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Virement avec référence

Votre client paie par virement depuis sa banque, chaque paiement porte sa référence et Cord l’enregistre à son arrivée, sans justificatifs à rapprocher.

Cette fonctionnalité est nouvelle et n’est peut-être pas encore activée sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous.

De quoi s’agit-il

C’est le rapprochement automatique que Cord effectue déjà avec SPEI au Mexique, étendu aux entreprises établies en Espagne, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Votre client reçoit les coordonnées d’un compte bancaire pour vous payer et une référence pour chaque paiement. Lorsque le virement arrive, Cord l’identifie, enregistre le paiement sur le document et recalcule le solde, sans que personne ait à rechercher le versement à la banque.

L’argent arrive sur votre compte d’encaissement puis sur votre compte bancaire selon votre fréquence de versement, comme un paiement par carte.

Rails par pays

Cord propose le rail correspondant au pays de votre entreprise, uniquement dans sa devise :

Pays de votre entreprise Rail Devise Coordonnées que reçoit votre client
Espagne, Allemagne et France Virement SEPA EUR uniquement Titulaire, IBAN et BIC
Royaume-Uni Faster Payments, Bacs ou CHAPS GBP uniquement Titulaire, sort code et numéro de compte
États-Unis ACH ou wire domestique USD uniquement Titulaire (ou bénéficiaire), numéro de routage (ABA) et numéro de compte
Mexique SPEI MXN uniquement Une CLABE par facture. Voir SPEI automatique
  • L’Espagne reçoit un IBAN français. Le prestataire de paiement n’émet pas d’IBAN espagnols : les entreprises établies en Espagne reçoivent donc un IBAN français. C’est un compte SEPA comme un autre : votre client effectue un virement en euros depuis sa banque, exactement comme vers un compte espagnol. Les entreprises établies en Allemagne reçoivent un IBAN allemand et celles établies en France, un IBAN français.
  • Aux États-Unis, jamais de wire international. Votre client peut payer par ACH ou par wire domestique. Les coordonnées ne comportent pas de SWIFT, car un wire international ne peut pas être remboursé.
  • Le Canada, le Brésil, la Colombie, l’Argentine, le Chili et le Pérou ne disposent pas de ce rail. Au Canada, votre client peut payer par prélèvement préautorisé.

Un compte fixe par client, une référence par paiement

Hors du Mexique, le compte appartient à votre client : c’est le même pour toutes les factures et tous les devis qu’il vous règle, à chaque visite. Ce qui change, c’est la référence, propre à chaque paiement.

  • Cord rapproche d’abord par la référence. C’est pourquoi les instructions l’affichent en haut, mise en évidence, avec la consigne de la saisir dans le libellé du virement.
  • Si un virement arrive sans référence, il est affecté au paiement ouvert de ce même client dont le montant correspond exactement. S’il ne correspond à aucun, il reste sous forme de solde en faveur de votre client (voir Virement insuffisant ou excédentaire).
  • Il n’y a jamais deux paiements par virement ouverts pour la même facture. Si votre client rouvre le virement, il voit le même paiement avec la même référence.

Au Mexique, chaque facture a sa propre CLABE : ce qui arrive sur cette CLABE ne peut régler que cette facture. Voir SPEI dans le lien de la facture.

Prérequis

  • Pays et devise : une entreprise établie en Espagne, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni ou aux États-Unis, et un document dans la devise du rail (EUR, GBP ou USD). Si le document est dans une autre devise, le virement n’est pas proposé.
  • Un compte d’encaissement actif et le moyen de paiement activé sur votre compte par le prestataire de paiement.
  • Un client associé au document. Le compte appartient au client : sans client, il n’y a personne à qui l’attribuer. Dans l’aperçu d’une facture sans client, le lien vous le signale ; votre client ne voit pas l’option.
  • Le droit Configurer les paiements pour l’activer.

L’activer

  1. Ouvrez Paramètres › Paiements › Moyens de paiement avec le droit Configurer les paiements. Votre compte d’encaissement doit être actif ; avant cela, les moyens de paiement de Cord Payments apparaissent verrouillés.
  2. Dans Paiements en ligne, activez le virement de votre pays : Virement SEPA automatique (Espagne, Allemagne et France), Virement bancaire automatique (Royaume-Uni) ou Virements ACH et wire automatiques (États-Unis).
  3. Cord demande le moyen de paiement au prestataire de paiement pour votre compte. Pendant l’examen, il n’est encore proposé à aucun client.
  4. Une fois que le prestataire l’a activé, il apparaît sur le lien de vos factures et sur la page de paiement de vos devis dans la devise du rail, à condition que le document ait un client associé.

