Ce qui est synchronisé avec HubSpot
Ce qui part de Cord vers HubSpot, ce qui revient et ce qui reste où il est.
En un coup d’œil
| Dans Cord | Dans HubSpot | Sens |
|---|---|---|
| Client (nom de l’entreprise) | Entreprise | Cord → HubSpot, et le nom revient |
| Client (contact, e-mail, téléphone) | Contact associé à l’Entreprise | Cord → HubSpot, et les modifications reviennent |
| Devis envoyé | Transaction associée à l’Entreprise et au Contact | Uniquement Cord → HubSpot |
| Statut du devis | Phase de la Transaction | Uniquement Cord → HubSpot |
Clients → Entreprises et Contacts
L’Entreprise
| Champ dans Cord | Propriété dans HubSpot |
|---|---|
| Entreprise | Company name |
Chaque client de Cord crée sa propre Entreprise dans HubSpot. Cord ne recherche pas les Entreprises existantes par leur nom : si vous aviez déjà saisi cette entreprise dans HubSpot avant de vous connecter, vous risquez d’en avoir deux. Vérifiez vos Entreprises après avoir utilisé Envoyer les données existantes.
Le Contact
| Champ dans Cord | Propriété dans HubSpot |
|---|---|
| Contact (nom) | First name et Last name. Le premier mot va dans First name et le reste dans Last name. |
| Téléphone | Phone number |
- Le Contact n’est créé que si le client a une adresse e-mail ou un nom de contact. Un client qui n’a ni l’un ni l’autre reste uniquement une Entreprise.
- Pas de contacts en double : avant de créer un Contact, Cord cherche dans HubSpot un Contact ayant la même adresse e-mail. S’il existe, Cord l’utilise et met à jour ses données au lieu d’en créer un autre.
- Le Contact est associé à l’Entreprise du client.
- Si deux clients de Cord ont la même adresse e-mail, seul le premier est associé à ce Contact. Le panneau affiche l’avertissement « Deux clients de Cord utilisent l’adresse e-mail … ; dans HubSpot, seul le premier a été associé. Corrigez l’adresse e-mail en double dans Cord. »
Quand ils sont envoyés
Un client est envoyé à HubSpot à sa création et chaque fois qu’il est mis à jour dans Cord. Il est aussi envoyé avant son premier devis, pour que la Transaction soit créée déjà associée. Si la modification ne touche aucun champ envoyé à HubSpot (par exemple, vous avez changé les conditions de paiement), Cord n’effectue aucun appel.
Devis → Transactions
| Donnée dans Cord | Propriété de la Transaction |
|---|---|
| Numéro et client | Deal name, sous la forme « COT-128 · Groupe Nord » |
| Total | Amount |
| Devise de la vente | Currency |
| Pipeline choisi | Pipeline |
| Statut du devis | Deal stage, selon votre configuration des phases |
| Date réelle de clôture | Close date, uniquement au passage à Refusé, Expiré, Payé ou Facturé (détails) |
- Les brouillons ne sont pas envoyés. La Transaction est créée quand le devis est envoyé au client.
- À sa création, la Transaction est associée à l’Entreprise et au Contact du client.
- Chaque changement de statut fait avancer la Transaction vers la phase correspondante : Envoyé, Consulté par le client, Approuvé, Refusé, Expiré, Payé et Facturé.
- Si le total change (par exemple, vous modifiez et renvoyez le devis), le montant de la Transaction est mis à jour.
- Un statut sans phase n’est pas envoyé. Si vous avez laissé un statut sans phase, les devis dans ce statut n’arrivent pas dans HubSpot tant que vous ne lui en avez pas attribué une.
