Conciliação de repasses

Conciliar pagamentos pode ser complexo, principalmente se você recebe várias transferências bancárias ou depósitos consolidados.

Conciliação de transferências manuais

O Cord não tem visibilidade direta do seu extrato bancário. Este procedimento é para as transferências para a sua conta de repasse habitual. Se o seu cliente paga por SPEI para a CLABE que o Cord mostra no orçamento ou na fatura, ou por transferência com referência em EUR, GBP ou USD para a conta que o Cord mostra, não a registre manualmente: o Cord a concilia sozinho (SPEI em faturas e a transferência com referência são recursos novos que estão sendo habilitados). Para conciliar as demais transferências:

1. Quando você receber um depósito, procure no Cord o número do orçamento ou o dado fiscal do cliente (o RFC no México; o NIF/CIF, EIN, NIT ou outra identificação local nos demais países).
2. Abra a fatura (ou o orçamento, se você ainda não faturou) e clique em Registrar pagamento com o valor, o método e a referência.
3. O saldo é recalculado e, ao chegar a zero, a fatura fica Paga. Registrar um pagamento não timbra a fatura: você mesmo emite o CFDI. No México, se a fatura já for um CFDI PPD, o Cord emite na hora o complemento de pagamento desse recebimento. Nos demais países, só muda o status comercial; não há nenhum trâmite junto a uma autoridade.

Como o Cord concilia a transferência com referência

Fora do México, cada cliente tem uma conta própria para todas as faturas dele, e cada pagamento leva a sua referência. O Cord concilia primeiro pela referência; se a transferência chegar sem ela, pelo valor exato entre os pagamentos por transferência em aberto desse cliente.

• Chega menos do que o devido: o valor recebido é reservado para esse pagamento, mas não é registrado. O histórico da fatura diz “Transferência bancária incompleta” com quanto falta, e o pagamento é registrado quando o cliente completa o valor para a mesma conta e com a mesma referência.
• Chega a mais, ou sem um pagamento em aberto: o excedente fica como saldo do cliente, não é dinheiro seu e não é registrado. Se esse cliente tiver um pagamento por transferência pendente nessa moeda, ele é aplicado a esse pagamento; se não, é anotado no histórico da fatura em aberto mais antiga dele e, se ele não tiver nenhuma, a equipe do Cord recebe um aviso. Se não for aplicado em 75 dias, o processador de pagamentos tenta devolvê-lo ao cliente.

Conciliação de pagamentos online

Se os seus clientes pagam online (cartão, SPEI no México, transferência com referência, débito automático ou pelo portal) em qualquer um dos países onde o Cord Payments está disponível:

1. O Cord registra o pagamento quando recebe a confirmação assinada da rede.
2. Acesse Pagamentos para relacionar o número, a cobrança, a taxa, o valor líquido e o depósito bancário dos pagamentos de orçamentos. O pagamento online de uma fatura fica na seção Pagamentos do detalhe dela.
3. Para conciliar com o seu extrato bancário, acesse Relatórios › Pagamentos recebidos, escolha o período e clique em Exportar CSV: ele traz cada pagamento de orçamentos e de faturas com data, número, cliente, método, valor, reembolso e valor líquido. Veja Exportar um relatório para CSV.