Como faturar nos Estados Unidos com o Cord
Nos Estados Unidos o Cord emite uma fatura comercial (invoice) com numeração sequencial, o sales tax de cada item e os dados das duas partes. Os Estados Unidos não têm uma autoridade que autorize faturas: o Cord não apresenta a fatura a ninguém e não apresenta as suas declarações de sales tax.
Em resumo:
- Documento: fatura comercial e nota de crédito comercial. Em todos os planos; o Grátis inclui 10 por mês e a partir do Starter são ilimitadas.
- O que você precisa: o seu EIN (ou Tax ID) e o seu endereço em Configurações › Faturamento › Perfil fiscal, e uma licença de sales tax em cada estado onde você recolhe.
- Sales tax: ao escolher o seu estado, o Cord cadastra a alíquota estadual e uma opção isenta. A partir do Starter, você pode calculá-lo pelo endereço do cliente (estado, condado, cidade e distritos), com uma cota mensal por plano.
- Receber: cartão com o Cord Payments, transferência ACH ou wire nacional com referência e débito em conta bancária (ACH) em USD; cobrança automática pelo portal do cliente (a transferência com referência, o débito ACH e a cobrança automática são novos e estão sendo habilitados: podem ainda não estar disponíveis na sua conta). O Cord não cobra taxa própria por transação fora do peso mexicano.
- Cancelar ou corrigir: Mais ações › Cancelar fatura se ela não tiver pagamentos; se já tiver, Nota de crédito.
- Ainda não cobre: declaração de sales tax perante os estados, relatórios de vendas registradas dentro do Cord e classificação de imposto por produto.
Qual documento o Cord emite
| Situação | Documento |
|---|---|
| Qualquer plano | Fatura comercial com prefixo INV (ou o que você configurar). |
| Correção ou devolução | Nota de crédito comercial com prefixo NCC. |
A fatura imprime o sales tax de cada item. Se você usa o cálculo por endereço, ela imprime uma linha por jurisdição (“California 6%”, “Los Angeles County 0.25%”) e, quando corresponde, a nota do 0%: “Sem obrigação de recolher sales tax no Texas” ou a referência ao certificado de isenção do cliente.
O que você precisa
- EIN ou Tax ID da sua empresa. O IRS o atribui sem custo.
- Licença de sales tax (sales tax permit) em cada estado onde você tem a obrigação de recolher. Você a solicita a cada estado, e cada estado decide se cobra por ela. O Cord não solicita licenças nem decide onde você tem nexus: confirme com o seu assessor.
- Para o cálculo por endereço: plano Starter ou superior e a sua conta do Cord Payments ativa.
Configure a sua conta
- Abra Configurações › Faturamento › Perfil fiscal e preencha Identidade de faturamento: Razão social ou nome legal, EIN / Tax ID, Endereço fiscal, Cidade, Estado, província ou região (você escolhe o seu estado na lista), Código postal e, se quiser, o seu Prefixo da fatura. Salve.
- Ao escolher o seu estado, o Cord cadastra em Configurações › Orçamentos › Impostos a alíquota estadual (“Sales tax CA 7.25%”, por exemplo) e a opção Exempt / Resale. Um estado sem sales tax estadual, como o Oregon, recebe somente a opção isenta.
- A alíquota estadual é a mínima do estado. Se você vende em uma cidade com imposto local, crie a sua própria alíquota com + Novo imposto ou ative o cálculo por endereço.
- Para o cálculo por endereço, em Configurações › Orçamentos › Impostos › Sales tax por endereço, ative Calcular o sales tax pelo endereço do cliente, informe o Endereço da sua empresa, escolha O que você vende, marque os Estados onde você recolhe sales tax e clique em Salvar. Veja Sales tax automático dos EUA.
- Se um cliente é isento, marque isso no cadastro dele, em Isenção de sales tax, com o número do certificado, o estado e a data de vencimento.
Emitir uma fatura
A partir de um orçamento aprovado, clique em Emitir fatura, ou em Faturas clique em Nova fatura, escolha o cliente, adicione itens e clique em Emitir e enviar. O e-mail leva o PDF e o link de pagamento. O número é atribuído na emissão: um rascunho não consome número nem cota.
Com o cálculo por endereço, o cliente precisa ter pelo menos o estado e o código ZIP de 5 dígitos; rua e cidade melhoram a precisão. Se faltar um dado ou o cálculo não estiver disponível, a fatura não é salva e o editor informa o que falta. O Cord nunca usa uma alíquota estimada.
Receber
- Cartão pelo link da fatura, com o Cord Payments.
- Transferência com referência em USD, se você ativar ACH e wire automáticos em Configurações › Pagamentos › Métodos de pagamento: o seu cliente transfere por ACH ou wire nacional para um número de conta e um número de roteamento (ABA) próprios dele, com a referência do pagamento na descrição, e o Cord registra o pagamento sozinho. Wires internacionais não são aceitos. É oferecida no link da fatura e na página de pagamento do orçamento, quando o documento tem um cliente vinculado. Veja Transferência com referência na documentação.
- Débito em conta bancária (ACH) em USD, se você o ativar em Configurações › Pagamentos › Métodos de pagamento. A confirmação leva até 4 dias úteis e ele só aceita reembolsos totais. Veja Débito automático.
- Portal do cliente para pagar várias faturas de uma vez e cobrança automática na data de vencimento. Veja Portal do cliente e Cobrança automática.
Como você vê o status
Não há registro perante uma autoridade. O detalhe da fatura mostra o status comercial (em aberto, paga, vencida, cancelada ou incobrável), o saldo, os pagamentos e a atividade. Com o cálculo por endereço, cada fatura emitida é registrada como venda nos estados onde você recolhe, para que você tenha o dado ao declarar.
Cancelar ou corrigir
- Cancelar: Mais ações › Cancelar fatura, somente se a fatura não tiver pagamentos. Com o cálculo por endereço, cancelar reverte a venda registrada.
- Nota de crédito: Mais ações › Nota de crédito credita o total da fatura. A nota copia o detalhamento de sales tax para imprimi-lo.
- Reembolso: devolver dinheiro é outra ação: o pagamento online de uma fatura é reembolsado no detalhe dela, com Reembolsar ao lado do pagamento (um débito ACH, somente integral), e o que entrou pelo orçamento, em Pagamentos. Veja Emitir reembolsos.
Problemas comuns
- A alíquota é mais baixa que a da minha cidade. A alíquota cadastrada é só a estadual. Use o cálculo por endereço ou crie a alíquota combinada da sua localidade.
- “O endereço do cliente precisa do estado e de um ZIP dos EUA de 5 dígitos”. Preencha esses dados no cadastro do cliente. Se a mensagem fala do seu endereço, dos seus estados ou da conta de recebimentos, complete a sua configuração em Configurações › Orçamentos › Impostos ou Configurações › Pagamentos › Conta.
- Uma venda para outro estado sai a 0%. Está correto se você não marcou esse estado: você não tem registro nele e a fatura informa isso. Se você recolhe nesse estado, marque-o na configuração.
- Cheguei ao limite de faturas com sales tax automático do meu plano. Até o mês seguinte, mude para um plano superior ou informe a alíquota manualmente.
O que ainda não está coberto
- Apresentar as suas declarações de sales tax perante os estados.
- Ver dentro do Cord os relatórios de vendas registradas para declarar.
- Uma classificação de imposto por produto: hoje é uma por empresa (serviços, bens físicos, SaaS ou serviços digitais).
- Reversão parcial da venda registrada quando você emite uma nota de crédito por uma parte.