Pipeline et phases HubSpot
Vous décidez dans quelle phase de votre pipeline se trouve chaque Transaction, selon ce qui arrive au devis dans Cord.
Les sept statuts envoyés
Cord fait avancer la Transaction quand le devis passe à l’un de ces statuts. Pour chacun, vous choisissez une phase HubSpot :
| Statut dans Cord | Quand il intervient |
|---|---|
| Envoyé | Le devis est envoyé au client. C’est à ce moment que la Transaction est créée. |
| Consulté par le client | Le client ouvre le lien. |
| Approuvé | Le client l’approuve. |
| Refusé | Le client le refuse. |
| Expiré | La date de validité passe sans que le devis soit conclu. |
| Payé | Le paiement complet est enregistré. |
| Facturé | La facture ou le CFDI est émis. |
Les brouillons ne sont pas envoyés : ils n’ont donc pas de phase.
Configuration par défaut
Si vous ne changez rien, Cord utilise le pipeline par défaut de votre compte HubSpot avec ces phases :
| Statut dans Cord | Phase dans HubSpot |
|---|---|
| Envoyé | Presentation scheduled |
| Consulté par le client | Decision maker bought-in |
| Approuvé | Contract sent |
| Refusé | Closed lost |
| Expiré | Closed lost |
| Payé | Closed won |
| Facturé | Closed won |
Ce sont les phases avec lesquelles HubSpot crée son pipeline de ventes. Si votre compte les a renommées ou supprimées, choisissez les vôtres avant d’envoyer des données.
Choisir un autre pipeline ou modifier les phases
- Allez dans Paramètres › Intégrations › HubSpot. Cord charge vos pipelines HubSpot (« Chargement des pipelines HubSpot… »).
- Dans Pipeline, choisissez le pipeline où vous voulez vos Transactions.
- Dans Phase HubSpot pour chaque statut du devis, choisissez une phase pour chacun des sept statuts.
- Cliquez sur Enregistrer les phases. Le message « Phases enregistrées » s’affiche.
Quand vous passez à un pipeline qui n’est pas celui par défaut, Cord ne peut pas deviner vos phases : elles restent toutes sur Choisissez une phase jusqu’à ce que vous les sélectionniez. Tant qu’il en manque une, vous voyez « Choisissez une phase pour chaque statut. Les devis dont le statut n’a pas de phase ne sont pas envoyés à HubSpot. »
Vous pouvez utiliser la même phase pour plusieurs statuts. Par exemple, Refusé et Expiré dans la même phase « perdue ».
Date de clôture
Quand un devis atteint un statut de clôture, Cord renseigne la Close date de la Transaction avec la date réelle de cette clôture :
| Statut | Close date |
|---|---|
| Payé | La date du paiement. |
| Facturé | La date du paiement ou, si aucun paiement n’a été enregistré, celle de l’approbation. |
| Expiré | La date de validité du devis. |
| Refusé | Le jour où Cord envoie le refus à HubSpot. |
Pour les autres statuts, la date de clôture n’est pas modifiée. Comme Cord utilise la date réelle, l’envoi de données existantes des mois précédents ne laisse pas toutes les Transactions clôturées « aujourd’hui ».
Pour que les rapports HubSpot comptent correctement les gains et les pertes, associez Payé et Facturé à une phase de type gagnée et Refusé et Expiré à une phase de type perdue.
Si vous modifiez la configuration plus tard
- Les Transactions existantes ne bougent pas à l’enregistrement. Chaque Transaction prend la nouvelle phase la prochaine fois que son devis change.
- Changer de pipeline fonctionne de la même manière : une Transaction passe au nouveau pipeline quand son devis change de nouveau.
- Pour tout déplacer d’un coup, cliquez sur Envoyer les données existantes après avoir enregistré : parmi les 500 devis les plus récents, ceux dont la Transaction ne correspond pas à la nouvelle configuration sont mis à jour.
Erreurs à l’enregistrement
| Message | Que faire |
|---|---|
| Ce pipeline n’existe pas dans votre compte HubSpot. | Rechargez la page : le pipeline a été supprimé ou modifié dans HubSpot. |
| Une des phases n’appartient pas au pipeline choisi. | Vous avez changé de pipeline et une phase de l’ancien est restée. Choisissez-les de nouveau. |
| Nous n’avons pas pu consulter vos pipelines HubSpot. Réessayez. | HubSpot n’a pas répondu. Patientez un instant et enregistrez de nouveau. |
| Nous n’avons pas pu lire vos pipelines HubSpot. Rechargez la page pour réessayer. | S’affiche à l’ouverture de la page si HubSpot n’a pas répondu ou si la connexion doit être rétablie. |
| Connectez HubSpot avant de le configurer. | La connexion a été coupée. Reconnectez-vous. |
Si vous supprimez une phase dans HubSpot
Si vous supprimez ou archivez dans HubSpot une phase utilisée par Cord, l’envoi des devis dans ce statut échoue avec le message « Le pipeline ou la phase configurés n’existent plus dans HubSpot. Vérifiez-les dans Paramètres › Intégrations. » Choisissez une autre phase, enregistrez et utilisez Envoyer les données existantes pour renvoyer ceux qui ont échoué.