Europäische E-Rechnung: Factur-X, XRechnung, Peppol und Facturae
Ist Ihr Unternehmen in der Europäischen Union ansässig (von den Ländern, in denen Cord tätig ist: Spanien, Deutschland und Frankreich), lässt sich jede Rechnung zusätzlich in einem elektronischen Format herunterladen, das das System Ihres Kunden ohne manuelle Erfassung einliest. Es ist dieselbe Rechnung wie das PDF, mit denselben Beträgen, maschinenlesbar nach der europäischen Norm EN 16931.
Kurz gesagt:
- Formate: Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem XML; zugleich ZUGFeRD), XRechnung 3.0 (UBL und CII), Peppol BIS 3.0 (UBL) und, nur in Spanien, Facturae 3.2.2, die zusätzlich den IRPF ausweist.
- Wo: in der Detailansicht der Rechnung, Abschnitt E-Rechnung. Ihr Kunde sieht in seinem Link die verfügbaren Formate.
- E-Mail: Standardmäßig hängt Frankreich das Factur-X-PDF an, Deutschland PDF + XRechnung-XML und Spanien nur das PDF. Das ändern Sie unter An die E-Mail jeder Rechnung anhängen.
- Cord erzeugt und hängt an, übermittelt aber nicht: Es sendet weder über das Peppol-Netzwerk noch an FACe. In Frankreich wird die Ausstellung über eine zugelassene Plattform gerade aktiviert.
- Nicht erzeugt für Entwürfe, stornierte Rechnungen, Testdokumente, Proformas und Rechnungen mit Einbehalten (außer Facturae).
- Ohne Zusatzkosten: Es wird kein Kontingent verbraucht, und es hängt nicht vom Tarif ab.
Welche Formate es gibt
| Format | Wofür es dient | Verfügbar für |
|---|---|---|
| Factur-X (PDF) | Ein PDF, das wie gewohnt gelesen wird und das XML enthält. Der Standard in Frankreich; in Deutschland als ZUGFeRD bekannt. | Rechnungssteller in der EU |
| XRechnung (UBL) und XRechnung (CII) | Das deutsche Format, verpflichtend gegenüber der öffentlichen Verwaltung und zwischen Unternehmen akzeptiert. | Rechnungssteller in der EU |
| Peppol BIS 3.0 (UBL) | Das Format des Peppol-Netzwerks, europaweit verwendet. | Rechnungssteller in der EU |
| Facturae 3.2.2 (XML) | Das spanische Format, das zusätzlich den IRPF-Einbehalt ausweist. | Rechnungssteller in Spanien, in Euro |
Bereiten Sie Ihre Daten einmal vor
Unter Einstellungen › Rechnungsstellung › Steuerprofil › Europäische E-Rechnung:
- Rechnungskontakt und Kontakttelefon: XRechnung verlangt einen Kontakt mit Name, Telefon und E-Mail (der Ihres Unternehmens). Ist hier keine Telefonnummer hinterlegt, wird die aus Allgemein verwendet.
- Elektronische Adresse mit ihrem Schema und Kennung: Ihre Peppol-Teilnehmerkennung (zum Beispiel eine GLN oder Ihre USt-IdNr.). Peppol verlangt sie; XRechnung verwendet Ihre E-Mail-Adresse, wenn keine andere vorhanden ist.
- Handelsregisternummer und BIC / SWIFT. Die IBAN ist die unter Manuelle Banküberweisung in Einstellungen › Zahlungen › Zahlungsmethoden.
- An die E-Mail jeder Rechnung anhängen: automatisch, Nur das PDF, Factur-X-PDF (statt des PDF), PDF + XRechnung-XML oder, in Spanien, PDF + Facturae-XML.
- In Spanien Facturae mit meinem elektronischen Zertifikat signieren (siehe unten).
Im Kundenprofil: seine elektronische Adresse und, falls verlangt (deutscher öffentlicher Sektor), seine Käuferreferenz (Leitweg-ID). Cord prüft die Prüfziffer der Leitweg-ID. Auf der Rechnung: Käuferreferenz und Bestellnummer, falls Ihr Kunde sie verlangt.
Für Positionen mit 0 % hat unter Einstellungen › Angebote › Steuern jedes steuerfreie Profil seine Einstufung in der E-Rechnung (in Spanien Befreiungsgrund (Verifactu)). Wenn Sie sie auf Automatisch (nach Kunde) belassen, leitet Cord sie ab: Ein Kunde aus einem anderen Mitgliedstaat mit USt-IdNr. wird mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) behandelt; einer außerhalb der EU als Ausfuhr; ein inländischer als steuerfrei.