Le désactiver arrête de le proposer pour les nouveaux paiements.

Chaque moyen de paiement affiche son statut à côté de son nom : En cours d’examen pendant que le prestataire l’active, Actif une fois qu’il est proposé et Indisponible : voir votre vérification s’il manque une exigence à votre compte d’encaissement. La ligne Votre client verra en haut ne compte que ce qui est Actif.

Paramètres › Paiements › Moyens de paiement de Harlow Building Supplies (Harlow, Royaume-Uni) avec le compte de paiement actif. Dans Paiements en ligne, chaque moyen avec ses frais : Carte de crédit et de débit: Actif; Virement bancaire automatique: En vérification; Prélèvement Bacs: Actif ; le paiement automatique autorisé ; et le virement sur votre compte avec la banque, Sort code · Numéro de compte et le bénéficiaire. En haut, « Votre client verra : Carte de crédit et de débit, Prélèvement Bacs et Virement sur votre compte. »

Ce que voit votre client

Sur le lien de la facture

Si vous acceptez aussi la carte, votre client choisit dans Moyen de paiement entre Carte et Virement ; si vous ne proposez que le virement, il voit directement Payer [montant] par virement bancaire. En le choisissant, il obtient les Instructions de virement :

  • La référence, mise en évidence avec Copier, et la consigne de la saisir dans le libellé du virement.
  • Le montant restant dû pour ce paiement, avec sa devise.
  • Les coordonnées du compte du rail, chacune avec Copier.
  • Le bouton Imprimer ou enregistrer le PDF.
Lien de la facture INV-000214 de Materiales del Valle USA avec Virement choisi dans le sélecteur et, en dessous, les Instructions de virement : la référence ZQ4M8T2WXK mise en évidence avec son bouton Copier et la note invitant à l’indiquer dans le libellé du virement, le Montant $11,641.81 USD, Titulaire du compte Materiales del Valle USA LLC, Numéro de routage (ABA) 110000000, Numéro de compte 000123456789, la note sur les virements inférieurs ou supérieurs au montant et le bouton Imprimer ou enregistrer le PDF.

Avec Payer un autre montant, votre client ne vire qu’une partie du solde : ce paiement porte sa propre référence et le reste demeure comme solde de la facture. Cord plafonne le paiement partiel au solde réel.

Le titulaire, exactement tel qu’il apparaît (EUR)

Pour le virement SEPA, les instructions affichent le titulaire du compte avec la consigne de le saisir exactement tel qu’il apparaît. Si le nom ne correspond pas, la banque peut bloquer le virement.

Instructions de virement de la facture INV-000187 de Materiales Levante : la référence PH7WQ4KD2M9T mise en évidence avec son bouton Copier et la note invitant à l’indiquer dans le libellé du virement, le Montant 6178,26 € EUR, Titulaire du compte Materiales Levante S.L., IBAN FR1420041010050500013M02606, BIC PSSTFRPPXXX, la note demandant de saisir le titulaire exactement tel qu’il apparaît, la note sur les virements inférieurs ou supérieurs au montant et le bouton Imprimer ou enregistrer le PDF.

Sur la page de paiement du devis

Lorsque la carte et le virement sont activés, votre client choisit Carte ou Virement sur la page de paiement. Chaque partie du paiement (acompte, solde ou échéance) est un paiement avec sa propre référence. Depuis les instructions, il peut aussi cliquer sur M’envoyer par e-mail, qui les envoie à l’e-mail du client enregistré sur le devis (jusqu’à trois e-mails toutes les dix minutes par lien).

Page de paiement du devis COT-0091 de Harlow Building Supplies (Royaume-Uni) : acompte de 4 800,00 £ GBP sur un total de 9 600,00 £ GBP, avec Virement choisi dans le sélecteur et les Instructions de virement : la référence M7QX4T9WKR mise en avant avec Copier et la note invitant à l’indiquer dans le libellé du virement, le Montant 4 800,00 £ GBP, Titulaire du compte Harlow Building Supplies Ltd, Sort code 108800, Numéro de compte 00012345, chacun avec Copier, et les boutons Imprimer ou enregistrer le PDF et M’envoyer par e-mail.

Comment il est confirmé

Lorsque le virement du montant total du paiement arrive, Cord l’enregistre sur la facture sans aucune action de votre part, recalcule le solde et, s’il est nul, la marque comme Payée. Sur le devis, le paiement passe à payé et le devis change de statut. Dans le détail de la facture, le paiement apparaît comme Virement, et dans Revenus › Paiements, comme Virement bancaire.

