Rapports personnalisés et envoi par e-mail
Choisissez comment regrouper et quoi mesurer, enregistrez le résultat sous un nom pour toute l’équipe et recevez-le par e-mail avec la période qui vient de se terminer.
De quoi s’agit-il
Le Rapport personnalisé est l’explorateur de Rapports : « Choisissez comment regrouper et quoi mesurer. Prend en compte les devis créés sur la période et ce qu’il en est advenu. » Vous décidez de la ligne (Regrouper par) et des colonnes (Indicateurs), et Cord construit le même type de rapport tableau que les autres : des KPI comparés à la période précédente, un graphique, un tableau triable avec totaux et Exporter en CSV.
Lorsqu’une configuration vous est utile, vous l’enregistrez sous un nom : elle reste dans le sélecteur de rapports pour toute l’équipe et, si vous le souhaitez, vous parvient par e-mail chaque lundi ou chaque 1er du mois avec le CSV en pièce jointe.
Prérequis
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Offre | Toutes les offres, y compris Gratuit. |
| Droit | Rapports, pour consulter, créer, enregistrer et recevoir des rapports personnalisés. |
| Modifier ou supprimer un rapport enregistré | La personne qui l’a enregistré, ou un Super administrateur ou un Administrateur de l’organisation. |
| Programmer l’envoi par e-mail | Uniquement la personne qui a enregistré le rapport. Un Super administrateur ou un Administrateur peut le désactiver, pas l’activer. |
L’ouvrir
- Allez dans Rapports (menu latéral › Analyse).
- Ouvrez le sélecteur de rapports et choisissez Rapport personnalisé, dans le groupe Personnalisés.
- La première fois, il démarre regroupé par Client avec Devis, Ventes, Vendu et Taux de conclusion, sur 30 derniers jours.
Au-dessus du tableau se trouve la barre de l’explorateur : Regrouper par, les puces Indicateurs et, à droite, Enregistrer.
La cohorte : quels devis sont pris en compte
L’explorateur mesure une seule cohorte : les devis créés sur la période qui sont sortis du statut brouillon (Envoyé, Consulté, Approuvé, Payé, Facturé, Refusé ou Expiré). Chaque ligne répond à la question : « de ce qui a été proposé sur cette période, qu’est-il advenu ? ».
- Les brouillons ne comptent pas.
- Une vente compte dans la cohorte où le devis a été créé, même si elle a été gagnée après la fin de la période. C’est pourquoi le Vendu de l’explorateur peut ne pas correspondre à celui de Ventes dans le temps, qui compte les ventes par date d’approbation.
- Dates dans votre fuseau horaire et tous les montants dans la devise de votre entreprise, avec la même conversion que le reste des Rapports : d’abord le taux fixé sur le devis, ensuite le taux publié aujourd’hui ; une devise sans taux est exclue de la somme, et la note sur la devise l’indique. Voir Dates, fuseau horaire et devise.
Regrouper par
Chaque option détermine ce que représente une ligne. Il y en a dix :
| Regrouper par | Une ligne correspond à | Détails |
|---|---|---|
| Client | Un client. | Les devis sans client sont rassemblés sous Sans client. La ligne et la barre ouvrent la fiche du client. |
| Produit | Un produit du catalogue ou, pour les lignes libres, sa description. | Mesure par ligne, et non par devis (voir ci-dessous). Un produit du catalogue ouvre sa fiche ; une ligne libre n’a pas de lien. Les lignes que le client n’a pas approuvées lors d’une approbation partielle ne comptent pas. |
| Commercial | La personne qui a créé ou dupliqué le devis. | Sans créateur (devis antérieurs à l’attribution ou créés via l’API) : Sans commercial. |
| Statut | Le statut actuel du devis : Envoyé, Consulté, Approuvé, Payé, Facturé, Refusé ou Expiré. | Utile pour voir où en est arrivée la cohorte. |
| Mois | Un mois de création. | Par ordre chronologique. Chaque barre ouvre ce mois regroupé par Semaine. |
| Semaine | Une semaine de création, du lundi au dimanche. | Chaque barre ouvre cette semaine regroupée par Jour. |
| Jour | Un jour de création. | Par ordre chronologique. |
| Pays | Le pays du client, nommé dans la langue de votre compte. | Clients sans pays : Non renseigné. |
| Niveau client | Le niveau attribué au client. | Clients sans niveau : Non renseigné. |
| Devise | La devise de vente du devis (MXN, USD, EUR…). | Les montants de chaque ligne restent exprimés dans la devise de votre entreprise : la ligne indique combien vous avez vendu dans cette devise, après conversion. |
Pour Client, Produit, Commercial, Statut, Pays, Niveau client et Devise, les lignes sont triées selon le premier indicateur, du plus élevé au plus bas, les lignes vides en dernier. Pour Mois, Semaine et Jour, par ordre chronologique ; seules apparaissent les périodes comptant au moins un devis. Le tableau affiche jusqu’à 500 lignes.
