Mit Cord Workflows automatisieren

Ein Workflow ist eine Regel: Wenn dies passiert, tue das. Cord löst den Workflow durch das aus, was in Ihrem Konto geschieht – ein gesendetes, bestätigtes oder bezahltes Angebot, ein neuer Kunde, eine nicht eingehaltene Zahlungszusage – und führt die Schritte aus, die Sie festgelegt haben.

Ihren ersten Workflow erstellen

1. Öffnen Sie Workflows in der Seitenleiste. Unten unter Ideen für den Einstieg schlägt Cord Ideen vor, die nach Ihren Antworten beim Anlegen des Kontos auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, jeweils mit dem Grund für den Vorschlag. Klicken Sie bei einer auf Verwenden, z. B. „Kein Angebot kalt werden lassen“, und passen Sie sie an.
2. Um bei null anzufangen, klicken Sie auf Neuer Workflow; auch der Editor bietet Ihnen die Ideen an.
3. Wählen Sie den Auslöser: ein Ereignis in Cord oder einen festen Zeitplan („jeden Montag um 9 Uhr“, in der Zeitzone Ihres Kontos). Neben Ereignissen, die bereits eingetreten sind, gibt es drei Auslöser, die einem Datum vorgreifen – Ein Angebot läuft bald ab, Eine Rechnung wird bald fällig und Eine Rechnung ist seit Tagen überfällig: Sie liefern die verbleibenden oder bereits vergangenen Tage, und mit einer Bedingung wählen Sie den genauen Tag, an dem Sie handeln möchten. Mit Sie starten ihn wartet er auf kein Ereignis: Sie starten ihn aus einem Angebot oder einer Rechnung, auch aus mehreren auf einmal.
4. Fügen Sie mit Schritt hinzufügen Schritte hinzu:
   • Aktion: eine Aufgabe anlegen, das Team oder eine Person benachrichtigen, dem Kunden mit Ihrer Marke schreiben oder ihn an die Zahlung erinnern, ihm eine WhatsApp-Nachricht senden, seine Zahlungserinnerungen pausieren, ein Zahlungsversprechen erfassen, ein Angebot ablaufen lassen oder in Rechnung stellen, eine interne Anfrage freigeben, eine Rechnung stornieren, die Daten an eine URL senden (Zapier, Make, n8n oder Ihr Server), eine Nachricht an Slack oder Microsoft Teams senden oder eine Notiz in HubSpot hinterlegen.
   • Bedingung: Der Ablauf folgt je nach Wert dem einen oder dem anderen Zweig, z. B. wenn der Gesamtbetrag über einem bestimmten Betrag liegt. Bei Aktualisierungsereignissen (Angebot erneut gesendet, Kunde und Produkt) können Sie außerdem fragen, ob sich ein Feld geändert hat, nicht nur, welchen Wert es hat. Mit Mehrere Zweige folgt der Ablauf dem ersten von bis zu 5 Zweigen, deren Bedingungen erfüllt sind.
   • Wartezeit: hält den Ablauf einige Tage oder Stunden an, auf Wunsch nur an Geschäftstagen, und setzt ihn danach fort. Warten, bis … überwacht zusätzlich eine Bedingung und fährt fort, sobald sie erfüllt ist, mit einer Höchstfrist.
   • Abfrage: holt einen Wert aus Ihrem Konto – überfällige Forderungen, Pipeline, eingegangene Zahlungen, Saldo des Kunden –, um ihn in der Nachricht oder in der Bedingung der folgenden Schritte zu verwenden.
   • Für jedes Element: geht eine Liste von Forderungen durch – jede überfällige, die des Kunden oder die bald fälligen – und führt seine Schritte für jede einmal aus.
   • Freigabe anfordern: wartet, bis eine Person aus dem Team freigibt oder ablehnt, bevor es weitergeht; sie erhält eine E-Mail und entscheidet in Cord.
5. Klicken Sie auf Testen, um den Entwurf mit Ihrem letzten echten Ereignis auszuführen: Sie sehen, welche Schritte erfüllt würden und mit welchem Text, ohne dass etwas gesendet wird. Der Weg, den er genommen hat, wird auf der Arbeitsfläche angezeigt.
6. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Ein Workflow im Entwurf wird nicht ausgeführt.

In Texte können Sie Daten aus dem Ereignis einfügen, etwa {{cliente}}, {{folio}} oder {{total}}. Cord bietet nur die Felder an, die der jeweilige Auslöser liefert. Zusätzlich stehen Ihnen in jedem Workflow die Daten Ihres Unternehmens zur Verfügung: {{negocio}}, {{negocio_correo}}, {{negocio_telefono}}, {{negocio_moneda}} und {{hoy}}.

Nachvollziehen, was passiert ist

Über der Liste der Workflows sehen Sie, wie Ihre Automatisierungen in den letzten 30 Tagen gelaufen sind: Ausführungen, abgeschlossen, fehlgeschlagen und wartend, mit den häufigsten Fehlerursachen und dem Workflow, in dem der letzte Fehler auftrat.

Der Tab Ausführungen zeigt jede Auslösung des Workflows: wann, welcher Schritt lief und mit welchem Ergebnis. Schlägt ein Schritt fehl, erscheint dort der Fehler, und Cord versucht ihn erneut.

Ein Schritt, der aus einem vorübergehenden Grund fehlschlägt, wird automatisch wiederholt. Lässt sich das Problem nicht beheben, wird die Ausführung als fehlerhaft markiert, damit Sie sie sehen können.

Was ein Workflow nie tut

• Er zieht keine Zahlungen ein und erfasst keine Zahlungen: Das bleibt die Entscheidung einer Person. Er kann den Kunden an die Zahlung erinnern und ein bestätigtes oder bezahltes Angebot in Rechnung stellen, wie ein Klick auf In Rechnung stellen.
• Er bestätigt oder lehnt kein Angebot im Namen Ihres Kunden ab.
• Wenn er dem Kunden schreibt, nutzt er die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden im Dokument, nie eine im Schritt eingetragene Adresse oder Nummer; jede E-Mail verbraucht einen Versand aus Ihrem Tarif.
• Er wird nicht durch seine eigenen Ereignisse ausgelöst, sodass zwei Workflows nicht in eine Endlosschleife geraten können.

Aktionen, die eine Verbindung brauchen

• Nachricht an Slack: erfordert den Slack-Webhook unter Einstellungen › Integrationen.
• Nachricht an Teams: erfordert eine Teams-Verbindung unter Einstellungen › Integrationen.
• WhatsApp an den Kunden: erfordert eine WhatsApp-Business-Verbindung unter Einstellungen › Integrationen, mit Ihrer von Meta genehmigten Vorlage.
• Notiz in HubSpot: erfordert eine HubSpot-Verbindung. Die Notiz wird am Deal des Angebots hinterlegt oder, wenn es keinen Deal gibt, am Unternehmen des Kunden.
• Daten an eine URL senden: erfordert eine https-Adresse eines öffentlichen Servers. Cord sendet einen POST mit dem Ereignis als JSON; er ist nicht signiert. Um die Herkunft zu prüfen, verwenden Sie daher einen Endpoint im Tab Webhooks der Entwickler-Workbench, der signiert ist.

Fehlt die Verbindung, endet die Ausführung mit einem Fehler, der Ihnen sagt, was fehlt.

Wie viele aktiv sein können

Die Anzahl aktiver Workflows hängt von Ihrem Tarif ab; Sie sehen sie über der Liste. Entwürfe können Sie beliebig viele haben.