Criar, salvar e compartilhar relatórios personalizados

O Relatório personalizado responde às perguntas que os relatórios fixos não cobrem: “quanto vendi por país neste trimestre?”, “qual vendedor tem a melhor taxa de fechamento com clientes novos?”, “quantos orçamentos perdi a cada semana?”. Você escolhe como agrupar e o que medir, e o Cord monta a tabela com o gráfico, os números-chave e a exportação para CSV.

O que este relatório conta

Ele conta os orçamentos criados no período (sem rascunhos) e o que aconteceu com eles depois. Assim, cada linha responde “do que orçamos nestas datas, quanto foi ganho, quanto foi perdido e em quanto tempo?”.

Por isso o Vendido dele pode não coincidir com Vendas ao longo do tempo, que conta as vendas pela data de fechamento: um orçamento criado em setembro e ganho em outubro aparece em setembro aqui e em outubro lá. Os dois números estão corretos.

Montar um relatório

1. Vá em Relatórios, abra o seletor de relatório e escolha Relatório personalizado (grupo Personalizados).
2. Escolha o período com o seletor de datas.
3. Em Agrupar por, escolha como dividir a tabela:
   • Cliente, Produto ou Vendedor (quem criou o orçamento).
   • Status: Enviado, Visualizado, Aprovado, Pago, Faturado, Recusado ou Expirado.
   • Mês, Semana ou Dia de criação.
   • País do cliente, Nível do cliente ou Moeda do orçamento.
4. Em Métricas, marque até seis:
   • Orçamentos: quantos foram criados.
   • Orçado: o valor total deles.
   • Vendas: quantos foram ganhos (aprovados, pagos ou faturados).
   • Vendido: o valor dos ganhos.
   • Taxa de fechamento: vendas divididas pelos orçamentos enviados, em porcentagem.
   • Ticket médio: vendido dividido pelas vendas.
   • Perdidos: quantos foram recusados ou expiraram.
   • Dias até o fechamento: média de dias entre criar o orçamento e a aprovação dele.
   • Unidades: unidades vendidas. Somente ao agrupar por produto.
   • Margem bruta: vendido menos o custo, só dos itens com custo informado. Somente ao agrupar por produto.
5. Cada alteração é aplicada na hora: a tabela recarrega sozinha.

O que esperar:

• Por padrão, o relatório agrupa por Cliente com Orçamentos, Vendas, Vendido e Taxa de fechamento.
• As quatro primeiras métricas que você marcar aparecem em cima como números-chave, comparadas com o período anterior de mesma duração.
• O gráfico usa a primeira métrica de dinheiro que você escolheu (ou a primeira métrica, se nenhuma for de dinheiro). Agrupado por tempo, desenha barras por período; agrupado por outra coisa, os 10 primeiros.
• A tabela é ordenada pela primeira métrica, do maior para o menor (ou por data, se você agrupar por tempo), e mostra até 500 linhas.
• A linha Total é o total real do período, não a soma das linhas: uma taxa ou um ticket médio não se somam.

Regras das métricas:

• Ao marcar a sexta, as demais são desativadas e você lê “Até seis métricas por vez.”. Desmarque uma para escolher outra.
• Você não pode ficar sem métricas: desmarcar a última não faz nada.
• Uma métrica em cinza não se aplica a esse agrupamento. Passe o cursor para ver por quê: “Somente ao agrupar por produto” (Unidades, Margem bruta) ou “Não se aplica por produto” (Dias até o fechamento).

Ir ao detalhe

• No gráfico ou na primeira coluna, um cliente ou um produto abre o cadastro dele.
• Agrupado por Mês, uma barra abre esse mês agrupado por Semana; agrupado por Semana, abre essa semana por Dia. As métricas são mantidas.
• No celular, o primeiro toque mostra o dado; Ver detalhes, dentro da etiqueta, leva você até lá.

Compartilhar com um link

A configuração fica no endereço da página: o período, o agrupamento e as métricas. Copie o endereço do navegador e envie: quem abrir verá a mesma tabela. A pessoa precisa fazer parte da sua organização (com ela como organização ativa) e ter a permissão Relatórios. O CSV que ela exportar também será exatamente essa tabela.

Salvar o relatório

1. Com a tabela do jeito que você quer, clique em Salvar (o ícone de alfinete).
2. Digite um Nome de 1 a 80 caracteres, por exemplo “Vendas por país no trimestre”.
3. Em Envio por e-mail, deixe Sem envio ou escolha Toda segunda-feira ou No dia 1 de cada mês. Veja Receber um relatório por e-mail.
4. Clique em Salvar.

O que esperar:

• O relatório aparece no seletor, no grupo Personalizados, com a etiqueta Relatório salvo, e o nome dele vira o título da página.
• Toda a organização o vê: qualquer pessoa com a permissão Relatórios pode abri-lo.
• São salvos o agrupamento e as métricas, não as datas. Ao abri-lo, ele usa o período do seletor, então o mesmo relatório serve para qualquer mês.
• Cada organização pode ter até 50 relatórios salvos.

Editar um relatório salvo

1. Abra-o pelo seletor.
2. Mude o agrupamento ou as métricas. A tabela é atualizada na hora, mas o relatório salvo não muda até você salvá-lo.
3. Clique em Salvar alterações. Na caixa de diálogo, você também pode mudar o nome ou o envio por e-mail.
4. Clique em Salvar alterações para substituí-lo ou em Salvar como novo para criar uma cópia com outro nome e deixar o original como estava.

Excluir um relatório salvo

1. Abra-o pelo seletor.
2. Clique no ícone de lixeira (Excluir), ao lado de Salvar alterações.
3. Confirme “Excluir este relatório salvo? Isso não apaga nenhum dado.”. Se ele tinha envio por e-mail, o envio para de chegar.

Quem pode fazer o quê

Quando você abre um relatório que outra pessoa salvou, vê “Salvo por outra pessoa da equipe”.

Salvar a sua própria cópia de um relatório de outra pessoa

Se você abre um relatório que outra pessoa salvou e não pode editá-lo, o botão diz Salvar (não Salvar alterações) e não tem o ícone de excluir. Ao clicar nele, a caixa de diálogo aparece com o nome vazio: digite um e clique em Salvar. O Cord cria um relatório novo e seu com o agrupamento e as métricas que estão na tela; o original não muda. Como a cópia é sua, você também pode programar o envio por e-mail dela.

Problemas comuns

Quero mudar um relatório que outra pessoa salvou. Se você não foi quem o salvou nem é administrador, não pode substituí-lo, mas Salvar cria a sua própria cópia com as alterações (veja acima). Se você vir “Só quem salvou o relatório ou um administrador pode alterá-lo.”, outra pessoa mudou as suas permissões ou o relatório enquanto você estava com a página aberta: recarregue-a.

Aparece “Você atingiu o máximo de 50 relatórios salvos.” Exclua os que a sua equipe não usa mais e salve de novo.

Aparece “Dê a ele um nome de 1 a 80 caracteres.” O nome está vazio ou é longo demais.

Agrupei por Moeda e uma moeda aparece zerada. Os valores sempre são expressos na moeda base do seu negócio. Se uma moeda não tem taxa de câmbio disponível, os valores dela ficam fora da soma, e a nota abaixo do relatório informa isso. Veja Valores em várias moedas e fuso horário.

Aparecem linhas como “Sem cliente”, “Sem vendedor” ou “Sem dado”. São orçamentos sem cliente, sem vendedor identificado ou sem país ou nível informado no cliente.

Guias relacionados: Exportar um relatório para CSV · Relatórios personalizados na documentação.