Indicateurs
Cochez les puces des indicateurs que vous voulez voir. Les définitions exactes :
| Indicateur | Regroupement par devis | Regroupement par Produit |
|---|---|---|
| Devis | Nombre de devis de la cohorte. | Nombre de devis qui incluent le produit. |
| Proposé | Somme du total de ces devis (taxes comprises et retenues à la source déduites). | Somme des lignes du produit : prix négocié (ou prix catalogue) multiplié par la quantité, hors taxes. |
| Ventes | Combien ont été gagnés : Approuvé, Payé ou Facturé. | Combien de devis gagnés incluent le produit. |
| Vendu | Total des devis gagnés. | Somme des lignes du produit dans les devis gagnés. |
| Taux de conclusion | Ventes divisées par Devis, en pourcentage entier. | Idem, en comptant les devis qui incluent le produit. |
| Panier moyen | Vendu divisé par Ventes. | Vendu du produit divisé par les devis gagnés qui l’incluent. |
| Perdus | Combien ont fini Refusés ou Expirés. | Combien de devis contenant le produit ont fini Refusés ou Expirés. |
| Délai de conclusion | Nombre moyen de jours entre la création et l’approbation des devis gagnés, avec une décimale. | Non applicable. |
| Unités | Non applicable. | Unités du produit dans les devis gagnés. |
| Marge brute | Non applicable. | Vendu moins le coût, uniquement sur les lignes dont le coût a été saisi lors du devis. |
Quels indicateurs ne s’appliquent pas à quel regroupement, et pourquoi
- Unités et Marge brute existent par ligne : un devis comprenant cinq produits n’a pas d’« unités » ni de coût unique. On ne peut les cocher qu’en regroupant par Produit ; dans tout autre regroupement, elles apparaissent désactivées avec l’indication « Uniquement en regroupant par produit ».
- Délai de conclusion existe par devis : le temps écoulé entre sa création et sa conclusion ne se répartit pas entre ses lignes. En regroupant par Produit, il apparaît désactivé avec l’indication « Non applicable par produit ».
- Si vous changez de regroupement et qu’un indicateur coché ne s’applique plus, il est retiré automatiquement. S’il n’en reste aucun, l’ensemble initial (Devis, Ventes, Vendu et Taux de conclusion) revient, sans ceux qui ne s’appliquent pas.
- Marge brute n’additionne que les lignes avec un coût : un coût à zéro est traité comme « je ne sais pas », et non comme « c’était gratuit ». Si aucune ligne de la rangée n’a de coût, la cellule affiche —.
Six indicateurs au maximum
Vous pouvez cocher jusqu’à six indicateurs à la fois. Une fois six atteints, les autres puces se désactivent et le message « Jusqu’à six indicateurs à la fois. » apparaît ; décochez-en un pour en choisir un autre. Il en reste toujours au moins un : décocher le dernier n’a aucun effet.
