Vérification d’identité et bénéficiaires effectifs (KYC)

Avant que Cord puisse vous verser de l’argent, la loi impose de vérifier qui vous êtes et qui contrôle votre entreprise. C’est le processus appelé KYC (Know Your Customer), et ce n’est pas une formalité de Cord : c’est une exigence de la réglementation contre le blanchiment d’argent, avec des règles différentes dans chaque pays.

Vous le faites une seule fois, dans Paramètres › Paiements › Compte, et l’assistant reprend là où vous vous êtes arrêté si vous le quittez en cours de route.

Les champs varient selon votre pays, et c’est normal

Tous les pays ne demandent pas la même chose : Cord ne vous affiche donc que ce que la vérification de votre pays utilise réellement.

• Le Mexique demande la CURP ou le RFC personnel du représentant.
• Les États-Unis demandent les 4 derniers chiffres du SSN, ainsi que le nom que vos clients verront sur leur relevé de carte.
• L’Espagne, l’Allemagne, la France et le Royaume-Uni ne demandent aucune pièce d’identité personnelle : si vous ne voyez pas ce champ, rien ne manque.
• Le Canada exige le code à deux lettres de votre province, et non son nom en toutes lettres.

Si un champ que vous n’attendiez pas apparaît, c’est que votre vérification l’a demandé. Cord n’invente pas de champs et ne les demande pas « au cas où ».

Bénéficiaires effectifs : qui doit figurer sur la liste

Dans l’Union européenne, au Royaume-Uni et au Canada, il est obligatoire de déclarer toute personne détenant 25 % ou plus de l’entreprise. L’étape Personnes est une liste dans laquelle vous ajoutez chacune d’elles :

• Une même personne peut avoir plusieurs rôles à la fois : représentant légal, propriétaire, administrateur, dirigeant. Chacun se coche séparément.
• Si votre représentant légal est un dirigeant salarié sans parts sociales, c’est ainsi qu’il est déclaré. On ne lui attribue pas une participation qu’il ne détient pas.
• Chaque personne fait l’objet de sa propre vérification d’identité, dont le statut est visible dans la liste.
• La case finale qui confirme que la liste est complète apparaît après que vous l’avez constituée.

Une société comptant trois associés à 30 % déclare les trois. Si vous n’en déclarez qu’un, le compte ne s’active pas : la vérification continuera de demander ceux qui manquent.

Comment prendre les photos

Vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur, mais le plus rapide est l’option « Avec votre téléphone » : vous scannez un QR code et prenez les photos avec l’appareil photo de votre téléphone portable, qui offre presque toujours un meilleur éclairage et une meilleure mise au point qu’un scan.

• Vous choisissez d’abord le document que vous allez utiliser, dans la liste de votre pays : INE au Mexique, DNI en Espagne, Personalausweis en Allemagne, permis de conduire de l’État aux États-Unis. Le cadre de l’appareil photo prend ainsi la bonne forme et, si votre document n’a pas de verso (comme un passeport), cette étape est automatiquement ignorée.
• Si la personne réside dans un pays différent de celui de l’entreprise, seul le passeport est accepté. C’est une règle du système de vérification, et Cord vous l’indique avant que vous preniez la photo.
• Si la vérification le demande, également un justificatif de domicile : une facture de services ou un relevé bancaire récent au nom de cette personne. Il doit s’agir d’un document différent de la pièce d’identité.
• Les pièces d’identité s’envoient en JPG ou PNG, en couleur. Un PDF n’est accepté que pour les justificatifs de domicile et les documents de l’entreprise.

Cord vérifie la photo avant de l’envoyer. Si elle est floue, sombre, comporte un reflet ou manque de contraste, Cord vous le signale et vous suggère quoi corriger. Ce sont des conseils : si vous estimez que la photo est correcte, vous l’envoyez quand même. Seules deux situations sont bloquées d’office, car le système de vérification les refuse toujours : une pièce d’identité en noir et blanc, et une photo dont la résolution est si faible que le document est illisible.

Sécurité du lien du QR code

• Il est valable 30 minutes, et seulement 15 à partir de sa première ouverture.
• Il est lié au premier téléphone qui l’ouvre. Si quelqu’un d’autre l’intercepte, il ne lui sert à rien.
• Il est limité en nombre de tentatives. Si elles sont épuisées, générez-en un nouveau depuis votre ordinateur.
• Il n’accepte pas deux fois la même photo. Si un document a été refusé, il faut prendre une nouvelle photo : renvoyer le même fichier échoue automatiquement.

Vos photos ne restent pas dans Cord : elles sont transmises chiffrées directement au système de vérification financière et, avant de les envoyer, Cord en supprime les métadonnées, y compris la position GPS que de nombreux téléphones enregistrent dans l’image. Cord conserve le nom et le rôle de chaque personne afin de vous afficher la liste, ainsi qu’un registre de conformité de chaque envoi — ce qui a été envoyé, quand, depuis quelle adresse IP et ce qu’a répondu la vérification — pendant cinq ans, comme l’exige la réglementation contre le blanchiment d’argent. Ce registre ne contient jamais l’image ni le numéro du document.

Si un document est refusé, nous vous indiquons pourquoi

Lorsqu’une photo est refusée, le motif exact apparaît sur la fiche de la personne concernée : l’image est illisible, le document a expiré, le nom ne correspond pas à celui que vous avez saisi, le verso manque, une photocopie a été détectée.

Lisez-le avant de réessayer. Téléverser de nouveau la même photo donne le même résultat.

Combien de temps cela prend

La plupart des comptes sont activés en quelques minutes. Lorsque la vérification nécessite un examen manuel, le statut passe à « En cours d’examen » et l’écran se met à jour tout seul une fois la vérification terminée — inutile de recharger la page.

Si votre compte attend depuis plusieurs jours, ou si le motif du refus ne correspond pas au document que vous avez téléversé, écrivez-nous en indiquant le nom de votre entreprise et nous vous aiderons à le débloquer.

Modifier des informations après l’activation

Modifier l’identité d’une personne ou le compte de versement vous demande de confirmer à nouveau votre identité, même si vous êtes déjà connecté. C’est volontaire : ce sont ces informations qui déterminent où va votre argent.