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Europäische E-Rechnung

Dieselbe Rechnung in den strukturierten Formaten, die die Kreditorenbuchhaltungssysteme Ihrer Kunden in Europa lesen.

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in der Europäischen Union hat, ist jede in Cord ausgestellte Rechnung auch als E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 verfügbar. Es ist kein anderes Dokument: Sie hat dieselbe Nummer, dasselbe Datum und dieselben Beträge wie das PDF, nur so geschrieben, dass das System Ihres Kunden sie verarbeiten kann, ohne dass jemand sie von Hand erfasst.

Formate

• Factur-X (PDF): das PDF der Rechnung mit eingebettetem XML (Profil EN 16931). Es öffnet sich wie jedes PDF und wird außerdem von Systemen gelesen, die Factur-X oder ZUGFeRD akzeptieren. In Frankreich ist es das übliche Format.
• XRechnung (UBL) und XRechnung (CII): das Format, das die öffentliche Verwaltung in Deutschland verlangt und das viele Unternehmen in Deutschland akzeptieren. UBL ist am gebräuchlichsten; CII gibt es für den Fall, dass Ihr Kunde es verlangt.
• Peppol BIS 3.0 (UBL): das Format des Peppol-Netzwerks, das in weiten Teilen Europas verwendet wird.
• Facturae 3.2.2 (XML): das spanische Format, nur für Unternehmen mit Sitz in Spanien und Rechnungen in Euro. Es ist das einzige, das den IRPF-Einbehalt ausweist.

Die Dokumentsprache Ihres Kunden ändert keine XML-Datei: Dasselbe Dokument erzeugt in jeder Sprache dieselbe Datei. Bei Factur-X folgt das sichtbare PDF sehr wohl der Sprache der Rechnung (in Frankreich mit Französisch zuerst); das enthaltene XML ändert sich nicht. Siehe Sprache der Rechnung.

Daten einmal vorbereiten

Beim Erstellen einer Rechnung können Sie in der Zusammenfassung des Editors außerdem die Käuferreferenz und die Bestellnummer erfassen. Wenn Sie die Referenz leer lassen, wird die des Kunden verwendet. Peppol verlangt mindestens eine der beiden Angaben.

Herunterladen

Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung. In der rechten Spalte listet der Abschnitt E-Rechnung jedes Format auf, das diese Rechnung bereits erzeugen kann, bereit zum Herunterladen. Für die übrigen nennt er die fehlende Angabe und verlinkt auf die Stelle, an der Sie sie korrigieren.

Ihr Kunde kann die verfügbaren Formate auch über den öffentlichen Rechnungslink herunterladen, neben dem PDF.

An die E-Mail anhängen

Unter Einstellungen › Steuerprofil › An die E-Mail jeder Rechnung anhängen wählen Sie, was mit der E-Mail verschickt wird:

• Automatisch: Factur-X in Frankreich, PDF plus XRechnung-XML in Deutschland und überall sonst nur das PDF.
• Nur das PDF.
• Factur-X-PDF: ersetzt das normale PDF (es sieht gleich aus und enthält das XML).
• PDF + XRechnung-XML.
• PDF + Facturae-XML (nur in Spanien): signiert, wenn Sie die Signatur aktiviert haben, sonst unsigniert. In Spanien ist der automatische Wert nur das PDF: Ihr Kunde erwartet kein XML, das er nicht angefordert hat.

Fehlt einer Rechnung eine Angabe für das gewählte Format, geht die E-Mail mit dem üblichen PDF hinaus und die Rechnung zeigt Ihnen, was fehlt. Der Versand wird deshalb nie angehalten.

Steuern und Steuerbefreiungen

Jede Position wird mit der europäischen Umsatzsteuerkategorie eingeordnet:

• bei einem Satz über null Regelsatz oder ermäßigter Satz;
• bei 0 % der Grund, den Sie im steuerfreien Profil unter Einstellungen › Steuern gewählt haben (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, nicht steuerbar, Nullsatz oder eine Steuerbefreiung nach der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie). In Spanien wird der Grund aus Verifactu verwendet;
• bei 0 % ohne Grund leitet Cord ihn ab: Kleinunternehmerregelung des Ausstellers, Kunde in einem anderen EU-Land mit USt-IdNr. (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), Kunde außerhalb der EU (Ausfuhr) oder inländische Steuerbefreiung.

