Comment facturer en Allemagne avec Cord
En Allemagne, Cord émet une facture commerciale (Rechnung) en allemand, avec une numérotation séquentielle, la USt. de chaque ligne et les mentions exigées par la loi. Chaque facture peut en plus être téléchargée au format XRechnung, Factur-X (ZUGFeRD) et Peppol BIS, les formats de facture électronique que votre client peut traiter automatiquement. Cord ne transmet pas les factures par le réseau Peppol et ne dépose pas vos déclarations de USt.
En bref :
- Document : Rechnung et avoir commercial, dans toutes les offres (10 par mois avec l’offre Gratuite, illimités dès l’offre Starter).
- Facture électronique : XRechnung (UBL et CII), Factur-X et Peppol BIS se téléchargent depuis le détail de la facture. Par défaut, l’e-mail de chaque facture contient le PDF et le XML XRechnung.
- Taxes : USt. 19 %, USt. 7 % et Steuerfrei. Si vous relevez du régime des petites entreprises (Kleinunternehmer, § 19 UStG), activez-le et vos factures sans taxe porteront la mention légale.
- Date de la prestation (Leistungsdatum) : saisissez-la dans l’éditeur ; si elle reste vide, le PDF indique qu’elle correspond à la date de la facture.
- Ce dont vous avez besoin : une Steuernummer ou une USt-IdNr. et, pour XRechnung, un contact avec nom, téléphone et e-mail.
- Encaisser : carte, virement SEPA avec référence vers un IBAN allemand propre à chaque client et prélèvement SEPA en EUR, et paiement automatique depuis le portail client (le virement, le prélèvement et le paiement automatique sont nouveaux et en cours d’activation : ils ne sont peut-être pas encore disponibles sur votre compte).
Quel document Cord émet
| Situation | Document |
|---|---|
| Toutes les offres | Rechnung avec le préfixe INV (ou celui que vous configurez), en allemand. |
| Correction ou retour | Avoir commercial avec le préfixe NCC. |
| Téléchargement électronique | XRechnung 3.0 (UBL et CII), Factur-X EN 16931 (PDF/A-3 avec le XML intégré, également ZUGFeRD) et Peppol BIS 3.0. |
Ce dont vous avez besoin
- La Steuernummer ou l’USt-IdNr. de votre entreprise. Cord valide l’identifiant.
- Pour XRechnung : un contact de facturation avec nom, téléphone et e-mail, la ville et le code postal du client, et l’IBAN de votre compte de versement.
- Pour un client du secteur public : son Leitweg-ID comme référence de l’acheteur.
- Pour Peppol : votre identifiant de participant (adresse électronique) et celui de votre client, ainsi que la référence de l’acheteur ou le bon de commande.
Configurer votre compte
- Dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal › Identité de facturation, saisissez la Raison sociale ou dénomination légale, la Steuernummer / USt-IdNr., l’adresse, le Code postal et votre Préfixe de facture.
- Si vous appliquez la franchise, activez Régime des petites entreprises (Kleinunternehmer, § 19 UStG). La mention n’est imprimée que sur les factures qui ne facturent pas de taxe.
- Dans Facture électronique européenne, renseignez Contact de facturation, Téléphone de contact, l’Adresse électronique avec son schéma et son Identifiant, le Numéro d’immatriculation au registre du commerce et le BIC / SWIFT. L’IBAN est celui du Virement bancaire manuel, dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement.
- Dans Joindre à l’e-mail de chaque facture, laissez l’option automatique (PDF + XRechnung) ou choisissez PDF seul, PDF Factur-X (à la place du PDF) ou PDF + XML XRechnung.
- Dans la fiche de chaque client professionnel, saisissez son adresse électronique et, s’il relève du secteur public, sa Référence de l’acheteur (Leitweg-ID). Cord vérifie le chiffre de contrôle du Leitweg-ID.