La confirmation dépend de l’avis de la banque et n’est pas toujours instantanée. Si votre client a déjà effectué le virement, il doit actualiser le lien avant d’essayer de payer par carte.

Virement insuffisant ou excédentaire

  • Montant inférieur. Ce qui est arrivé est réservé pour ce paiement, mais n’est pas encore enregistré : l’historique de la facture note le virement incomplet avec ce qui est arrivé et ce qui manque, et votre client voit le montant restant dû lorsqu’il rouvre le virement. Le paiement est enregistré lorsque le reste arrive, sur le même compte et avec la même référence. S’il essaie entre-temps de payer par carte, Cord lui demande de terminer le virement.
  • Montant supérieur, ou sans paiement ouvert. Seul le paiement demandé est enregistré ; la différence reste en faveur de votre client et n’appartient pas à votre entreprise. Si votre client a un autre paiement par virement en attente de fonds dans cette devise, elle y est affectée ; sinon, l’historique de sa facture ouverte la plus ancienne l’indique. S’il n’en a aucune, l’équipe de Cord reçoit une alerte : écrivez-nous pour organiser la restitution.
  • Si personne ne l’affecte, le prestataire tente de la restituer à votre client au bout de 75 jours.
Instructions de la facture INV-000087 au retour après un virement incomplet : l’avis « Nous avons déjà reçu £4,000.00 GBP sur ce paiement. Virez £2,840.00 GBP sur le même compte, avec la même référence, pour le finaliser. », la même référence et le Montant restant, £2,840.00 GBP.

Remboursements

Un paiement par virement entré par le lien de la facture se rembourse depuis le détail de la facture, totalement ou partiellement, jusqu’à 180 jours après le paiement. Votre client reçoit un e-mail pour indiquer le compte bancaire sur lequel l’argent lui est restitué : la facture doit donc comporter son e-mail ; tant qu’il ne l’a pas indiqué, le remboursement reste en attente et ne rouvre pas le solde. S’il ne répond pas sous 45 jours, le remboursement n’aboutit pas et l’argent reste sous forme de solde en sa faveur sur votre compte d’encaissement : écrivez-nous pour le restituer.

Boîte de dialogue Rembourser le paiement pour un paiement par virement bancaire de 6 178,26 € EUR : la note indiquant que le client reçoit un e-mail pour indiquer son compte bancaire et que le remboursement reste en attente jusque-là, le montant de 1150.00 EUR, le motif, la note fiscale générale et la case des frais cochée.

Un paiement par virement sur un devis se restitue en dehors de Cord : lorsque vous demandez le remboursement dans Revenus › Paiements, Cord crée la tâche Virer le remboursement de [montant] et vous effectuez le virement depuis votre banque. Voir Remboursements.

Frais

En dehors du MXN, Cord ne prélève pas de frais de plateforme sur le virement. Le prestataire de paiement applique ses propres conditions. Voir Frais de Cord Payments.

Limites

  • Uniquement dans la devise du rail : EUR en Espagne, en Allemagne et en France ; GBP au Royaume-Uni ; USD aux États-Unis.
  • Uniquement sur le lien de la facture et sur la page de paiement du devis. Ni dans le portail client, ni pour le paiement automatique, ni pour les forfaits mensuels : depuis le portail, votre client ouvre chaque facture et la règle depuis son lien.
  • Un client doit être associé au document.
  • Sur le devis, il n’existe que sur la page de paiement avec sélecteur de moyen de paiement. Si votre compte utilise encore l’ancienne page de paiement, le virement hors du Mexique n’apparaît que sur les factures : écrivez-nous.
  • Pas de wire international ni de SWIFT.

Problèmes courants

Mon client ne voit pas le virement. Le document n’est pas dans la devise du rail, il n’a pas de client associé, le moyen de paiement est désactivé dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement ou le prestataire ne l’a pas encore activé sur votre compte.

Mon client a effectué le virement sans indiquer la référence. Si le montant correspond exactement à l’un de ses paiements ouverts, il y est affecté. Sinon, il reste sous forme de solde en sa faveur et est affecté à son prochain paiement par virement dans cette devise.

La banque de mon client a bloqué le virement (EUR). Vérifiez avec lui que le titulaire a été saisi exactement tel qu’il apparaît dans les instructions.

Mon client a réglé deux factures avec un seul virement. Chaque paiement a sa référence. Ce qui ne correspond pas à un paiement reste en sa faveur ; demandez-lui d’effectuer un virement par facture avec sa référence.

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