Kanarische Inseln, Ceuta und Melilla. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz auf den Kanarischen Inseln, wird jede Position mit IGIC ausgewiesen (Kategorie L der europäischen Norm); in Ceuta oder Melilla mit IPSI (Kategorie M), immer mit ihrem Satz, auch bei 0 %. Diese Gebiete liegen außerhalb des Mehrwertsteuergebiets der Europäischen Union. Ihre NIF wird deshalb als steuerliche Registrierung übermittelt und nicht als USt-IdNr., und eine Position darf keinen Befreiungsgrund tragen: Entfernen Sie ihn aus dem steuerfreien Profil und behalten Sie den Satz bei. Die IGIC mit 0 % lässt sich als XRechnung (UBL), Peppol und Facturae herunterladen, aber nicht als Factur-X oder XRechnung (CII): Der offizielle Validator dieser Syntax verlangt einen Satz über null.

Ein Dokumentrabatt oder ein Gutschein erscheint wie im PDF: jede Position mit ihrem Betrag vor dem Rabatt und der Rabatt in den Summen abgezogen, aufgeteilt nach Umsatzsteuerkategorie und Steuersatz, sodass der Gesamtbetrag auf den Cent genau mit dem der Rechnung übereinstimmt. In der Facturae trägt jede Position ihren Anteil am Rabatt.

Facturae (Spanien)

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Spanien hat, lässt sich jede mit Verifactu registrierte Rechnung in Euro auch als Facturae 3.2.2 herunterladen, in der Rechnungsdetailansicht und über ihren öffentlichen Link; für eine Proforma gibt es keine elektronische Version. Sie entsteht aus derselben ausgestellten Rechnung und mit denselben Beträgen:

• den IRPF als Einbehalt (nicht als Rabatt: Bemessungsgrundlage und Gesamtbetrag der Rechnung ändern sich nicht);
• IVA, IGIC oder IPSI mit ihrem Satz sowie steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze mit ihrem Grund;
• die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers mit ihrem gesetzlichen Hinweis;
• eine Gutschrift als berichtigende Rechnung nach Differenzbetrag, mit der Rechnung, die sie korrigiert.

E-Rechnung zwischen Unternehmen in Spanien

Das spanische Recht verpflichtet Unternehmen und Freiberufler, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen, wenn der Kunde ein anderes Unternehmen oder ein Freiberufler mit Sitz in Spanien ist (Gesetz 18/2022 und Königliches Dekret 238/2026). Die Ministerialverordnung HAC/1028/2026 hat die Fristen am 6. Oktober 2026 in Gang gesetzt:

• 6. Oktober 2027: Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Jahresumsatz.
• 6. Oktober 2028: alle übrigen Unternehmen und Freiberufler.
• 6. Oktober 2029: Selbstständige mit bis zu 8 Millionen Euro Umsatz beginnen, die Zahlung der Rechnungen zu melden, die sie erhalten.

Cord wird jede Rechnung an einen Kunden mit Sitz in Spanien über die kostenlose öffentliche E-Rechnungslösung der AEAT senden und ihr mitteilen, wann Sie die Zahlung erhalten haben. Gemeldet wird nur die vollständige Zahlung: Eine Teilzahlung wird nicht gemeldet. War die Rechnung bei der Ausstellung bereits bezahlt, steht das auf der Rechnung selbst, und Ihr Kunde muss die Zahlung nicht melden.

Bereiten Sie sich schon jetzt vor:

Nicht über die öffentliche Lösung versendet werden:

• Rechnungen an Kunden außerhalb Spaniens, die nicht unter die Pflicht fallen;
• Rechnungen mit IRPF-Einbehalt, bis die AEAT veröffentlicht, wie er in ihrem Format ausgewiesen wird. Laden Sie sie bis dahin als Facturae herunter, eine der Syntaxen, die das Gesetz zulässt;
• Rechnungen von Unternehmen im Baskenland und in Navarra, die von den noch nicht veröffentlichten Vereinbarungen mit ihren Foralfinanzverwaltungen (Haciendas Forales) abhängen;
• Gutschriften zu einer vereinfachten Rechnung.

