Comment facturer en Espagne avec Cord

En Espagne, la facture doit provenir d’un système de facturation vérifiable (Verifactu) : chaque facture génère un enregistrement chaîné au précédent, qui est transmis à l’AEAT. Dans Cord, Verifactu est actif, en bêta jusqu’au premier envoi accepté : avec l’offre Starter ou supérieure et votre certificat électronique importé, chaque facture est enregistrée auprès de l’AEAT, avec empreinte chaînée et QR de vérification. Sans certificat, ou avec l’offre Gratuite, le document sort en pro forma (série PRO), qui ne remplace pas une facture et n’est pas enregistré auprès de l’AEAT.

En bref :

• Avec votre certificat (offre Starter ou supérieure) : chaque facture est enregistrée auprès de l’AEAT avec Verifactu, en bêta. Dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal, la section Verifactu affiche Verifactu actif, et l’état de chaque envoi apparaît dans le détail de la facture.
• Sans certificat ou avec l’offre Gratuite : pro forma avec la série PRO (10 par mois avec l’offre Gratuite, illimités dès l’offre Starter). Il n’a ni empreinte, ni QR code, ni enregistrement auprès de l’AEAT, et son PDF l’indique. La facture électronique entre entreprises via la solution publique de l’AEAT reste bientôt disponible.
• Ce dont vous aurez besoin : l’offre Starter ou supérieure, votre NIF et un certificat électronique (.p12 ou .pfx). La FNMT délivre gratuitement le certificat de personne physique ; celui de représentant d’une société a un coût fixé par le prestataire.
• Échéances légales : Verifactu est obligatoire à partir du 1er janvier 2027 pour les contribuables soumis à l’Impuesto sobre Sociedades (impôt sur les sociétés) et à partir du 1er juillet 2027 pour les autres. La facture électronique entre entreprises, à partir du 6 octobre 2027 si votre chiffre d’affaires dépasse 8 millions d’euros par an et à partir du 6 octobre 2028 pour les autres.
• Corriger : un enregistrement chaîné ne se modifie pas. Il se corrige par un nouvel enregistrement (rectification ou annulation) ou par une facture rectificative.
• Encaisser : carte avec Cord Payments en EUR, virement SEPA avec référence, prélèvement SEPA et paiement automatique (nouvelles fonctionnalités en cours d’activation : elles ne sont peut-être pas encore disponibles sur votre compte). Le virement est adressé à un IBAN français propre à chaque client, car le prestataire de paiement n’émet pas d’IBAN espagnols, et votre client doit saisir le nom du titulaire exactement tel qu’il apparaît.

Quel document Cord émet

Un pro forma n’a pas de version électronique : Facturae, Factur-X, XRechnung et Peppol sont générés à partir de factures ; en Espagne, ils sont donc disponibles pour les factures enregistrées avec Verifactu. Voir Facturation électronique européenne.

Ce dont vous aurez besoin

• L’offre Starter ou supérieure. L’émission fiscale intégrée commence avec l’offre Starter.
• Votre NIF dans Identité de facturation. Cord valide le NIF, le NIE et le CIF avec leur chiffre de contrôle.
• Le certificat électronique de votre entreprise au format .p12 ou .pfx, avec son mot de passe. Si le certificat appartient à un représentant, Cord l’accepte avec un avertissement : ce représentant doit disposer d’un pouvoir de votre entreprise.
• L’AEAT ne facture pas la réception des enregistrements Verifactu, et la solution publique pour la facture entre entreprises est gratuite.

Configurer votre compte

1. Dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal › Identité de facturation, saisissez la Raison sociale ou dénomination légale, le NIF / CIF, l’Adresse fiscale, la Ville, l’État, province ou région, le Code postal et votre Préfixe de facture. L’Espagne numérote par série et par exercice : l’année est accolée au préfixe.
2. Dans la section Verifactu, choisissez votre certificat électronique, saisissez le Mot de passe du certificat et cliquez sur Importer le certificat. Cord vérifie le mot de passe et lit la date d’expiration. La Déclaration responsable du système de facturation se trouve au même endroit.
3. Dans Paramètres › Devis › Taxes, vérifiez votre catalogue. Votre compte démarre avec IVA 21 %, 10 % et 4 %, Exonéré, les motifs d’exonération Exportación (art. 21), Entrega intracomunitaria (art. 25), Exenta art. 20 et Inversión del sujeto pasivo, et les retenues Retención IRPF 15% et Retención IRPF 7% (nuevo autónomo). Si votre entreprise est établie aux Canaries, le catalogue est prérempli avec l’IGIC ; à Ceuta et Melilla, uniquement avec des options exonérées.
4. Si vous facturez des entreprises qui traitent leurs factures automatiquement, renseignez la section Facture électronique européenne (contact, adresse électronique et ce qu’il faut joindre à l’e-mail).

Les motifs d’exonération

Une ligne à 0 % porte son motif : celui que vous avez choisi dans le catalogue (exportation, livraison intracommunautaire, exonération au titre de l’art. 20 ou inversion du sujet passif) est figé sur la ligne et repris dans l’enregistrement et dans le PDF, qui cite la disposition légale. Avec l’option générique Exonéré, Cord déduit le motif du client : un client professionnel de l’UE avec un numéro de TVA intracommunautaire, ou un client hors de l’UE, est déclaré comme non assujetti ; un client en Espagne, comme exonéré.