Émettre une facture
Dans Factures › Nouvelle facture (ou Émettre la facture depuis un devis approuvé), ajoutez des lignes avec leur taux et, dans le récapitulatif, la Date de la prestation : une date, ou le début et la fin d’une période. Si le client le demande, renseignez Référence de l’acheteur et Bon de commande. Cliquez sur Émettre et envoyer.
Une vente à une entreprise d’un autre pays de l’UE avec une USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) des deux côtés relève de l’autoliquidation, avec sa mention ; une vente à un client hors de l’UE, sans USt. allemande. Choisissez avec votre conseiller le taux à 0 % qui convient.
Comment suivre le statut
Il n’y a pas d’enregistrement auprès de l’autorité. Le détail de la facture affiche le statut commercial et, dans Facture électronique, les formats disponibles au téléchargement et, s’il manque quelque chose, la donnée manquante et l’endroit où la corriger. Une facture émise conserve les données avec lesquelles elle a été émise : ce que vous corrigez dans les Paramètres ou sur le client s’applique aux factures suivantes.
Encaisser
- Carte depuis le lien de la facture, avec Cord Payments.
- Virement SEPA avec référence en EUR, si vous activez Virement SEPA automatique dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement : votre client vire les fonds vers un IBAN allemand qui lui est propre, le même pour toutes ses factures, avec la référence de chaque paiement dans le libellé, et Cord enregistre le paiement tout seul. Il doit saisir le nom du titulaire exactement tel qu’il apparaît : s’il ne correspond pas, sa banque peut retenir le virement. Sans référence, l’argent est imputé au paiement ouvert de ce client dont le montant est identique ; ce qui ne correspond à aucun paiement reste en sa faveur et, si personne ne l’impute, le prestataire de paiement tente de le lui restituer au bout de 75 jours. Ce moyen est proposé sur le lien de la facture et sur la page de paiement du devis, lorsque le document est associé à un client. Voir Virement avec référence dans la documentation.
- Prélèvement SEPA en EUR, si vous l’activez dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement : votre client autorise le prélèvement sur son compte depuis le lien de la facture ou depuis son portail. La confirmation prend jusqu’à 6 jours ouvrés et le titulaire peut demander le remboursement pendant 8 semaines. Voir Prélèvement bancaire.
- Portail client pour payer plusieurs factures à la fois et paiement automatique à la date d’échéance. Voir Portail client et Paiement automatique.
- Cord ne prélève aucuns frais propres par transaction en dehors des pesos mexicains.
Le virement avec référence, le prélèvement SEPA et le paiement automatique sont nouveaux et ne sont peut-être pas encore activés sur votre compte. Si vous ne les voyez pas, écrivez-nous.
Annuler ou corriger
- Annuler : Plus d’actions › Annuler la facture, uniquement si la facture n’a aucun paiement.
- Avoir (Gutschrift / Rechnungskorrektur) : Plus d’actions › Avoir, qui crédite le total. Son XRechnung est émis comme avoir (381).
- Un remboursement est une action distincte : le paiement en ligne d’une facture se rembourse depuis son détail, avec Rembourser à côté du paiement, et celui qui a été reçu via le devis, depuis Paiements. Voir Émettre des remboursements.
Problèmes fréquents
- L’e-mail est parti uniquement avec le PDF. Il manquait à la facture une donnée du format. Le détail vous indique laquelle ; les factures suivantes partent complètes une fois la donnée corrigée.
- « Le Leitweg-ID n’est pas valide ». Son chiffre de contrôle est incorrect. Vérifiez celui que vous a communiqué votre client public.
- Peppol n’est pas disponible. Il manque votre adresse électronique, celle de votre client ou la référence de l’acheteur.
- La facture comporte une retenue à la source. Aucun format EN 16931 ne permet de la déclarer : cette facture n’a pas de version électronique.
Ce qui n’est pas encore couvert
- L’envoi par le réseau Peppol ou vers les portails de l’administration : Cord génère les fichiers et les joint à l’e-mail.
- Le dépôt de vos déclarations de USt.
- Order-X et le profil EXTENDED de Factur-X.