Crear una cotización o una factura paso a paso

Cotización nueva, borrador, nueva versión y factura usan el mismo editor. Lo abres desde Cotizaciones > Nueva cotización, Facturas > Nueva factura o el botón Crear de la barra superior. Lo que cambia entre una cotización y una factura son los textos y el paso 3.

Atajo opcional: armarlo con IA

Arriba del editor está Arma la cotización con IA (o Arma la factura con IA). Pega el pedido del cliente o adjunta la foto o el PDF de su orden de compra y pulsa Armar cotización con IA: Cord empareja lo que pide contra tu catálogo y llena las líneas. Revisa siempre cantidades y precios. Si el documento ya tenía líneas, te pregunta si quieres Reemplazar las actuales o Agregar al final.

Si el documento ya tiene líneas, este bloque aparece plegado en una sola barra con el botón Abrir. No es obligatorio: puedes empezar directo en el paso 1.

Paso 1: ¿A quién le cotizas?

1. En Cliente, escribe en el buscador: filtra por empresa, contacto, correo o identificador fiscal. Muévete con las flechas, elige con Enter; Escape cierra la lista y conserva el cliente que ya tenías.
2. Si no existe, la última opción siempre es + Crear nuevo cliente…: lo das de alta en un modal y queda seleccionado.
3. Debajo verás su correo e identificador fiscal. Si el cliente tiene un nivel con descuento, aparece la nota “Nivel del cliente: −10% aplicado a los precios de lista de tu catálogo” (con su porcentaje).
4. A la derecha eliges los Términos de pago: Contado, Net 15, Net 30, Net 60 u Otro plazo (Net 7, Net 45 o Net 90). Al elegir el cliente se preseleccionan los términos de su ficha.

Paso 2: ¿Qué le vas a cotizar?

• Agregar del catálogo: escribe en “Busca en tu catálogo… (nombre o SKU)” y pulsa Enter. Para agregar varias piezas de una vez escribe la cantidad junto al nombre: “40 tubo”, “40x tubo” o “tubo x40” agrega 40. Puedes agregar varios productos seguidos sin salir del buscador.
• Línea libre: + Línea libre para un concepto que no está en tu catálogo.
• Kits: + Insertar kit agrega todas las líneas de un kit; puedes indicar cuántas veces insertarlo y, si el kit tiene precio de combo, se aplica.
• Precio: cada línea muestra Lista (tu precio de catálogo) y Precio (lo que le cobras). Baja el precio sin tocar tu lista; la lista aparece tachada. Las cantidades aceptan decimales (1.5, 0,125) y los precios coma o punto.
• Duplicar y quitar: cada línea tiene botones para duplicarla o quitarla. Si quitas una por error, la barra “Quitaste … Deshacer” te deja recuperarla durante unos segundos.
• Reordenar: arrastra la línea por su agarre, o usa Alt + flecha arriba/abajo desde cualquier campo de la línea.
• Impuesto por línea: si tu catálogo tiene más de una tasa, cada línea muestra su propia columna de impuesto.
• Margen: en cotizaciones, la columna Margen muestra tu ganancia sobre el precio cuando el producto tiene costo capturado.

Una línea sin precio o con cantidad cero se marca en rojo y no se guarda hasta que la corrijas (el precio puede ser 0 si lo decides así).

Paso 3: Condiciones

En una cotización:

• Vigencia: cuántos días es válida la oferta (15, 30, 60 o el valor predeterminado de tu cuenta).
• Anticipo (%) (opcional): el editor te dice cuánto paga tu cliente al aprobar y cuánto después. Ver Cobrar un anticipo.
• ¿En qué moneda le cotizas?: la divisa de venta. Ver Cotizaciones multimoneda.
• Cobro recurrente mensual (iguala): cobra el total cada mes con tarjeta. Solo funciona con términos de contado y no lleva anticipo.

En una factura:

• Vencimiento: la fecha límite de pago; al cambiar los términos se recalcula sola.
• Tipo de documento: proforma o factura comercial, o el documento fiscal de tu país (CFDI 4.0 en México, VERI*FACTU en España) cuando tu plan y tu configuración fiscal lo permiten. Ver Facturación comercial en Gratis.
• Divisa de la factura.

Si cambias la divisa, los precios no se convierten: tus líneas conservan el mismo número en la nueva divisa, así que revísalos. Al final puedes agregar una Nota para el cliente (opcional).

Revisa y envía

El resumen de la derecha muestra el conteo de líneas y unidades, el subtotal, lo que le descontaste, los impuestos por tasa, las retenciones y el Total, con las condiciones debajo (por ejemplo “Net 30 · válida 30 días”). Ahí también activas Precios ya incluyen IVA (o el impuesto de tu país) si tus precios lo traen incluido.

• Vista previa abre “Así lo verá tu cliente”: una vista aproximada del documento. No guarda nada; el PDF final usa tu plantilla, tu marca y tus datos fiscales.
• Cotización: Crear y enviar (o Guardar y enviar en un borrador) genera el link público y lo manda. Guardar borrador (o Guardar cambios) guarda sin enviar. Si tu organización tiene aprobaciones y el descuento, el monto o el margen salen de tu política, el envío pide aprobación en lugar de llegar al cliente.
• Factura: Emitir y enviar abre una revisión final con cliente, total, vencimiento y a qué correo se entrega antes de Emitir factura. También tienes Emitir sin enviar y Guardar y salir. Emitir asigna el folio y no se puede deshacer: después, una corrección requiere anulación o nota de crédito.

Autoguardado y cambios sin guardar

• Un borrador que ya existe se guarda solo unos segundos después de cada cambio; el resumen indica “Guardado a las …” o avisa si no se pudo guardar.
• Un documento nuevo no se crea en tu cuenta hasta que lo guardas o lo envías. Mientras tanto, este navegador conserva una copia: si cierras sin guardar, la próxima vez que abras Nueva cotización o Nueva factura te pregunta si quieres Recuperar el cliente, los términos, la nota y las líneas. La copia dura 7 días y vive solo en ese dispositivo.
• Si intentas salir con cambios sin guardar, Cord te pide confirmar.

Atajos de teclado

• ⌘ Enter (Ctrl + Enter en Windows): envía la cotización o emite la factura.
• ⌘ S (Ctrl + S): guarda el borrador.
• /: lleva al buscador del catálogo. ⌘ K sigue abriendo la búsqueda general de la app.

En el celular

El editor se acomoda en una sola columna y nada se oculta: en las líneas, cantidad y precio llevan su etiqueta. Una barra fija abajo muestra el Total y el botón principal, y se retira cuando el resumen ya está a la vista. Los atajos de teclado y el arrastre para reordenar son de escritorio.

Nueva versión de una cotización enviada

Si el cliente pide cambios a una cotización enviada, vista o vencida, ábrela y usa Modificar y reenviar (aparece con el número de la siguiente versión, por ejemplo V2). Se abre el mismo editor con la etiqueta de la versión: cambias líneas y precios, mientras que el cliente, la divisa y las condiciones se quedan como se enviaron. Enviar nueva versión la publica en el mismo link y la anterior queda en el historial.

La versión vuelve a correr la vigencia desde hoy, con la misma duración con que se envió (una cotización vencida revive así). Si necesitas cambiar cliente, divisa o condiciones, usa Duplicar cotización para partir de una copia. Ver Duplicar o clonar cotizaciones.