Créer, enregistrer et partager des rapports personnalisés

Le Rapport personnalisé répond aux questions que les rapports prédéfinis ne couvrent pas : « combien ai-je vendu par pays ce trimestre ? », « quel commercial a le meilleur taux de conclusion avec les nouveaux clients ? », « combien de devis ai-je perdus chaque semaine ? ». Vous choisissez comment regrouper et quoi mesurer, et Cord construit le tableau avec son graphique, ses chiffres clés et son export CSV.

Ce que compte ce rapport

Il compte les devis créés au cours de la période (hors brouillons) et ce qu’il en est advenu ensuite. Chaque ligne répond ainsi à la question « parmi ce que nous avons proposé à ces dates, combien avons-nous gagné, combien avons-nous perdu et en combien de temps ? ».

C’est pourquoi son Vendu peut ne pas concorder avec Ventes dans le temps, qui compte les ventes à leur date de conclusion : un devis créé en septembre et gagné en octobre apparaît en septembre ici et en octobre là-bas. Les deux chiffres sont corrects.

Construire un rapport

1. Accédez à Rapports, ouvrez le sélecteur de rapport et choisissez Rapport personnalisé (groupe Personnalisés).
2. Choisissez la période avec le sélecteur de dates.
3. Dans Regrouper par, choisissez comment diviser le tableau :
   • Client, Produit ou Commercial (la personne qui a créé le devis).
   • Statut : Envoyé, Consulté, Approuvé, Payé, Facturé, Refusé ou Expiré.
   • Mois, Semaine ou Jour de création.
   • Pays du client, Niveau client ou Devise du devis.
4. Dans Indicateurs, cochez-en jusqu’à six :
   • Devis : combien ont été créés.
   • Proposé : leur montant total.
   • Ventes : combien ont été gagnés (approuvés, payés ou facturés).
   • Vendu : le montant des devis gagnés.
   • Taux de conclusion : ventes divisées par devis envoyés, en pourcentage.
   • Panier moyen : vendu divisé par ventes.
   • Perdus : combien ont été refusés ou ont expiré.
   • Délai de conclusion : nombre moyen de jours entre la création du devis et son approbation.
   • Unités : unités vendues. Uniquement en regroupant par produit.
   • Marge brute : vendu moins coût, uniquement pour les lignes dont le coût a été saisi. Uniquement en regroupant par produit.
5. Chaque modification s’applique immédiatement : le tableau se recharge de lui-même.

À quoi vous attendre :

• Par défaut, le rapport regroupe par Client avec Devis, Ventes, Vendu et Taux de conclusion.
• Les quatre premiers indicateurs que vous cochez apparaissent en haut sous forme de chiffres clés, comparés à la période précédente de même durée.
• Le graphique utilise le premier indicateur monétaire que vous avez choisi (ou le premier indicateur, si aucun n’est monétaire). Regroupé par temps, il trace une barre par période ; regroupé selon un autre critère, les 10 premiers.
• Le tableau est trié selon le premier indicateur, du plus grand au plus petit (ou par date si vous regroupez par temps), et affiche jusqu’à 500 lignes.
• La ligne Total correspond au total réel de la période, et non à la somme des lignes : un taux ou un panier moyen ne s’additionne pas.

Règles des indicateurs :

• Lorsque vous cochez le sixième, les autres sont désactivés et vous lisez « Jusqu’à six indicateurs à la fois. ». Décochez-en un pour en choisir un autre.
• Vous ne pouvez pas vous retrouver sans indicateur : décocher le dernier n’a aucun effet.
• Un indicateur grisé ne s’applique pas à ce regroupement. Survolez-le pour savoir pourquoi : « Uniquement en regroupant par produit » (Unités, Marge brute) ou « Non applicable par produit » (Délai de conclusion).

Accéder au détail

• Dans le graphique ou dans la première colonne, un client ou un produit ouvre sa fiche.
• Regroupé par Mois, une barre ouvre ce mois regroupé par Semaine ; regroupé par Semaine, elle ouvre cette semaine par Jour. Les indicateurs sont conservés.
• Sur un téléphone portable, le premier appui affiche la valeur ; Voir le détail, dans l’étiquette, vous y emmène.

