Identitätsprüfung und wirtschaftlich Berechtigte (KYC)

Bevor Cord Ihnen Geld auszahlen kann, schreibt das Gesetz vor, zu prüfen, wer Sie sind und wer Ihr Unternehmen kontrolliert. Dieses Verfahren heißt KYC (Know Your Customer) und ist keine Formalität von Cord: Es ist eine Anforderung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche, mit unterschiedlichen Regeln in jedem Land.

Sie erledigen es einmal unter Einstellungen › Zahlungen › Konto, und der Assistent macht dort weiter, wo Sie aufgehört haben, wenn Sie zwischendurch abbrechen.

Die Felder ändern sich je nach Land, und das ist richtig

Nicht jedes Land verlangt dasselbe, deshalb zeigt Cord Ihnen nur, was die Prüfung in Ihrem Land tatsächlich verwendet:

• Mexiko verlangt die CURP oder den persönlichen RFC des Vertreters.
• Die Vereinigten Staaten verlangen die letzten 4 Ziffern der SSN sowie den Namen, den Ihre Kunden auf ihrer Kartenabrechnung sehen.
• Spanien, Deutschland, Frankreich und das Vereinigte Königreich verlangen keine persönliche Identifikationsnummer: Wenn Sie dieses Feld nicht sehen, fehlt nichts.
• Kanada verlangt den zweistelligen Code Ihrer Provinz, nicht den ausgeschriebenen Namen.

Wenn ein Feld erscheint, mit dem Sie nicht gerechnet haben, liegt es daran, dass Ihre Prüfung es angefordert hat. Cord erfindet keine Felder und fragt sie nicht „vorsichtshalber“ ab.

Wirtschaftlich Berechtigte: wer auf der Liste stehen muss

In der Europäischen Union, im Vereinigten Königreich und in Kanada ist es Pflicht, jede Person mit einer Beteiligung von 25 % oder mehr am Unternehmen anzugeben. Der Schritt Personen ist eine Liste, in die Sie jede einzelne aufnehmen:

• Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig haben: gesetzlicher Vertreter, Inhaber, Geschäftsführer, Führungskraft. Jede wird separat angekreuzt.
• Ist Ihr gesetzlicher Vertreter ein angestellter Geschäftsführer ohne Anteile, wird genau das angegeben. Ihm wird keine Beteiligung zugeschrieben, die er nicht hat.
• Jede Person durchläuft ihre eigene Identitätsprüfung, deren Status in der Liste sichtbar ist.
• Das abschließende Kästchen, mit dem Sie bestätigen, dass die Liste vollständig ist, erscheint erst, nachdem Sie sie zusammengestellt haben.

Eine Gesellschaft mit drei Gesellschaftern zu je 30 % gibt alle drei an. Wenn Sie nur einen angeben, wird das Konto nicht aktiviert: Die Prüfung fordert die fehlenden weiterhin an.

So nehmen Sie die Fotos auf

Sie können Dateien von Ihrem Computer hochladen, am schnellsten geht es aber mit der Option „Mit dem Smartphone“: Sie scannen einen QR-Code und fotografieren mit der Kamera Ihres Mobiltelefons, die fast immer besseres Licht und eine bessere Schärfe liefert als ein Scan.

• Zuerst wählen Sie, welches Dokument Sie verwenden, aus der Liste Ihres Landes: INE in Mexiko, DNI in Spanien, Personalausweis in Deutschland, Führerschein des Bundesstaats in den Vereinigten Staaten. Damit erhält der Kamerarahmen die richtige Form, und wenn Ihr Dokument keine Rückseite hat (wie ein Reisepass), wird dieser Schritt automatisch übersprungen.
• Wenn die Person in einem anderen Land lebt als dem des Unternehmens, wird nur ein Reisepass akzeptiert. Das ist eine Regel des Prüfsystems, und Cord sagt es Ihnen, bevor Sie das Foto aufnehmen.
• Falls die Prüfung es verlangt, zusätzlich ein Adressnachweis: eine aktuelle Versorgerrechnung oder ein aktueller Kontoauszug auf den Namen dieser Person. Es muss ein anderes Dokument sein als der Ausweis.
• Ausweise werden als JPG oder PNG und in Farbe gesendet. Ein PDF ist nur für Adressnachweise und Unternehmensdokumente zulässig.

Cord prüft das Foto vor dem Senden. Ist es verwackelt, dunkel, hat es eine Spiegelung oder zu wenig Kontrast, sagt Cord es Ihnen und schlägt vor, was Sie korrigieren können. Das sind Empfehlungen: Wenn Sie das Foto für in Ordnung halten, senden Sie es trotzdem. Nur zwei Dinge werden fest gestoppt, weil das Prüfsystem sie immer ablehnt: ein Lichtbildausweis in Schwarz-Weiß und ein Foto mit so geringer Auflösung, dass das Dokument nicht lesbar ist.

Sicherheit des QR-Links

• Er ist 30 Minuten gültig, und nur 15 ab dem ersten Öffnen.
• Er ist an das erste Smartphone gebunden, das ihn öffnet. Fängt ihn jemand anderes ab, nützt er ihm nichts.
• Er hat eine Obergrenze für Versuche. Ist sie erschöpft, erzeugen Sie an Ihrem Computer einen neuen.
• Er akzeptiert dasselbe Foto nicht zweimal. Wurde ein Dokument abgelehnt, ist ein neues Foto nötig: Dieselbe Datei erneut zu senden, schlägt automatisch fehl.

Ihre Fotos bleiben nicht bei Cord: Sie werden verschlüsselt direkt an das Prüfsystem für Finanzdienstleistungen übertragen, und vor dem Senden entfernt Cord ihre Metadaten, einschließlich des GPS-Standorts, den viele Smartphones in das Bild schreiben. Cord speichert Name und Rolle jeder Person, um Ihnen die Liste anzeigen zu können, sowie einen Compliance-Nachweis zu jeder Übermittlung – was gesendet wurde, wann, von welcher IP und was die Prüfung geantwortet hat – für fünf Jahre, wie es die Vorschriften zur Geldwäscheprävention verlangen. Dieser Nachweis enthält nie das Bild oder die Nummer des Dokuments.

Wird ein Dokument abgelehnt, sagen wir Ihnen, warum

Wird ein Foto abgelehnt, erscheint der genaue Grund auf der Karte dieser Person: Das Bild ist nicht lesbar, das Dokument ist abgelaufen, der Name stimmt nicht mit dem erfassten überein, die Rückseite fehlt, eine Fotokopie wurde erkannt.

Lesen Sie den Grund, bevor Sie es erneut versuchen. Dasselbe Foto noch einmal hochzuladen, führt zum selben Ergebnis.

Wie lange es dauert

Die meisten Konten werden innerhalb von Minuten aktiviert. Erfordert die Prüfung eine manuelle Kontrolle, steht der Status auf „In Prüfung“, und die Ansicht aktualisiert sich von selbst, sobald eine Entscheidung vorliegt – Sie müssen die Seite nicht ständig neu laden.

Ist Ihr Konto seit Tagen nicht entschieden oder passt der Ablehnungsgrund nicht zu dem Dokument, das Sie hochgeladen haben, schreiben Sie uns mit dem Namen Ihres Unternehmens, und wir helfen Ihnen, die Sache zu lösen.

Angaben nach der Aktivierung ändern

Wenn Sie die Identität einer Person oder das Auszahlungskonto bearbeiten, müssen Sie Ihre Identität erneut bestätigen, auch wenn Sie bereits angemeldet sind. Das ist Absicht: Es sind die Angaben, die bestimmen, wohin Ihr Geld geht.