Rapprochement des versements
Le rapprochement des paiements peut être complexe, surtout si vous recevez de nombreux virements bancaires ou des versements regroupés.
Rapprochement des virements manuels
Cord n’a pas de visibilité directe sur votre relevé bancaire. Cette procédure concerne les virements vers votre compte de versement habituel. Si votre client paie par SPEI sur la CLABE que Cord lui affiche dans le devis ou la facture, ou par virement avec référence en EUR, GBP ou USD sur le compte que Cord lui affiche, ne l’enregistrez pas à la main : Cord le rapproche automatiquement (SPEI sur les factures et le virement avec référence sont de nouvelles fonctionnalités en cours d’activation). Pour rapprocher les autres virements :
- Lorsque vous recevez un versement, recherchez dans Cord le numéro du devis ou l’identifiant fiscal du client (le RFC au Mexique ; le NIF/CIF, l’EIN, le NIT ou un autre identifiant local dans les autres pays).
- Ouvrez la facture (ou le devis, si vous n’avez pas encore facturé) et cliquez sur Enregistrer un paiement en indiquant le montant, le moyen de paiement et la référence.
- Le solde est recalculé et, lorsqu’il atteint zéro, la facture passe au statut Payée. Enregistrer un paiement ne timbre pas la facture : c’est vous qui émettez le CFDI. Au Mexique, si la facture est déjà un CFDI PPD, Cord émet immédiatement le complément de paiement de cet encaissement. Dans les autres pays, seul le statut commercial change ; aucune démarche n’est effectuée auprès d’une administration.
Comment Cord rapproche le virement avec référence
Hors du Mexique, chaque client dispose d’un compte propre pour toutes ses factures et chaque paiement porte sa référence. Cord rapproche d’abord par la référence ; si le virement arrive sans référence, par le montant exact parmi les paiements par virement ouverts de ce client.
- Il arrive moins que le montant dû : la somme reçue est mise de côté pour ce paiement, mais n’est pas enregistrée. L’historique de la facture indique « Virement bancaire incomplet » avec le montant restant, et le paiement est enregistré lorsque le client complète le montant sur le même compte et avec la même référence.
- Il arrive plus que le montant dû, ou sans paiement ouvert : l’excédent reste comme solde du client ; ce n’est pas votre argent et il n’est pas enregistré. Si ce client a un paiement par virement en attente dans cette devise, il lui est imputé ; sinon, il est consigné dans l’historique de sa facture ouverte la plus ancienne et, s’il n’en a aucune, l’équipe de Cord reçoit une alerte. S’il n’est pas imputé sous 75 jours, le prestataire de paiement tente de le restituer au client.
Rapprochement des paiements en ligne
Si vos clients paient en ligne (carte, SPEI au Mexique, virement avec référence, prélèvement bancaire ou depuis leur portail) dans l’un des pays où Cord Payments est disponible :
- Cord enregistre le paiement à réception de la confirmation signée du réseau.
- Allez dans Paiements pour faire le lien entre le numéro, le paiement, les frais, le montant net et le versement bancaire des paiements de devis. Le paiement en ligne d’une facture figure dans la section Paiements de son détail.
- Pour effectuer le rapprochement avec votre relevé bancaire, allez dans Rapports › Paiements reçus, choisissez la période et cliquez sur Exporter en CSV : vous obtenez chaque paiement de devis et de facture avec sa date, son numéro, le client, le moyen de paiement, le montant, le remboursement et le montant net. Voir Exporter un rapport en CSV.