Comment les indicateurs choisis sont utilisés
- KPI : les quatre premiers indicateurs cochés, dans l’ordre des puces, avec leur comparaison par rapport à la période précédente (en pourcentage ; le taux de conclusion en points).
- Graphique : le premier indicateur monétaire que vous avez coché (à défaut, le premier indicateur). Par Mois, Semaine ou Jour, des barres verticales avec toutes les périodes ; dans les autres regroupements, les 10 premières lignes en barres horizontales.
- Ligne Total : les valeurs de la période complète, et non la somme des lignes : un taux ou un panier moyen ne s’additionnent pas. C’est pourquoi le Total de Devis en regroupant par Produit peut être inférieur à la somme des lignes (un devis contenant deux produits compte une seule fois).
Appliquer les modifications et partager par un lien
Chaque modification de Regrouper par ou des indicateurs s’applique d’elle-même et recharge le tableau. (Si votre navigateur n’exécute pas JavaScript, le bouton Appliquer apparaît.)
La configuration se trouve dans l’adresse de la page : le rapport, la période, le
regroupement et les indicateurs. Copiez le lien : toute personne qui l’ouvre avec le droit
Rapports voit exactement le même rapport, avec ses propres droits. Exporter en CSV
télécharge exactement ce que vous voyez, sous le nom cord-explorar-{debut}_{fin}.csv ;
le format du fichier est décrit dans
Exporter en CSV.
Exploration détaillée : du mois à la semaine puis au jour
En regroupant par Mois, chaque barre du graphique ouvre ce mois regroupé par Semaine ; en regroupant par Semaine, chaque barre ouvre cette semaine regroupée par Jour. Vous conservez les mêmes indicateurs. La période est limitée à votre période sélectionnée. En regroupant par Client ou Produit, la barre ouvre la fiche.
Sur ordinateur, le clic (ou Entrée) navigue directement. Sur mobile, le premier appui affiche la valeur et l’info-bulle propose Voir le détail →.
Enregistrer un rapport
- Configurez le regroupement et les indicateurs.
- Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Enregistrer le rapport s’ouvre.
- Saisissez un Nom de 1 à 80 caractères (par exemple, « Ventes par pays du trimestre »). Les espaces répétés sont réduits à un seul.
- Choisissez l’Envoi par e-mail : Aucun envoi, Chaque lundi ou Le 1er de chaque mois. En dessous, il est indiqué : « Vous le recevez avec la période écoulée et le CSV en pièce jointe. »
- Cliquez sur Enregistrer. La page se recharge avec le rapport enregistré ouvert.
Ce qui est enregistré et ce qui ne l’est pas :
- Est enregistré : le nom, le regroupement, les indicateurs et la fréquence d’envoi.
- La période n’est pas enregistrée. À l’ouverture d’un rapport enregistré, la période est celle du lien, ou la dernière que vous avez utilisée dans le Rapport personnalisé dans ce navigateur, ou 30 derniers jours. Ainsi, le même rapport sert pour ce mois-ci et pour le suivant.
Où il apparaît
Les rapports enregistrés apparaissent dans le sélecteur de rapports, sous Personnalisés, par ordre alphabétique, avec l’étiquette Rapport enregistré. Lorsque vous en ouvrez un, son nom devient le titre de la page et du sélecteur.
Ils sont partagés avec toute l’organisation : toute personne disposant du droit Rapports les voit et les ouvre. Si une autre personne l’a enregistré, la mention « Enregistré par une autre personne de l’équipe » apparaît sous la barre.
Plafond
Chaque organisation peut avoir jusqu’à 50 rapports enregistrés. Une fois le plafond atteint, Cord indique « Vous avez atteint le maximum de 50 rapports enregistrés. Supprimez-en un pour en enregistrer un autre. » Ce n’est pas une limite liée à l’offre : elle est identique pour toutes.