Comment suivre le statut (avec Verifactu actif)

Le détail de la facture comporte un panneau Verifactu :

• En attente d’envoi à l’AEAT : l’enregistrement est déjà chaîné. L’envoi a lieu après l’émission, sans bloquer la facture.
• Enregistrée auprès de l’AEAT.
• Enregistrée avec des erreurs, Refusée par l’AEAT ou Impossible d’envoyer à l’AEAT : avec le code et le motif de l’AEAT, et le bouton Corriger et renvoyer.

Paramètres › Facturation › Profil fiscal liste les Factures à corriger. Le PDF porte en haut de la première page le QR code fiscal de vérification auprès de l’AEAT.

Encaisser

• Carte depuis le lien de la facture, avec Cord Payments.
• Virement SEPA avec référence en EUR, si vous activez Virement SEPA automatique dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement : votre client vire les fonds vers un IBAN qui lui est propre (un IBAN français : le prestataire de paiement n’émet pas d’IBAN espagnols), le même pour toutes ses factures, avec la référence de chaque paiement dans le libellé, et Cord enregistre le paiement tout seul. Il doit saisir le nom du titulaire exactement tel qu’il apparaît : s’il ne correspond pas, sa banque peut retenir le virement. Sans référence, l’argent est imputé au paiement ouvert de ce client dont le montant est identique ; ce qui ne correspond à aucun paiement reste en sa faveur et, si personne ne l’impute, le prestataire de paiement tente de le lui restituer au bout de 75 jours. Ce moyen est proposé sur le lien de la facture et sur la page de paiement du devis, lorsque le document est associé à un client. Voir Virement avec référence dans la documentation.
• Prélèvement SEPA en EUR, si vous l’activez dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement : votre client autorise le prélèvement sur son compte depuis le lien de la facture ou depuis son portail. La confirmation prend jusqu’à 6 jours ouvrés et le titulaire peut demander le remboursement pendant 8 semaines. Voir Prélèvement bancaire.
• Portail client pour payer plusieurs factures à la fois et paiement automatique à la date d’échéance. Voir Portail client et Paiement automatique.
• Cord ne prélève aucuns frais propres par transaction en dehors des pesos mexicains.

Le virement avec référence, le prélèvement SEPA et le paiement automatique sont nouveaux et ne sont peut-être pas encore activés sur votre compte. Si vous ne les voyez pas, écrivez-nous.

Annuler ou corriger

• Annuler un pro forma : Plus d’actions › Annuler la facture, s’il n’a aucun paiement.
• Avec Verifactu : l’annulation génère un enregistrement d’annulation qui s’ajoute à la chaîne ; le précédent n’est ni supprimé ni modifié.
• Rectifier : Plus d’actions › Avoir émet une facture rectificative par différences, avec son propre enregistrement.
• Enregistrement refusé : Corriger et renvoyer crée une rectification ; vous pouvez y fixer le motif d’exonération des lignes à 0 %. Les montants ne changent jamais.

La facture électronique entre entreprises

La loi imposera d’émettre et de recevoir des factures électroniques entre entreprises et professionnels, transmises via la solution publique de l’AEAT. Cord l’a construite, mais elle affiche Bientôt disponible dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal › Facture électronique entre entreprises (AEAT) : l’AEAT n’a pas encore publié la spécification technique de son service. Dès qu’elle le fera, Cord l’activera avec le même certificat que Verifactu et communiquera les encaissements de chaque facture. Les factures avec IRPF seront transmises lorsque l’AEAT aura publié comment les déclarer ; en attendant, elles se téléchargent au format Facturae.

Problèmes fréquents

• J’ai importé mon certificat et j’émets toujours des pro forma. Vérifiez votre offre (Starter ou supérieure), que la section Verifactu affiche Verifactu actif et que VERI*FACTU, et non Pro forma, est sélectionné dans Type de document.
• Le certificat n’est pas accepté. Vérifiez qu’il est au format .p12 ou .pfx, que le mot de passe est bien celui du fichier et qu’il n’a pas expiré.
• « Déconnecter » le certificat n’est pas autorisé. S’il existe des enregistrements non envoyés ou de l’exercice en cours, Cord ne permet pas de le retirer.
• Facture avec IRPF. Factur-X, XRechnung et Peppol ne prévoient aucun emplacement pour déclarer une retenue : cette facture ne se télécharge qu’au format Facturae.

Ce qui n’est pas encore couvert

• La facture électronique entre entreprises : bientôt disponible. Verifactu, lui, est actif en bêta jusqu’au premier envoi accepté.
• L’IGIC, l’IPSI et le recargo de equivalencia dans l’enregistrement Verifactu : ils sont rejetés à l’émission.
• Le Pays basque et la Navarre (TicketBAI et systèmes foraux).
• Le dépôt de la Facturae sur FACe et les codes DIR3 des administrations publiques.

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