Excel verbinden

Cord schreibt Ihre Angebote und Rechnungen in eine eigene Excel-Arbeitsmappe in Ihrem OneDrive: eine Zeile pro Dokument, die sich automatisch aktualisiert, wenn sich der Status des Dokuments ändert. Damit erledigen Sie das Übliche – den Monat summieren, nach Kunde filtern, ein Diagramm erstellen –, ohne etwas manuell zu exportieren.

Cord erstellt die Arbeitsmappe und arbeitet nur mit dieser. Die Daten landen in einer echten Excel-Tabelle, nicht in einem losen Bereich: Das gibt Ihnen Filter, gebänderte Zeilen, eine beim Scrollen fixierte Kopfzeile und Formeln über Spaltennamen, z. B. =SUMME(CordCotizaciones[total]).

Verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen › Integrationen › Microsoft Excel. Sie benötigen die Berechtigung Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Excel verbinden und autorisieren Sie den Zugriff mit Ihrem Microsoft-Geschäftskonto.
3. Wenn Sie zurückkehren, erstellt Cord die Arbeitsmappe in Ihrem OneDrive und beginnt, sie mit Ihren vorhandenen Daten zu füllen.
4. Klicken Sie auf Tabelle öffnen, um sie anzusehen. Das erste Befüllen dauert einen Moment, wenn Sie viele ältere Dokumente haben.

Was die Tabelle enthält

Zwei Arbeitsblätter, Angebote und Rechnungen, jedes mit eigener Tabelle (CordCotizaciones und CordFacturas) und einer Zeile pro Dokument:

• Angebote: Nummer, Kunde, Status, Datum, Gültigkeit, Währung, Zwischensumme, Rabatt, Steuern, Gesamtbetrag, eingezogener Betrag und öffentlicher Link.
• Rechnungen: Nummer, Kunde, Status, steuerlicher Status, Datum, Fälligkeit, Währung, Gesamtbetrag, bezahlter Betrag, offener Betrag und öffentlicher Link.

Drei Details, damit die Tabelle wirklich nützlich ist:

• Beträge sind Zahlen, kein Text. Sie können sie summieren, mitteln und in Diagrammen darstellen, ohne vorher etwas zu bereinigen.
• Die Währung steht in einer eigenen Spalte. Wenn Sie Angebote in zwei Währungen erstellen, zeigt die Tabelle das offen, statt es in der Zahl zu verstecken: So addieren Sie nicht versehentlich Pesos und Dollar.
• Datumsangaben stehen in der Zeitzone Ihres Kontos, im Format JJJJ-MM-TT, das richtig sortiert und von beiden Tabellenprogrammen als Datum erkannt wird.

Wie sie aktuell bleibt

Wenn ein Angebot gesendet, bestätigt, abgelehnt, bezahlt wird oder abläuft – und wenn eine Rechnung ausgestellt, gesendet, bezahlt, überfällig oder storniert wird –, sucht Cord die Nummer in Spalte A und ersetzt diese Zeile. Findet Cord sie nicht, wird sie am Ende angefügt.

Deshalb können Sie sortieren, filtern und sogar rechts eigene Spalten hinzufügen: Cord orientiert sich an der Dokumentnummer, nicht an der Zeilennummer. Das Einzige, was Sie nicht anfassen sollten, ist Spalte A, in der die Nummer steht.

Die Schaltfläche Jetzt aktualisieren schreibt Ihre letzten 500 Dokumente jedes Arbeitsblatts neu. Das ist nützlich direkt nach dem Verbinden oder wenn Ihnen etwas zweifelhaft erscheint.

Wenn etwas nicht funktioniert

• „Die Verbindung zu Ihrer Tabelle funktioniert nicht mehr“: Die Berechtigung wurde widerrufen oder das Passwort des Kontos geändert. Verbinden Sie sie über dieselbe Karte erneut.
• Sie haben die Datei gelöscht: Trennen Sie die Verbindung und verbinden Sie erneut; Cord erstellt eine neue Datei.
• Sie haben die erste Zeile gelöscht: Kein Problem, Cord schreibt sie bei der nächsten Aktualisierung neu.