De HubSpot vers Cord
Quand quelqu’un corrige des données dans HubSpot, Cord les reçoit immédiatement et les applique au client associé :
| Si vous modifiez dans HubSpot | Dans Cord, cela modifie |
|---|---|
| Company name de l’Entreprise | Entreprise |
| First name ou Last name du Contact | Contact |
| Email du Contact | |
| Phone number du Contact | Téléphone |
Règles :
- Uniquement les clients déjà associés. Créer une nouvelle Entreprise ou un nouveau Contact dans HubSpot ne crée pas de client dans Cord.
- Un champ vide n’efface rien. Si vous videz le téléphone dans HubSpot, Cord conserve celui qu’il avait.
- Une adresse e-mail non valide est ignorée.
- Rien d’autre ne revient : le crédit, les conditions de paiement, les informations fiscales et l’adresse se modifient uniquement dans Cord.
- La modification est enregistrée dans Paramètres › Journal d’audit comme provenant de HubSpot, avec les champs modifiés, et déclenche l’événement Un client est mis à jour pour vos workflows et vos webhooks.
Les Transactions ne reviennent pas. Changer la phase d’une Transaction, modifier son montant ou la supprimer dans HubSpot ne change rien dans Cord. Le statut de la vente est déterminé par l’approbation et le paiement du client dans Cord.
Pas d’écho
Quand une modification arrive de HubSpot, Cord l’applique mais ne la renvoie pas à HubSpot. Et quand Cord envoie quelque chose à HubSpot, il reconnaît la notification que HubSpot renvoie et ne la traite pas comme une nouvelle modification. Ainsi, aucune donnée ne fait d’allers-retours entre les deux outils.
Suppressions
| Si vous supprimez… | Alors |
|---|---|
| Un client dans Cord | Cord oublie son association avec HubSpot. L’Entreprise et le Contact restent dans HubSpot. |
| Un devis en brouillon dans Cord | Rien : les brouillons ne sont pas envoyés. |
| Une Entreprise ou un Contact dans HubSpot | Cord oublie l’association. Le client reste dans Cord ; si vous le modifiez de nouveau dans Cord, il est recréé dans HubSpot. |
| Une Transaction dans HubSpot | Cord le détecte lors de la modification suivante de ce devis et crée une nouvelle Transaction. |
Cord ne supprime jamais rien dans HubSpot.
Quand cela se produit
- Immédiatement. Chaque modification dans Cord est envoyée dès qu’elle se produit, généralement en quelques secondes.
- Avec de nouvelles tentatives. Si HubSpot ne répond pas ou demande de ralentir le rythme, Cord retente automatiquement, jusqu’à 5 fois par envoi, en espaçant davantage chaque tentative.
- Une vérification quotidienne reprend tout envoi en attente et efface l’historique des envois de plus de 14 jours.
Le panneau indique combien d’envois sont En file d’attente et combien ont échoué dans Erreurs (7 jours).
Données existantes
Connecter HubSpot n’envoie rien du passé de lui-même. Pour envoyer ce qui existait déjà :
- Dans Paramètres › Intégrations › HubSpot, repérez Données existantes.
- Cliquez sur Envoyer les données existantes.
- Le message « Enregistrements en file d’attente pour HubSpot : N » s’affiche. L’envoi s’exécute en arrière-plan ; vous pouvez quitter la page.
Ce qui est envoyé :
- Jusqu’à 500 clients, les plus récents.
- Jusqu’à 500 devis qui ne sont pas des brouillons, les plus récents.
- Ce qui était déjà associé et n’a pas changé n’est ni recréé ni mis à jour : vous pouvez cliquer sur le bouton plusieurs fois sans créer de doublons.
Ce qui n’est pas synchronisé
- Les produits et le catalogue.
- Les lignes du devis (line items).
- Les factures de Cord Invoicing, les paiements, les CFDI et les documents.
- Les tâches, les promesses de paiement et les conversations du chat.
- Les notes, sauf celles créées par un workflow avec l’action Ajouter une note dans HubSpot.
- Les propriétaires (owners) HubSpot : les Transactions et les Entreprises sont créées sans propriétaire attribué.