Rechnungen gesammelt per E-Mail versenden
Wenn Sie viele Rechnungen auf einmal ausgestellt haben – durch eine Wiederholung, über die API oder beim Monatsabschluss –, müssen Sie sie nicht einzeln öffnen, um sie zu versenden.
So versenden Sie sie
- Öffnen Sie Rechnungen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie senden möchten. Das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alle Rechnungen der Seite aus.
- Unten erscheint eine Leiste mit Ihrer Auswahl. Klicken Sie auf Per E-Mail senden.
Jeder Kunde erhält seine eigene E-Mail in der Sprache Ihres Kontos, mit dem Namen Ihres Unternehmens als Absender, Ihrer Einleitung und Ihrer Signatur, sofern Sie sie unter Einstellungen › Benachrichtigungen › E-Mail eingerichtet haben, dem PDF seiner Rechnung im Anhang und einem Link zu seiner Zahlungsseite mit dem offenen Betrag DIESER Rechnung.
Was versendet werden kann und was nicht
Versendet werden nur ausgestellte Rechnungen, die noch offen oder als uneinbringlich markiert sind. Ein Entwurf wird nicht versendet – er ist noch kein Dokument –, ebenso wenig eine stornierte oder bereits bezahlte Rechnung.
Hat ein Kunde keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird seine Rechnung übersprungen. Cord zeigt Ihnen, wie viele versendet wurden und wie viele nicht: Wenn Sie 20 ausgewählt haben und 17 versendet wurden, lesen Sie das im Hinweis, statt es erst später festzustellen.
Sie können bis zu 50 Rechnungen pro Durchgang versenden. Haben Sie mehr, wiederholen Sie den Vorgang.
Wenn es sich jeden Monat wiederholt
Wenn es immer dasselbe für denselben Kunden ist, senden Sie es nicht von Hand: Öffnen Sie eine bereits ausgestellte Rechnung und nutzen Sie Monatlich wiederholen. Cord stellt sie aus, stempelt sie, sofern zutreffend, und versendet sie selbstständig an dem Datum, das Sie festlegen. Sie verwalten das unter Rechnungen › Wiederkehrende ansehen.
Für Rechnungen, die tatsächlich überfällig werden, arbeitet die Erinnerungsstaffel bereits von selbst: Cord erinnert vor der Fälligkeit und hakt danach nach, ohne dass Sie etwas auswählen müssen. Den Zeitplan legen Sie unter Einstellungen › Rechnungsstellung › Erinnerungen fest.