Partager par un lien

La configuration est contenue dans l’adresse de la page : la période, le regroupement et les indicateurs. Copiez l’adresse depuis votre navigateur et envoyez-la : la personne qui l’ouvre verra le même tableau. Elle doit faire partie de votre organisation (avec celle-ci comme organisation active) et disposer du droit Rapports. Le CSV qu’elle exportera correspondra lui aussi exactement à ce tableau.

Enregistrer le rapport

1. Une fois le tableau tel que vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer (l’icône en forme d’épingle).
2. Saisissez un Nom de 1 à 80 caractères, par exemple « Ventes par pays du trimestre ».
3. Dans Envoi par e-mail, laissez Aucun envoi ou choisissez Chaque lundi ou Le 1er de chaque mois. Voir Recevoir un rapport par e-mail.
4. Cliquez sur Enregistrer.

À quoi vous attendre :

• Le rapport apparaît dans le sélecteur, dans le groupe Personnalisés, avec l’étiquette Rapport enregistré, et son nom devient le titre de la page.
• Toute l’organisation le voit : toute personne disposant du droit Rapports peut l’ouvrir.
• Le regroupement et les indicateurs sont enregistrés, pas les dates. À l’ouverture, il utilise la période du sélecteur : le même rapport sert donc pour n’importe quel mois.
• Chaque organisation peut avoir jusqu’à 50 rapports enregistrés.

Modifier un rapport enregistré

1. Ouvrez-le depuis le sélecteur.
2. Modifiez le regroupement ou les indicateurs. Le tableau se met à jour immédiatement, mais le rapport enregistré ne change pas tant que vous ne l’enregistrez pas.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez aussi modifier le nom ou l’envoi par e-mail.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour le remplacer, ou sur Enregistrer comme nouveau pour créer une copie sous un autre nom et laisser l’original inchangé.

Supprimer un rapport enregistré

1. Ouvrez-le depuis le sélecteur.
2. Cliquez sur l’icône de corbeille (Supprimer), à côté de Enregistrer les modifications.
3. Confirmez « Supprimer ce rapport enregistré ? Aucune donnée ne sera supprimée. ». S’il avait un envoi par e-mail, celui-ci cesse d’arriver.

Qui peut faire quoi

Lorsque vous ouvrez un rapport enregistré par une autre personne, vous voyez « Enregistré par une autre personne de l’équipe ».

Enregistrer votre propre copie du rapport d’une autre personne

Si vous ouvrez un rapport enregistré par une autre personne et que vous ne pouvez pas le modifier, le bouton indique Enregistrer (et non Enregistrer les modifications) et n’a pas d’icône de suppression. Lorsque vous cliquez dessus, la boîte de dialogue s’ouvre avec un nom vide : saisissez-en un et cliquez sur Enregistrer. Cord crée un nouveau rapport qui vous appartient avec le regroupement et les indicateurs affichés à l’écran ; l’original ne change pas. Comme la copie vous appartient, vous pouvez aussi en programmer l’envoi par e-mail.

Problèmes courants

Je veux modifier un rapport enregistré par une autre personne. Si vous n’êtes ni la personne qui l’a enregistré ni administrateur, vous ne pouvez pas le remplacer, mais Enregistrer crée votre propre copie avec vos modifications (voir ci-dessus). Si vous voyez « Seule la personne qui a enregistré le rapport ou un administrateur peut le modifier. », quelqu’un a modifié vos droits ou le rapport pendant que la page était ouverte : rechargez-la.

Le message « Vous avez atteint le maximum de 50 rapports enregistrés. » s’affiche. Supprimez ceux que votre équipe n’utilise plus et enregistrez à nouveau.

Le message « Donnez-lui un nom de 1 à 80 caractères. » s’affiche. Le nom est vide ou trop long.

J’ai regroupé par Devise et une devise affiche zéro. Les montants sont toujours exprimés dans la devise de base de votre entreprise. Si aucun taux de change n’est disponible pour une devise, ses montants sont exclus de la somme et la note sous le rapport l’indique. Voir Montants en plusieurs devises et fuseau horaire.

Des lignes comme « Sans client », « Sans commercial » ou « Non renseigné » apparaissent. Il s’agit de devis sans client, sans commercial identifié ou sans pays ni niveau renseigné sur le client.

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