Modifier, dupliquer et supprimer
Lorsqu’un rapport enregistré est ouvert, ce que vous pouvez faire dépend de qui vous êtes :
| Action | La personne qui l’a enregistré | Super administrateur ou Administrateur | Tout autre membre disposant de Rapports |
|---|---|---|---|
| Le consulter, changer la période, exporter en CSV | Oui | Oui | Oui |
| Enregistrer les modifications (nom, regroupement, indicateurs) | Oui | Oui | Non |
| Enregistrer comme nouveau (une copie sous un autre nom) | Oui | Oui | — |
| Enregistrer (crée un nouveau rapport qui vous appartient) | — | — | Oui |
| Supprimer | Oui | Oui | Non |
| Programmer ou modifier l’Envoi par e-mail | Oui | Uniquement le désactiver | Non (oui sur sa propre copie) |
- Enregistrer les modifications : changez le regroupement ou les indicateurs, cliquez sur Enregistrer les modifications et confirmez dans la boîte de dialogue. Celle-ci propose Enregistrer comme nouveau pour créer une copie sans toucher à l’original. La copie vous appartient et reprend l’Envoi par e-mail choisi dans la boîte de dialogue ; si elle comporte un envoi, c’est vous qui le recevez.
- Supprimer : le bouton avec l’icône de corbeille, à côté de Enregistrer les modifications. Il demande « Supprimer ce rapport enregistré ? Aucune donnée ne sera supprimée. » Le supprimer désactive aussi son envoi par e-mail.
- Si vous ne pouvez pas le modifier, vous voyez le bouton Enregistrer (sans l’icône de corbeille). Lorsque vous cliquez dessus, Enregistrer le rapport s’ouvre avec un nom vide et crée un nouveau rapport qui vous appartient avec le regroupement et les indicateurs affichés à l’écran ; l’original n’est pas modifié. Cette copie est la vôtre : vous pouvez la modifier, la supprimer et en programmer l’envoi par e-mail.
Le recevoir par e-mail
Le programmer
Lors de l’enregistrement (ou avec Enregistrer les modifications sur un rapport que vous avez enregistré), choisissez dans Envoi par e-mail :
| Option | Quand il arrive | Période couverte |
|---|---|---|
| Chaque lundi | Le lundi, dans le fuseau horaire de votre entreprise. | La semaine précédente complète, du lundi au dimanche. |
| Le 1er de chaque mois | Le 1er, dans le fuseau horaire de votre entreprise. | Le mois précédent complet. |
| Aucun envoi | Il n’arrive pas. | — |
- Vous êtes le seul destinataire, à l’adresse e-mail de votre utilisateur Cord. Il n’est pas possible d’ajouter des destinataires : si quelqu’un d’autre dans l’équipe le souhaite, cette personne enregistre sa propre copie et la programme.
- Le premier e-mail arrive à la période suivante. Si vous programmez un envoi hebdomadaire un mercredi, le premier arrive le lundi suivant avec la semaine qui vient de se terminer ; un envoi mensuel programmé le 8 octobre arrive le 1er novembre avec le mois d’octobre complet. Passer d’un envoi hebdomadaire à mensuel (ou l’inverse) réinitialise ce calendrier.
- Personne ne le programme à votre place. Un e-mail qui vous serait destiné ne peut
être activé que par vous. Ce que voit une autre personne en ouvrant votre rapport
enregistré :
- Un Super administrateur ou un Administrateur, si le rapport a un envoi : dans Envoi par e-mail, uniquement les options Aucun envoi et la fréquence actuelle, avec la note « En tant qu’administrateur, vous pouvez désactiver cet envoi ; seule la personne qui a enregistré le rapport peut le programmer. »
- Un administrateur, si le rapport n’a pas d’envoi : « L’envoi par e-mail est programmé par la personne qui a enregistré le rapport. »
- Tout autre membre : le bouton Enregistrer crée sa propre copie, qu’il peut, elle, programmer.
Contenu de l’e-mail
- Objet : « {nom} · {période} », par exemple « Ventes par pays · 1 sept. 2026 – 30 sept. 2026 ».