E-Rechnung in Frankreich

Seit dem 1. September 2026 muss jedes Unternehmen mit Sitz in Frankreich E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform (PA) empfangen können. Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETI) müssen sie außerdem ausstellen und ihre übrigen Geschäfte melden (E-Reporting). KMU und Kleinstunternehmen stellen ab dem 1. September 2027 aus und melden ab dann.

Cord stellt für Sie aus und meldet für Sie, ausgehend von den Rechnungen, die Sie bereits ausstellen:

• Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen mit Sitz in Frankreich (mit SIREN) wird als Factur-X über die Plattform übermittelt, und Cord zeigt auf der Rechnung jeden Status an, den die Plattform meldet: eingereicht, von der Plattform Ihres Kunden empfangen, bestätigt, abgelehnt …;
• ein Verkauf an einen Privatkunden wird in der Tageszusammenfassung gemeldet, eine Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen Land einzeln;
• wenn Ihre TVA bei Zahlung fällig wird (Dienstleistungen ohne die Option für die TVA nach vereinbarten Entgelten), meldet Cord jede Zahlung, die Sie erfassen.

Französische Rechnungen enthalten bereits jetzt die vier neuen Pflichtangaben: die SIREN des Kunden, die Geschäftskategorie (Waren, Dienstleistungen oder beides), die Option für die TVA nach vereinbarten Entgelten (débits), falls Sie sie gewählt haben, und die Lieferadresse, wenn sie nicht die des Kunden ist.

Status einer übermittelten Rechnung

Jeder Status, den die Plattform meldet, wird mit Datum und Grund in der Rechnungsdetailansicht und in ihrem Verlauf festgehalten:

Code	Status	Was zu tun ist
200	Auf der Plattform eingereicht	Nichts: Die Rechnung ist raus.
201	Von der Plattform ausgestellt	Nichts.
202	Von der Plattform des Kunden empfangen	Nichts.
203	Dem Kunden bereitgestellt	Nichts.
204	Vom Kunden zur Kenntnis genommen	Nichts.
205	Vom Kunden bestätigt	Nichts.
206	Vom Kunden teilweise bestätigt	Sprechen Sie mit Ihrem Kunden über den nicht bestätigten Teil.
207	Vom Kunden beanstandet	Klären Sie die Meinungsverschiedenheit mit Ihrem Kunden.
208	Ausgesetzt: Der Kunde fordert Belege an	Senden Sie ihm die angeforderten Belege.
209	Mit Belegen ergänzt	Nichts.
210	Vom Kunden abgelehnt	Stornieren Sie sie mit einer Gutschrift und stellen Sie eine neue Rechnung aus.
211	Zahlung übermittelt	Nichts: Ihr Kunde hat gemeldet, dass er bezahlt hat.
212	Bezahlt	Nichts: Die Zahlung wurde gemeldet.
213	Von einer Plattform zurückgewiesen	Stornieren Sie sie mit einer Gutschrift und stellen Sie eine neue Rechnung aus.
501	Datei von der Plattform nicht angenommen	Prüfen Sie den Grund, stornieren Sie sie und stellen Sie eine neue Rechnung aus.

Wenn Ihr Kunde oder eine Plattform eine Rechnung ablehnt (210, 213 oder 501), zeigt die Rechnung das mit dem Grund an. Sie wird nicht korrigiert: Stornieren Sie sie mit einer Gutschrift (das ist eine buchhalterische Stornierung und wird nicht übermittelt) und stellen Sie eine neue Rechnung mit den richtigen Daten aus.

Was zu Ihren Verkäufen und Zahlungen gemeldet wird

Verkauf	Wie Cord ihn meldet	Seine Zahlungen
An ein Unternehmen mit Sitz in Frankreich, mit SIREN	Übermittelt die Rechnung (Factur-X) über die Plattform.	Wenn die TVA bei Zahlung fällig wird, jede Zahlung als Status 212 Bezahlt.
An ein Unternehmen in einem anderen Land, mit Steuernummer	Meldet ihn einzeln im E-Reporting.	Im E-Reporting der Zahlungen.
An einen Privatkunden, ob aus Frankreich oder nicht	Die Tagessumme, nach Währung und nach Art (Waren, Dienstleistungen oder Geschäfte außerhalb des Anwendungsbereichs der französischen TVA).	Der an diesem Tag eingenommene Betrag.

