unter Windows): sendet das Angebot oder stellt die Rechnung aus.
• ⌘ S (Strg + S): speichert den Entwurf.
• /: springt zur Katalogsuche. ⌘ K öffnet weiterhin die allgemeine Suche der App.

Auf dem Smartphone

Der Editor ordnet sich in einer einzigen Spalte an, und nichts wird ausgeblendet: In den Positionen tragen Menge und Preis ihre eigene Beschriftung. Eine unten fixierte Leiste zeigt den Gesamtbetrag und die Hauptschaltfläche und blendet sich aus, sobald die Zusammenfassung sichtbar ist. Tastenkürzel und das Neuanordnen per Ziehen gibt es nur am Desktop.

Neue Version eines gesendeten Angebots

Wenn der Kunde Änderungen an einem gesendeten, angesehenen oder abgelaufenen Angebot wünscht, öffnen Sie es und verwenden Sie Ändern und erneut senden (die Schaltfläche zeigt die Nummer der nächsten Version, zum Beispiel V2). Derselbe Editor öffnet sich mit der Versionskennzeichnung: Sie ändern Positionen und Preise, während Kunde, Währung und Bedingungen so bleiben, wie sie gesendet wurden. Neue Version senden veröffentlicht sie unter demselben Link, und die vorherige bleibt im Verlauf.

Mit der neuen Version beginnt die Gültigkeit ab heute erneut, mit derselben Dauer wie beim ursprünglichen Versand (so wird ein abgelaufenes Angebot wieder gültig). Wenn Sie Kunde, Währung oder Bedingungen ändern müssen, verwenden Sie Angebot duplizieren, um von einer Kopie auszugehen. Siehe Angebote duplizieren oder klonen.