Comment facturer en Colombie avec Cord

En Colombie, la facture électronique de vente nécessite la validation préalable de la DIAN. Cord a construit le rail direct avec la DIAN en tant que logiciel propre de chaque entreprise (sans prestataire technologique), mais il est en cours d’activation : aujourd’hui, vos factures sont émises en tant que facture commerciale sans valeur fiscale. Si vous avez besoin de facturer avec la DIAN depuis Cord, écrivez-nous pour l’activer sur votre compte.

En bref :

• Aujourd’hui : facture commerciale et avoir commercial, dans toutes les offres (10 par mois avec l’offre Gratuite, illimités dès l’offre Starter). Ils ne sont pas transmis à la DIAN.
• En cours d’activation : facture électronique de vente et avoir (nota crédito) avec validation préalable (Anexo Técnico 1.9). Dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal › Facture électronique avec la DIAN, la mention Bientôt disponible s’affiche.
• Ce dont vous aurez besoin : l’offre Starter ou supérieure, votre NIT avec son chiffre de vérification, vous habiliter sur le portail de la DIAN comme logiciel propre avec un PIN, réussir le jeu de tests, une résolution de numérotation associée au logiciel et un certificat de signature numérique d’un organisme accrédité par l’ONAC.
• Annuler : une facture validée ne s’annule pas : elle se régularise par un avoir (annulation s’il crédite le total, réduction s’il en crédite une partie).
• Encaisser : en Colombie, l’encaissement en ligne se fait avec Mercado Pago ; Cord Payments n’est pas disponible.

Quel document Cord émet

Ce dont vous aurez besoin

• L’habilitation auprès de la DIAN. Sur le portail de la DIAN, Registro y habilitación › Documentos electrónicos › Factura electrónica, choisissez le mode de fonctionnement Software propio (logiciel propre), donnez un nom au logiciel et définissez un PIN à 5 chiffres. La DIAN vous attribue l’identifiant du logiciel et un jeu de tests (TestSetId, plage de test avec son préfixe, résolution, période de validité et clé technique).
• Une résolution de numérotation pour la production, que vous demandez à la DIAN et que vous associez à votre logiciel.
• Un certificat de signature numérique pour la facture électronique au nom de votre NIT, émis par une autorité de certification accréditée par l’ONAC, avec sa chaîne complète. Son prix est fixé par cette autorité.
• L’habilitation auprès de la DIAN est gratuite.

Configurer votre compte (une fois l’activation effectuée)

1. Dans Identité de facturation, saisissez votre raison sociale, votre NIT avec son chiffre de vérification et votre adresse.
2. Dans Facture électronique avec la DIAN, renseignez Votre entreprise dans le RUT : Type de personne, Statut au regard de l’IVA, Commune de l’adresse fiscale, les Obligations fiscales (case 53 du RUT) et, si vous le souhaitez, Nom commercial, Immatriculation au registre du commerce et E-mail de réception enregistré auprès de la DIAN.
3. Dans Logiciel et numérotation : Identifiant du logiciel, PIN du logiciel (5 chiffres), la plage (numéro de résolution, Préfixe, Du numéro, Au numéro, Valable à partir du, Valable jusqu’au), la Clé technique de la plage, le Préfixe des avoirs et la nature de Vos ventes à 0 % (Exonérées d’IVA ou Hors du champ de l’IVA). Cliquez sur Enregistrer les paramètres DIAN. Le PIN et la clé technique sont stockés chiffrés et ne sont plus jamais affichés.
4. Dans Certificat de signature, importez votre fichier .p12/.pfx (ou le certificat et la clé) avec la chaîne intermédiaire et racine si elle ne figure pas dans le fichier, puis cliquez sur Importer le certificat.
5. Dans Jeu de tests (habilitation), saisissez le TestSetId et le nombre de factures, d’avoirs et de notes de débit que demande votre jeu de tests, puis cliquez sur Envoyer le jeu de tests. Voir le résultat interroge chaque envoi. Lorsque la DIAN l’accepte, vous passez en production depuis son portail.
6. En production, enregistrez la résolution réelle et cliquez sur Récupérer auprès de la DIAN pour enregistrer la clé technique de la plage.
7. Dans la fiche de chaque client, renseignez Données de facturation électronique (DIAN) : type de document, personne physique ou morale et obligations. Un client sans identifiant du pays est traité comme consommateur final.

Taxes et retenues

• IVA par ligne à 19 %, 5 %, 16 % ou 0 %. Les lignes à 0 % sont déclarées exonérées ou hors du champ selon votre choix ; sans ce choix, une facture avec des lignes à 0 % n’est pas envoyée.
• L’INC, l’ICUI, l’ICA et les taxes de santé ne sont pas encore déclarés : une ligne avec ces taxes est rejetée avant l’envoi.
• Retenues à la source : celle calculée sur l’IVA est déclarée comme ReteIVA et celle sur le revenu (votre profil ReteFuente) comme ReteRenta. Une retenue qui ne peut pas être classée avec certitude n’est pas déclarée à la DIAN, mais continue de réduire le total dans Cord.
• Autre devise : une facture hors COP déclare le taux de conversion en COP figé du document ; sans ce taux, ou si votre devise comptable n’est pas le COP, elle n’est pas envoyée.

Comment suivre le statut

Le détail de la facture comporte un panneau DIAN :

• Validée par la DIAN, avec le CUFE.
• En attente de la confirmation de la DIAN : Cord interroge la DIAN à partir du CUFE, il ne renvoie jamais un autre document.
• La DIAN a rejeté le document, avec le motif. Un rejet libère son numéro.

Le PDF porte le CUFE en pied de chaque page, le QR code de consultation et l’autorisation de numérotation. Plus d’actions › Télécharger le XML fournit le conteneur signé par la DIAN (AttachedDocument), et l’e-mail de la facture le contient dans un .zip avec le PDF. Les Paramètres vous préviennent lorsqu’il reste moins de 50 numéros (ou 5 %) ou moins de 30 jours de validité de la résolution.

Annuler ou corriger

• Annuler : une facture validée par la DIAN ne s’annule pas. Utilisez Plus d’actions › Avoir : s’il crédite le total, il porte le motif d’annulation ; s’il en crédite une partie, celui de réduction. L’avoir reprend l’acquéreur, la devise et le taux de la facture.
• Avant la validation, un brouillon se corrige dans l’éditeur.

Problèmes fréquents

• « La plage de numérotation est épuisée » ou « la résolution a expiré ». Demandez une nouvelle résolution à la DIAN, associez-la au logiciel et enregistrez-la dans Cord.
• Rejet lié au certificat. Vérifiez qu’il provient d’un organisme accrédité par l’ONAC, qu’il est au nom de votre NIT, qu’il comporte la signature numérique et la non-répudiation, et qu’il inclut la chaîne complète.
• Une facture avec des lignes à 0 % n’est pas envoyée. Indiquez dans les Paramètres si vos ventes à 0 % sont exonérées ou hors du champ.
• Le client n’a pas de NIT. Il est traité comme consommateur final ; s’il a une cédula, saisissez-la dans sa fiche.

Ce qui n’est pas encore couvert

• La facture d’exportation et les factures de contingence.
• L’INC, l’ICUI, l’ICA, la déclaration de la ReteICA, l’AIU, les mandats, les pourboires et les frais de document.
• Le documento soporte, la paie électronique et les événements RADIAN (accusé de réception et acceptation).
• La note de débit en dehors du jeu de tests.

Articles liés

• Encaisser avec Mercado Pago
• Configurer les retenues à la source
• Facturation par pays dans la documentation