Comment facturer aux États-Unis avec Cord
Aux États-Unis, Cord émet une facture commerciale (invoice) avec une numérotation séquentielle, la sales tax de chaque ligne et les informations des deux parties. Les États-Unis n’ont pas d’autorité qui autorise les factures : Cord ne transmet la facture à personne et ne dépose pas vos déclarations de sales tax.
En bref :
- Document : facture commerciale et avoir commercial. Dans toutes les offres ; l’offre Gratuite en inclut 10 par mois et, dès l’offre Starter, ils sont illimités.
- Ce dont vous avez besoin : votre EIN (ou Tax ID) et votre adresse dans Paramètres › Facturation › Profil fiscal, ainsi qu’un permis de sales tax dans chaque État où vous la collectez.
- Sales tax : lorsque vous choisissez votre État, Cord préremplit le taux de l’État et une option exonérée. Dès l’offre Starter, vous pouvez la calculer selon l’adresse du client (État, comté, ville et districts), avec un quota mensuel par offre.
- Encaisser : carte avec Cord Payments, virement ACH ou wire national avec référence, et prélèvement bancaire (ACH) en USD ; paiement automatique depuis le portail client (le virement avec référence, le prélèvement ACH et le paiement automatique sont nouveaux et en cours d’activation : ils ne sont peut-être pas encore disponibles sur votre compte). Cord ne prélève aucuns frais propres par transaction en dehors des pesos mexicains.
- Annuler ou corriger : Plus d’actions › Annuler la facture si elle n’a aucun paiement ; si elle en a, Avoir.
- Pas encore couvert : déclaration de sales tax auprès des États, rapports des ventes enregistrées dans Cord et classification fiscale par produit.
Quel document Cord émet
| Situation | Document |
|---|---|
| Toutes les offres | Facture commerciale avec le préfixe INV (ou celui que vous configurez). |
| Correction ou retour | Avoir commercial avec le préfixe NCC. |
La facture imprime la sales tax de chaque ligne. Si vous utilisez le calcul selon l’adresse, elle imprime une ligne par juridiction (« California 6% », « Los Angeles County 0.25% ») et, le cas échéant, la mention du 0 % : « Aucune obligation de collecter la sales tax (Texas) » ou la référence au certificat d’exonération du client.
Ce dont vous avez besoin
- L’EIN ou le Tax ID de votre entreprise. L’IRS l’attribue gratuitement.
- Un permis de sales tax (sales tax permit) dans chaque État où vous êtes tenu de la collecter. Vous le demandez auprès de chaque État, et chaque État décide s’il le facture. Cord n’effectue pas les demandes de permis et ne détermine pas où vous avez un nexus : vérifiez-le auprès de votre conseiller.
- Pour le calcul selon l’adresse : l’offre Starter ou supérieure et votre compte Cord Payments actif.
Configurer votre compte
- Ouvrez Paramètres › Facturation › Profil fiscal et renseignez Identité de facturation : Raison sociale ou dénomination légale, EIN / Tax ID, Adresse fiscale, Ville, État, province ou région (vous choisissez votre État dans la liste), Code postal et, si vous le souhaitez, votre Préfixe de facture. Enregistrez.
- Lorsque vous choisissez votre État, Cord préremplit dans Paramètres › Devis › Taxes le taux de l’État (« Sales tax CA 7.25% », par exemple) et l’option Exempt / Resale. Un État sans sales tax d’État, comme l’Oregon, ne reçoit que l’option exonérée.
- Le taux de l’État est le taux minimum de l’État. Si vous vendez dans une ville qui applique une taxe locale, créez votre propre taux avec + Nouvelle taxe ou activez le calcul selon l’adresse.
- Pour le calcul selon l’adresse, dans Paramètres › Devis › Taxes › Sales tax selon l’adresse, activez Calculer la sales tax selon l’adresse du client, saisissez l’Adresse de votre entreprise, choisissez Ce que vous vendez, cochez les États où vous collectez la sales tax et cliquez sur Enregistrer. Voir Sales tax automatique aux États-Unis.
- Si un client est exonéré, indiquez-le dans sa fiche, dans Exonération de sales tax, avec son numéro de certificat, l’État et la date d’expiration.