• Welche Zahlungen gemeldet werden: nur die für Dienstleistungen, wenn Sie nicht die Option für die TVA nach vereinbarten Entgelten gewählt haben. Bei einer gemischten Rechnung wird nur der Dienstleistungsanteil übermittelt, aufgeteilt nach TVA-Satz.
• Rückerstattungen: Bei einer übermittelten Rechnung wird eine Rückerstattung als negative Zahlung mit ihrem Grund gemeldet. Im E-Reporting der Zahlungen akzeptiert die Plattform keine negativen Beträge: Cord markiert sie, damit Sie sie in der Konsole der Plattform berichtigen können.
• Währung: Das E-Reporting der Zahlungen erfolgt in Euro, mit dem festgeschriebenen Wechselkurs der Rechnung.
• Fristen: Cord sendet jeden Tag, sobald er abgeschlossen ist. Die Plattform fasst das Gesendete in dem Zeitraum zusammen, der Ihrer TVA-Regelung entspricht: in Zehntagesabschnitten bei monatlicher Regelbesteuerung, monatlich bei vierteljährlicher und vereinfachter Besteuerung und alle zwei Monate bei der Kleinunternehmerregelung (franchise). Einstellungen › Steuerprofil zählt, was überfällig ist.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID identifiziert eine Stelle der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und endet mit zwei Prüfziffern. Cord prüft sie bei jeder elektronischen Adresse mit dem Schema 0204 (Ihrer eigenen oder der eines Kunden) und bei der Käuferreferenz eines Kunden mit dieser Adresse: beim Kunden, im Rechnungseditor und in der API. Stimmen sie nicht überein, wird sie nicht gespeichert, und Cord nennt den Grund; kopieren Sie sie erneut und vollständig aus der Bestellung oder von der Behörde.

Eine Leitweg-ID, die vor dieser Prüfung gespeichert wurde, wird nicht von selbst geändert: Das Kundenprofil kennzeichnet sie mit Leitweg-ID korrigieren, und die E-Rechnungen dieses Kunden werden erst erstellt, wenn Sie sie korrigieren.

Wann sie nicht erzeugt werden kann

Cord erzeugt keine E-Rechnung, die nicht mit der tatsächlichen Rechnung übereinstimmt. Keine elektronische Version gibt es für:

• Entwürfe, stornierte Rechnungen, Proformas und Testdokumente;
• bei Factur-X, XRechnung und Peppol Rechnungen mit Einbehalten (zum Beispiel IRPF): Die europäische Norm sieht kein Feld dafür vor, und sie als Rabatt oder Anzahlung abzuziehen, würde die Bemessungsgrundlage oder den zu zahlenden Betrag verändern. In Spanien laden Sie sie als Facturae herunter;
• eine IGIC- oder IPSI-Position mit Befreiungsgrund;
• eine Leitweg-ID, deren Prüfziffern nicht übereinstimmen;
• ältere Rechnungen, deren Summen nicht genau der Summe ihrer Positionen entsprechen;
• einen nicht steuerbaren Umsatz zusammen mit Positionen einer anderen Kategorie: Stellen Sie diese getrennt aus.

Häufige Probleme

• „XRechnung verlangt die Käuferreferenz“: Erfassen Sie sie beim Kunden oder auf der Rechnung, bevor Sie sie ausstellen.
• „Peppol verlangt Ihre Teilnehmerkennung“: Fügen Sie unter Einstellungen › Steuerprofil Ihre elektronische Adresse mit einem anderen Schema als E-Mail hinzu.
• „XRechnung verlangt Zahlungsinformationen“: Hinterlegen Sie Ihre IBAN unter Manuelle Banküberweisung in Einstellungen › Zahlungen › Zahlungsmethoden.
• „Die Prüfziffern der Leitweg-ID stimmen nicht überein“: Kopieren Sie sie erneut und vollständig aus der Bestellung oder von der Behörde und korrigieren Sie sie beim Kunden.
• „Facturae verlangt die NIF des Kunden“: Erfassen Sie sie beim Kunden; ohne sie wird die Facturae nicht erzeugt.
• „Für jede Position fehlt die Angabe, ob es sich um eine Ware oder eine Dienstleistung handelt“ (Frankreich): Wählen Sie die Verkaufsart des Produkts oder, für von Hand eingegebene Positionen, die Option unter Einstellungen › Steuerprofil. Eine bereits ausgestellte Rechnung behält ihre Positionen: Die Einstellung gilt für die folgenden.

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