Herunterladen und senden
- Stellen Sie die Rechnung aus.
- In ihrer Detailansicht listet der Abschnitt E-Rechnung die verfügbaren Formate auf. Klicken Sie auf das gewünschte Format, um es herunterzuladen.
- Fehlt der Rechnung etwas für ein Format, zeigt derselbe Abschnitt Um die übrigen Formate zu erzeugen: und welche Angabe fehlt, mit dem Link zu der Stelle, an der Sie sie korrigieren.
Eine ausgestellte Rechnung behält die Daten, mit denen sie ausgestellt wurde: Was Sie in den Einstellungen oder beim Kunden korrigieren, gilt für die folgenden Rechnungen. Unterstützt eine Rechnung das für die E-Mail gewählte Format nicht, geht sie mit dem gewohnten PDF hinaus: Die E-Mail schlägt deshalb nie fehl.
Was jedes Format verlangt
- XRechnung: die Käuferreferenz, einen Kontakt mit Name, Telefon und E-Mail, Ort und Postleitzahl des Kunden und, bei einer Rechnung, die IBAN.
- Peppol: die Käuferreferenz oder die Bestellnummer, Ihre elektronische Adresse und die des Kunden und, zwischen deutschen Unternehmen, die IBAN.
- Factur-X und XRechnung CII: dass die IGIC nicht bei 0 % liegt (in diesem Fall verwenden Sie XRechnung UBL oder Peppol).
- Facturae: ein Rechnungssteller in Spanien und eine Rechnung in Euro.
Die Facturae und ihre Signatur
Die Facturae weist IVA, IGIC, IPSI und den IRPF-Einbehalt aus; eine Rechnung mit IRPF ist daher nur als Facturae verfügbar: Factur-X, XRechnung und Peppol haben kein Feld, um einen Einbehalt auszuweisen.
Ohne Signatur ist die Facturae für Ihren Kunden verwendbar. Um sie bei FACe (öffentliche Verwaltungen) einzureichen, muss sie signiert sein und die DIR3-Codes der Behörde enthalten, die Cord noch nicht erfasst, und Cord reicht sie nicht bei FACe ein. Wenn Sie Facturae mit meinem elektronischen Zertifikat signieren aktivieren, signiert Cord sie (XAdES) mit dem Zertifikat, das Sie für Verifactu hochgeladen haben, im Namen Ihres Unternehmens. Deshalb zeigt Cord Ihnen beim Aktivieren eine Ermächtigung mit dem genauen Text (was Cord signiert, mit welchem Zertifikat, wofür und wie Sie sie widerrufen) und signiert nur, solange diese Ermächtigung gilt. Das Ausschalten widerruft sie; auch das Ersetzen oder Löschen des Zertifikats beendet sie, und ändert sich der Text, signiert Cord nicht mehr, bis Sie die neue Fassung annehmen.
Wann sie nicht erzeugt werden kann
- Entwurf, stornierte Rechnung oder Testdokument.
- Proforma. Eine Proforma ist keine Rechnung. In Spanien stellt Cord ohne Verifactu-Zertifikat oder im kostenlosen Tarif Proformas aus: Die elektronischen Formate stehen für mit Verifactu registrierte Rechnungen zur Verfügung.
- Rechnungssteller außerhalb der EU (zum Beispiel im Vereinigten Königreich).
- Einbehalte, außer bei Facturae.
- Summen oder Positionen, die nicht aufgehen, eine Währung mit drei Dezimalstellen, eine Leitweg-ID, die die Prüfziffernprüfung nicht besteht, oder unvollständige Identitätsdaten.
Häufige Probleme
- Die E-Mail ging nur mit dem PDF hinaus. Der Rechnung fehlte eine Angabe für das Format. Prüfen Sie den Abschnitt E-Rechnung in der Detailansicht.
- „… ist keine gültige Leitweg-ID“. Sie besteht die Prüfziffernprüfung nicht: Bestätigen Sie sie mit Ihrem Kunden.
- Peppol wird nicht angezeigt. Es fehlt Ihre elektronische Adresse, die des Kunden oder die Käuferreferenz.
- Mein Kunde in Spanien möchte die Rechnung über die öffentliche Lösung der AEAT erhalten. Diese wird gerade aktiviert. Siehe So stellen Sie in Spanien mit Cord Rechnungen aus.
Was noch nicht abgedeckt ist
- Übermittlung über das Peppol-Netzwerk und Einreichung bei FACe.
- Die DIR3-Codes der Facturae.
- Order-X und das Profil EXTENDED von Factur-X.