Automatiser avec Cord Workflows

Un workflow est une règle : quand ceci se produit, faire ceci. Cord déclenche le workflow à partir de ce qui se passe dans votre compte — un devis envoyé, approuvé ou payé, un nouveau client, une promesse de paiement non tenue — et exécute les étapes que vous avez définies.

Créer votre premier workflow

1. Ouvrez Workflows dans le menu latéral. En bas, sous Des idées pour commencer, Cord vous suggère des idées conçues pour votre entreprise d’après vos réponses à la création du compte, chacune avec la raison de la suggestion. Cliquez sur Utiliser sur l’une d’elles, par exemple « Ne laissez pas un devis refroidir », puis adaptez-la.
2. Pour partir de zéro, cliquez sur Nouveau workflow ; l’éditeur vous propose aussi les idées.
3. Choisissez le déclencheur : un événement Cord, ou un horaire fixe (« chaque lundi à 9 h », dans le fuseau horaire de votre compte). En plus de ce qui s’est déjà produit, trois déclencheurs anticipent une date — Un devis arrive bientôt à expiration, L’échéance d’une facture approche et L’échéance d’une facture est dépassée depuis plusieurs jours : ils indiquent le nombre de jours restants ou écoulés, et une condition vous permet de choisir le jour exact où vous souhaitez agir. Avec Vous le lancez, il n’attend pas d’événement : vous le lancez depuis un devis ou une facture, ou depuis plusieurs à la fois.
4. Ajoutez des étapes avec Ajouter une étape :
   • Action : créer une tâche, prévenir l’équipe ou une personne, écrire au client avec votre marque ou lui rappeler le paiement, lui envoyer un WhatsApp, suspendre ses relances, enregistrer une promesse de paiement, faire expirer ou facturer un devis, valider une demande interne, annuler une facture, envoyer les données vers une URL (Zapier, Make, n8n ou votre serveur), envoyer un message sur Slack ou Microsoft Teams, ou laisser une note dans HubSpot.
   • Condition : le flux suit une branche ou une autre selon la donnée, par exemple si le total dépasse un certain montant. Pour les événements de mise à jour (devis renvoyé, client et produit), vous pouvez aussi demander si un champ a changé, et pas seulement sa valeur. Avec Plusieurs branches, le flux suit la première des 5 branches au maximum dont les conditions sont remplies.
   • Attente : suspend le flux quelques jours ou quelques heures, en ne comptant que les jours ouvrés si vous le souhaitez, puis reprend. Attendre jusqu’à ce que… surveille en plus une condition et reprend dès qu’elle est remplie, avec un délai maximal.
   • Requête : récupère une donnée de votre compte — créances échues, pipeline, montants encaissés, solde du client — pour l’utiliser dans le message ou dans la condition des étapes suivantes.
   • Pour chaque : parcourt une liste de créances — chaque créance échue, celles du client ou ce qui arrive à échéance — et exécute ses étapes une fois pour chacune.
   • Demander une validation : attend qu’une personne de l’équipe valide ou refuse avant de continuer ; elle reçoit un e-mail et décide dans Cord.
5. Cliquez sur Tester pour exécuter le brouillon avec votre dernier événement réel : vous voyez quelles étapes seraient remplies et avec quel texte, sans rien envoyer. Le chemin suivi s’affiche sur le canevas.
6. Cliquez sur Publier. Un workflow en brouillon ne s’exécute pas.

Dans les textes, vous pouvez insérer des données de l’événement, comme {{cliente}}, {{folio}} ou {{total}}. Cord ne propose que les champs dont dispose ce déclencheur. Par ailleurs, dans tout workflow, vous disposez des données de votre entreprise : {{negocio}}, {{negocio_correo}}, {{negocio_telefono}}, {{negocio_moneda}} et {{hoy}}.

Vérifier ce qui s’est passé

Au-dessus de la liste des workflows, vous voyez où en sont vos automatisations sur les 30 derniers jours : exécutions, terminées, échouées et en attente, avec les causes d’échec les plus fréquentes et le workflow dans lequel s’est produit le dernier échec.

L’onglet Exécutions affiche chaque déclenchement du workflow : quand, quelle étape s’est exécutée et le résultat. Si une étape échoue, l’erreur y apparaît et Cord la relance.

Une étape qui échoue pour une raison passagère est relancée automatiquement. Si le problème persiste, l’exécution est marquée en erreur pour que vous puissiez la voir.

Ce qu’un workflow ne fait jamais

• Il n’encaisse pas et n’enregistre pas de paiements : cela reste une décision humaine. Il peut rappeler le paiement au client et facturer un devis accepté ou payé, comme en cliquant sur Facturer.
• Il n’approuve ni ne refuse un devis au nom de votre client.
• Lorsqu’il écrit au client, il utilise l’e-mail ou le téléphone du client du document, jamais une adresse ou un numéro saisis dans l’étape ; chaque e-mail consomme un envoi de votre offre.
• Il ne se déclenche pas sur ses propres événements : deux workflows ne peuvent donc pas entrer dans une boucle infinie.

Actions qui nécessitent une connexion

• Message Slack : nécessite le webhook Slack dans Paramètres › Intégrations.
• Message Teams : nécessite que Teams soit connecté dans Paramètres › Intégrations.
• WhatsApp au client : nécessite que WhatsApp Business soit connecté dans Paramètres › Intégrations, avec votre modèle approuvé par Meta.
• Note dans HubSpot : nécessite que HubSpot soit connecté. La note est ajoutée à la Transaction du devis ou, s’il n’y a pas de Transaction, à l’Entreprise du client.
• Envoyer les données vers une URL : nécessite une adresse https sur un serveur public. Cord envoie un POST avec l’événement en JSON ; il n’est pas signé, donc pour vérifier l’origine, utilisez un endpoint de l’onglet Webhooks du Workbench Développeurs, qui est signé.

Si la connexion n’existe pas, l’exécution se termine par une erreur qui vous indique ce qui manque.

Combien de workflows peuvent être actifs

Le nombre de workflows actifs dépend de votre offre ; il est indiqué au-dessus de la liste. Vous pouvez conserver autant de brouillons que vous le souhaitez.