- En-tête : le nom de votre entreprise, le nom du rapport et les dates de la période.
- KPI : les quatre premiers indicateurs du rapport avec leur valeur sur la période et, en dessous, « vs {valeur} sur la période précédente ». Dans l’e-mail, la période précédente est la période calendaire précédente complète : la semaine précédente du lundi au dimanche, ou le mois précédent entier (septembre comparé à l’ensemble du mois d’août, même si août compte 31 jours). Dans l’écran Rapports, en revanche, la comparaison se fait toujours avec le même nombre de jours immédiatement antérieurs.
- « Le détail complet figure dans le CSV joint, prêt à ouvrir dans Excel ou Google Sheets. »
- Ouvrir dans Cord : ouvre ce rapport enregistré avec exactement cette période. Une connexion et le droit Rapports sont nécessaires.
- Pièce jointe :
cord-informe-{début}_{fin}.csv, au même format qu’Exporter en CSV. - Pied de page : « Vous recevez cet e-mail parce que vous avez programmé l’envoi de ce rapport. Modifiez-le ou désactivez-le depuis Rapports dans Cord. »
L’e-mail utilise la langue de votre compte et les montants dans la devise de votre entreprise, sans décimales.
Le modifier ou le désactiver
Ouvrez le rapport enregistré, cliquez sur Enregistrer les modifications et choisissez une autre fréquence ou Aucun envoi. L’e-mail cesse également d’arriver si le rapport est supprimé. Un Super administrateur ou un Administrateur peut désactiver l’envoi du rapport d’une autre personne (en choisissant Aucun envoi puis Enregistrer les modifications) ou le supprimer.
Quand il cesse d’arriver sans que vous l’ayez désactivé
- Vous quittez l’équipe ou votre utilisateur est désactivé dans cette organisation.
- Vous perdez le droit Rapports.
Dans les deux cas, le rapport n’est pas envoyé et son calendrier n’avance pas : si vous retrouvez l’accès, l’envoi suivant couvre la dernière période clôturée. Entre-temps, personne d’autre ne reçoit vos chiffres.
Si l’envoi échoue
Si l’e-mail n’a pas pu être envoyé, la période n’est pas marquée comme envoyée et une nouvelle tentative a lieu lors de l’exécution suivante, le lendemain. Une exécution qui n’a pas lieu ne fait pas non plus sauter la semaine : la suivante l’envoie. Vous ne recevez jamais deux e-mails pour la même période.
Problèmes courants
Un indicateur est désactivé. Il ne s’applique pas à ce regroupement : Unités et Marge brute uniquement par Produit ; Délai de conclusion pas par Produit. Ou vous en avez déjà coché six.
Le Vendu ne correspond pas à Ventes dans le temps. L’explorateur compte la cohorte des devis créés sur la période ; Ventes dans le temps compte les ventes par date d’approbation.
Le total de Devis est inférieur à la somme des lignes. En regroupant par Produit, un devis contenant plusieurs produits apparaît sur plusieurs lignes mais ne compte qu’une fois dans le total.
J’ai ouvert un rapport enregistré et la période n’est pas celle qu’il avait. Les rapports enregistrés n’enregistrent pas la période : ils utilisent celle du lien ou la dernière que vous avez utilisée dans ce navigateur.
Je n’ai pas reçu l’e-mail du lundi. Vérifiez que c’est bien vous qui avez enregistré le rapport, que son envoi indique Chaque lundi, que vous êtes toujours actif avec le droit Rapports et que vous ne l’avez pas programmé cette même semaine (le premier arrive à la période suivante). Vérifiez aussi vos courriers indésirables.
Je ne peux pas programmer l’envoi. Seule la personne qui a enregistré le rapport peut le programmer. Ouvrez le rapport, cliquez sur Enregistrer pour créer votre propre copie et programmez celle-ci.
« Vous avez atteint le maximum de 50 rapports enregistrés. » Supprimez-en un qui ne sert plus ; le plafond est commun à toute l’organisation.