Automatizar con Cord Workflows

Un workflow es una regla: cuando pase esto, haz esto. Cord dispara el workflow con lo que ocurre en tu cuenta —una cotización enviada, aprobada o pagada, un cliente nuevo, una promesa de pago incumplida— y ejecuta los pasos que definiste.

Crear tu primer workflow

1. Abre Workflows en el menú lateral. Abajo, en Ideas para empezar, Cord te sugiere ideas armadas para tu negocio según lo que contestaste al crear tu cuenta, con el motivo de cada una. Pulsa Usar en una, por ejemplo “No dejes enfriar una cotización”, y ajústala.
2. Para empezar desde cero, pulsa Nuevo workflow; el editor también te ofrece las ideas.
3. Elige el disparador: un evento de Cord, o un horario fijo (“cada lunes a las 9”, en la zona horaria de tu cuenta). Además de lo que ya pasó, hay tres disparadores que se adelantan a una fecha —Se acerca el vencimiento de una cotización, Se acerca el vencimiento de una factura y Una factura lleva días vencida—: traen los días que faltan o que ya pasaron, y con una condición eliges el día exacto en que quieres actuar. Con Lo corres tú no espera un evento: lo corres tú desde una cotización o una factura, o desde varias a la vez.
4. Agrega pasos con Agregar un paso:
   • Acción: crear una tarea, avisar al equipo o a una persona, escribirle al cliente con tu marca o recordarle el pago, mandarle un WhatsApp, pausar sus recordatorios, registrar una promesa de pago, caducar o facturar una cotización, aprobar una solicitud interna, anular una factura, mandar los datos a una URL (Zapier, Make, n8n o tu servidor), mandar un mensaje a Slack o a Microsoft Teams, o dejar una nota en HubSpot.
   • Condición: el flujo sigue por una rama u otra según el dato, por ejemplo si el total es mayor a cierto monto. En los eventos de actualización (cotización reenviada, cliente y producto) también puedes preguntar si un campo cambió, no solo cuánto vale. Con Varias ramas, el flujo sigue por la primera de hasta 5 ramas cuyas condiciones se cumplen.
   • Espera: detiene el flujo unos días o unas horas, si quieres contando solo días hábiles, y después continúa. Esperar hasta que… además vigila una condición y sigue en cuanto se cumple, con un plazo máximo.
   • Consulta: trae un dato de tu cuenta —cartera vencida, pipeline, lo cobrado, saldo del cliente— para usarlo en el mensaje o en la condición de los pasos siguientes.
   • Por cada: recorre una lista de cobros —cada cobro vencido, los del cliente o lo que vence pronto— y corre sus pasos una vez por cada uno.
   • Pedir aprobación: espera a que una persona del equipo apruebe o rechace antes de seguir; le llega un correo y lo decide desde Cord.
5. Pulsa Probar para correr el borrador con tu último evento real: ves qué pasos se cumplirían y con qué texto, sin mandar nada. En el lienzo se pinta el camino que siguió.
6. Pulsa Publicar. Un workflow en borrador no se ejecuta.

En los textos puedes insertar datos del evento, como {{cliente}}, {{folio}} o {{total}}. Cord solo ofrece los campos que ese disparador tiene. Además, en cualquier workflow tienes los datos de tu negocio: {{negocio}}, {{negocio_correo}}, {{negocio_telefono}}, {{negocio_moneda}} y {{hoy}}.

Revisar lo que pasó

Arriba de la lista de workflows verás cómo van tus automatizaciones en los últimos 30 días: ejecuciones, completadas, fallidas y en espera, con las causas más frecuentes de fallo y en qué workflow pasó la última.

La pestaña Ejecuciones muestra cada vez que se disparó el workflow: cuándo, qué paso corrió y el resultado. Si un paso falla, ahí aparece el error y Cord lo reintenta.

Un paso que falla por algo pasajero se reintenta solo. Si el problema no se resuelve, la ejecución queda marcada con error para que puedas verla.

Lo que un workflow nunca hace

• No cobra ni registra pagos: eso sigue siendo de una persona. Sí puede recordarle el pago al cliente y facturar una cotización aprobada o pagada, igual que pulsar Facturar.
• No aprueba ni rechaza una cotización en nombre de tu cliente.
• Cuando le escribe al cliente, lo hace al correo o al teléfono del cliente del documento, nunca a una dirección o un número escritos en el paso; cada correo consume un envío de tu plan.
• No se dispara con sus propios eventos, así que dos workflows no pueden entrar en un ciclo infinito.

Acciones que necesitan una conexión

• Mensaje a Slack: requiere el webhook de Slack en Ajustes › Integraciones.
• Mensaje a Teams: requiere Teams conectado en Ajustes › Integraciones.
• WhatsApp al cliente: requiere WhatsApp Business conectado en Ajustes › Integraciones, con tu plantilla aprobada por Meta.
• Nota en HubSpot: requiere HubSpot conectado. La nota se deja en el Deal de la cotización o, si no hay Deal, en la Empresa del cliente.
• Mandar los datos a una URL: requiere una dirección https de un servidor público. Cord manda un POST con el evento en JSON; no lleva firma, así que para verificar el origen usa un endpoint de la pestaña Webhooks del Workbench de Desarrolladores, que sí va firmado.

Si la conexión no existe, la ejecución queda con un error que te dice qué falta.

Cuántos puedes tener activos

El número de workflows activos depende de tu plan; lo ves arriba de la lista. Puedes tener los borradores que quieras.