Émettre une facture
Depuis un devis approuvé, cliquez sur Émettre la facture, ou dans Factures, cliquez sur Nouvelle facture, choisissez le client, ajoutez des lignes et cliquez sur Émettre et envoyer. L’e-mail contient le PDF et le lien de paiement. Le numéro est attribué à l’émission : un brouillon ne consomme ni numéro ni quota.
Avec le calcul selon l’adresse, le client doit avoir au moins un État et un code ZIP à 5 chiffres ; la rue et la ville améliorent la précision. S’il manque une donnée ou si le calcul n’est pas disponible, la facture n’est pas enregistrée et l’éditeur vous indique ce qui manque. Cord n’utilise jamais de taux estimé.
Encaisser
- Carte depuis le lien de la facture, avec Cord Payments.
- Virement avec référence en USD, si vous activez Virements ACH et wire automatiques dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement : votre client effectue un virement ACH ou un wire national vers un numéro de compte et un numéro de routage (ABA) qui lui sont propres, avec la référence du paiement dans le libellé, et Cord enregistre le paiement tout seul. Les wires internationaux ne sont pas acceptés. Ce moyen est proposé sur le lien de la facture et sur la page de paiement du devis, lorsque le document est associé à un client. Voir Virement avec référence dans la documentation.
- Prélèvement bancaire (ACH) en USD, si vous l’activez dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement. La confirmation prend jusqu’à 4 jours ouvrés et seuls les remboursements totaux sont possibles. Voir Prélèvement bancaire.
- Portail client pour payer plusieurs factures à la fois et paiement automatique à la date d’échéance. Voir Portail client et Paiement automatique.
Comment suivre le statut
Il n’y a pas d’enregistrement auprès d’une autorité. Le détail de la facture affiche son statut commercial (ouverte, payée, échue, annulée ou irrécouvrable), le solde, les paiements et l’activité. Avec le calcul selon l’adresse, chaque facture émise est enregistrée comme vente dans les États où vous collectez la taxe, pour que vous disposiez de la donnée au moment de déclarer.
Annuler ou corriger
- Annuler : Plus d’actions › Annuler la facture, uniquement si la facture n’a aucun paiement. Avec le calcul selon l’adresse, l’annulation contrepasse la vente enregistrée.
- Avoir : Plus d’actions › Avoir crédite le total de la facture. L’avoir reprend la ventilation de la sales tax pour l’imprimer.
- Remboursement : restituer de l’argent est une action distincte : le paiement en ligne d’une facture se rembourse depuis son détail, avec Rembourser à côté du paiement (un prélèvement ACH, uniquement en totalité), et celui qui a été reçu via le devis, depuis Paiements. Voir Émettre des remboursements.
Problèmes fréquents
- Le taux est inférieur à celui de ma ville. Le taux prérempli est uniquement celui de l’État. Utilisez le calcul selon l’adresse ou créez le taux combiné de votre localité.
- « Pour calculer la sales tax, l’adresse du client doit indiquer son État et un code ZIP américain à 5 chiffres ». Renseignez-les dans la fiche du client. Si le message mentionne votre adresse, vos États ou le compte d’encaissement, terminez votre configuration dans Paramètres › Devis › Taxes ou Paramètres › Paiements › Compte.
- Une vente vers un autre État sort à 0 %. C’est correct si vous n’avez pas coché cet État : vous n’y êtes pas inscrit et la facture l’indique. Si vous y collectez la taxe, cochez-le dans la configuration.
- J’ai atteint le nombre de factures avec sales tax automatique de mon offre. Jusqu’au mois suivant, passez à une offre supérieure ou saisissez le taux à la main.
Ce qui n’est pas encore couvert
- Le dépôt de vos déclarations de sales tax auprès des États.
- La consultation dans Cord des rapports de ventes enregistrées pour la déclaration.
- Une classification fiscale par produit : aujourd’hui, il y en a une par entreprise (services, biens physiques, SaaS ou services numériques).
- La contrepassation partielle de la vente enregistrée lorsque vous émettez un avoir pour une partie de la facture.