Criar um orçamento ou uma fatura passo a passo

Orçamento novo, rascunho, nova versão e fatura usam o mesmo editor. Você o abre em Orçamentos › Novo orçamento, Faturas › Nova fatura ou no botão Criar da barra superior. O que muda entre um orçamento e uma fatura são os textos e a etapa 3.

Atalho opcional: montar com IA

No topo do editor fica Monte o orçamento com IA (ou Monte a fatura com IA). Cole o pedido do cliente ou anexe a foto ou o PDF da ordem de compra dele e clique em Montar orçamento com IA: o Cord associa o que ele pede ao seu catálogo e preenche os itens. Revise sempre as quantidades e os preços. Se o documento já tinha itens, ele pergunta se você quer Substituir os atuais ou Adicionar ao final.

Se o documento já tiver itens, este bloco aparece recolhido em uma única barra com o botão Abrir. Não é obrigatório: você pode começar direto na etapa 1.

Etapa 1: Para quem é o orçamento?

1. Em Cliente, digite na busca: ela filtra por empresa, contato, e-mail ou identificação fiscal. Navegue com as setas e escolha com Enter; Escape fecha a lista e mantém o cliente que você já tinha.
2. Se ele não existir, a última opção é sempre + Criar novo cliente…: você o cadastra em uma janela e ele fica selecionado.
3. Abaixo você verá o e-mail e a identificação fiscal dele. Se o cliente tiver um nível com desconto, aparece a nota “Nível do cliente: −10% aplicado aos preços de tabela do catálogo” (com a porcentagem dele).
4. À direita você escolhe as Condições de pagamento: À vista, Net 15, Net 30, Net 60 ou Outro prazo (Net 7, Net 45 ou Net 90). Ao escolher o cliente, as condições da ficha dele são pré-selecionadas.

Etapa 2: O que você vai orçar?

• Adicionar do catálogo: digite em “Busque no catálogo… (nome ou SKU)” e pressione Enter. Para adicionar várias unidades de uma vez, digite a quantidade junto ao nome: “40 tubo”, “40x tubo” ou “tubo x40” adiciona 40. Você pode adicionar vários produtos seguidos sem sair da busca.
• Item livre: + Item livre para um item que não está no seu catálogo.
• Kits: + Inserir kit adiciona todos os itens de um kit; você pode indicar quantas vezes inseri-lo e, se o kit tiver preço de combo, ele é aplicado.
• Preço: cada item mostra Tabela (o seu preço de catálogo) e Preço (o que você cobra). Baixe o preço sem mexer na sua tabela; o preço de tabela aparece riscado. As quantidades aceitam decimais (1,5, 0,125) e os preços aceitam vírgula ou ponto.
• Duplicar e remover: cada item tem botões para duplicá-lo ou removê-lo. Se você remover um por engano, a barra “Você removeu … Desfazer” permite recuperá-lo durante alguns segundos.
• Reordenar: arraste o item pela alça, ou use Alt + seta para cima/baixo em qualquer campo do item.
• Imposto por item: se o seu catálogo tiver mais de uma alíquota, cada item mostra a sua própria coluna de imposto.
• Margem: em orçamentos, a coluna Margem mostra o seu lucro sobre o preço quando o produto tem custo informado.

Um item sem preço ou com quantidade zero é marcado em vermelho e não é salvo até que você o corrija (o preço pode ser 0 se você decidir assim).

Etapa 3: Condições

Em um orçamento:

• Validade: por quantos dias a oferta é válida (15, 30, 60 ou o valor padrão da sua conta).
• Entrada (%) (opcional): o editor informa quanto o seu cliente paga ao aprovar e quanto paga depois. Veja Receber uma entrada.
• Em qual moeda é o orçamento?: a moeda de venda. Veja Orçamentos em várias moedas.
• Cobrança mensal recorrente (mensalidade): cobra o total todo mês com cartão. Só funciona com pagamento à vista e não leva entrada.

Em uma fatura:

• Vencimento: a data-limite de pagamento; ao mudar as condições de pagamento, ela é recalculada sozinha.
• Tipo de documento: pró-forma ou fatura comercial, ou o documento fiscal do seu país (CFDI 4.0 no México, VERI*FACTU na Espanha) quando o seu plano e a sua configuração fiscal permitem. Veja Faturamento comercial no plano Grátis.
• Moeda da fatura.

Se você mudar a moeda, os preços não são convertidos: os seus itens mantêm o mesmo número na nova moeda, então revise-os. No final, você pode adicionar uma Nota para o cliente (opcional).

Revise e envie

O resumo à direita mostra a contagem de itens e unidades, o subtotal, o desconto que você deu, os impostos por alíquota, as retenções e o Total, com as condições abaixo (por exemplo, “Net 30 · válido por 30 dias”). Ali você também ativa Os preços já incluem IVA (ou o imposto do seu país) se os seus preços já o incluírem.

• Prévia abre “Assim seu cliente verá”: uma visualização aproximada do documento. Não salva nada; o PDF final usa o seu modelo, a sua marca e os seus dados fiscais.
• Orçamento: Criar e enviar (ou Salvar e enviar em um rascunho) gera o link público e o envia. Salvar rascunho (ou Salvar alterações) salva sem enviar. Se a sua organização tiver aprovações e o desconto, o valor ou a margem saírem da sua política, o envio pede aprovação em vez de chegar ao cliente.
• Fatura: Emitir e enviar abre uma revisão final com cliente, total, vencimento e o e-mail para o qual ela será entregue antes de Emitir fatura. Você também tem Emitir sem enviar e Salvar e sair. Emitir atribui o número e não pode ser desfeito: depois disso, uma correção exige cancelamento ou nota de crédito.

Salvamento automático e alterações não salvas

• Um rascunho que já existe é salvo sozinho alguns segundos depois de cada alteração; o resumo indica “Salvo às …” ou avisa se não foi possível salvar.
• Um documento novo não é criado na sua conta até que você o salve ou o envie. Enquanto isso, este navegador guarda uma cópia: se você fechar sem salvar, na próxima vez que abrir Novo orçamento ou Nova fatura, ele pergunta se você quer Recuperar o cliente, as condições de pagamento, a nota e os itens. A cópia dura 7 dias e fica somente nesse dispositivo.
• Se você tentar sair com alterações não salvas, o Cord pede que você confirme.

Atalhos de teclado

• ⌘ Enter (Ctrl + Enter no Windows): envia o orçamento ou emite a fatura.
• ⌘ S (Ctrl + S): salva o rascunho.
• /: leva à busca do catálogo. ⌘ K continua abrindo a busca geral do app.

No celular

O editor se ajusta em uma única coluna e nada fica oculto: nos itens, quantidade e preço levam a sua etiqueta. Uma barra fixa na parte de baixo mostra o Total e o botão principal, e sai de cena quando o resumo já está visível. Os atalhos de teclado e o arrastar para reordenar são do computador.

Nova versão de um orçamento enviado

Se o cliente pedir mudanças em um orçamento enviado, visualizado ou expirado, abra-o e use Modificar e reenviar (aparece com o número da próxima versão, por exemplo V2). Abre-se o mesmo editor com a etiqueta da versão: você altera itens e preços, enquanto o cliente, a moeda e as condições ficam como foram enviados. Enviar nova versão a publica no mesmo link e a anterior fica no histórico.

A versão reinicia a validade a partir de hoje, com a mesma duração com que foi enviada (é assim que um orçamento expirado volta a valer). Se você precisar mudar o cliente, a moeda ou as condições, use Duplicar orçamento para partir de uma cópia. Veja Duplicar ou clonar orçamentos.