Conditions
Une condition décide du chemin : si elle est remplie, le flux suit une branche ; sinon, il suit l’autre.
À quoi elle ressemble
Sur le canevas, une condition apparaît sous forme de losange avec deux sorties :
- Si la condition est remplie : les étapes qui s’exécutent quand la condition est vraie.
- Si la condition n’est pas remplie : les étapes qui s’exécutent quand elle est fausse.
L’une ou l’autre des branches peut rester vide. Une branche vide signifie « ne rien faire dans ce cas ». Lorsque la branche choisie se termine, le flux continue avec l’étape placée après la condition, s’il y en a une.
Configurer une condition
- Cliquez sur Ajouter une étape › Ajouter une condition. Le panneau Modifier la condition s’ouvre.
- Cliquez sur Ajouter une condition. La recherche de champs s’ouvre : tapez une partie du nom ou parcourez la liste, où chaque champ porte l’icône de son type (texte, nombre, montant, options, oui ou non, date). Ceux marqués « valeur lue à l’exécution » sont lus au moment de l’évaluation, pas dans l’événement.
- Choisissez la Comparaison dans son menu ; celle qui est choisie porte une coche.
- Saisissez ou choisissez la Valeur. Pour un montant, choisissez aussi la Devise.
- Pour ajouter une autre règle, cliquez sur Ajouter une autre condition et choisissez Et ou Ou. Pour en retirer une, cliquez sur le X de sa carte. Jusqu’à 10 règles.
- Cliquez sur Terminé.
Chaque règle est une carte. La première indique Si ; celles que vous ajoutez avec Et indiquent Et, et une règle ajoutée avec Ou ouvre un nouveau groupe, séparé par une ligne qui indique Ou.
Et, Ou et groupes
| Liaison | Remplie quand | Exemple |
|---|---|---|
| Et | Les deux règles sont vraies. | Total est supérieur ou égal à 50 000 USD et Type de paiement est Acompte. |
| Ou | Il suffit qu’un groupe complet soit rempli. | Type de paiement est Acompte ou Type de paiement est Échéance. |
Le Et l’emporte sur le Ou : les règles reliées par Et forment un groupe, et la condition est remplie quand n’importe quel groupe complet l’est. « Si Total est supérieur à 100 000 MXN et Type de paiement est Acompte, ou si Client contient ACME » est remplie par une grosse vente avec acompte ou par n’importe quelle vente à ACME.
Pour « A et (B ou C) », répétez A dans chaque groupe : « Si A et B, ou si A et C ». Vous pouvez aussi placer une condition dans la branche d’une autre.
Comparaisons par type de donnée
L’éditeur ne propose que les comparaisons qui ont un sens pour chaque champ.
Texte
Numéro, Client, Devise, Motif, Message, E-mail, Pays et similaires.
| Comparaison | Remplie quand |
|---|---|
| est égal à | Le texte correspond exactement à la valeur. |
| n’est pas égal à | Le texte est différent de la valeur. |
| contient | La valeur apparaît n’importe où dans le texte. |
| ne contient pas | La valeur n’apparaît pas dans le texte. |
| est vide | La donnée n’a pas de contenu. |
| n’est pas vide | La donnée a un contenu. |
Les comparaisons de texte ne tiennent pas compte des majuscules et des minuscules : « acme » est égal à « ACME ».
Nombre
Jours de retard, Jours avant expiration, Documents échus, Informations en attente de vérification, Heure et similaires.
| Comparaison | Remplie quand |
|---|---|
| est supérieur ou égal à | Le nombre est égal ou supérieur à la valeur. |
| est supérieur à | Le nombre est supérieur à la valeur. |
| est inférieur ou égal à | Le nombre est égal ou inférieur à la valeur. |
| est inférieur à | Le nombre est inférieur à la valeur. |
| est égal à | Le nombre correspond exactement à la valeur. |
| n’est pas égal à | Le nombre est différent de la valeur. |
Saisissez la valeur comme un nombre, sans séparateurs : 30, et non 30 jours. Si l’événement ne fournit pas le nombre, aucune comparaison numérique n’est remplie et le flux suit Si la condition n’est pas remplie.
Montant
Total, Reste à payer, Montant payé, Montant promis, Montant contesté, Montant remboursé, Montant du versement, Prix catalogue et les totaux des requêtes.
Un montant se compare avec sa devise. En plus de la valeur, vous choisissez la Devise, et la règle se lit « Total est inférieur à 50 000,00 $MX ». Une nouvelle règle démarre dans la devise de votre entreprise, et vous pouvez la changer.
| Comparaison | Remplie quand |
|---|---|
| est supérieur ou égal à, est supérieur à, est inférieur ou égal à, est inférieur à, est égal à | Le montant est dans la devise de la règle et remplit la comparaison. |
| n’est pas égal à | Le montant est différent, ou dans une autre devise. |
Cord ne convertit pas entre devises pour décider : un devis de 49 000 USD n’est pas « inférieur à 50 000 MXN », car ce sont des montants dans des monnaies différentes ; cette règle n’est donc pas remplie. Si vous vendez dans plusieurs devises, ajoutez une règle par devise reliée par Ou : « Total est inférieur à 50 000 MXN » ou « Total est inférieur à 2 500 USD ».
Saisissez la valeur comme un nombre, sans symbole ni séparateurs : 50000, et non 50 000 €. Sans devise, la règle ne peut pas être publiée : « Choisissez la devise de « Total ». » Les totaux des requêtes sont dans la devise de votre entreprise.
Options
Statut lors de l’événement, Statut actuel, Type de paiement, Décision, Résultat du litige, Qui l’a déclenché, Qui l’a écrit et Conditions de paiement.
| Comparaison | Remplie quand |
|---|---|
| est | La donnée a l’option choisie. |
| n’est pas | La donnée a n’importe quelle autre option. |
La valeur se choisit dans une liste : il n’y a donc pas de faute de frappe possible.
Oui ou non
Actif (produits), Peut encaisser en ligne et Peut recevoir des versements.
| Comparaison | Remplie quand |
|---|---|
| est oui | La donnée est vraie. |
| est non | La donnée est fausse. |
Statut lors de l’événement ou statut actuel
Les devis et les factures ont deux données de statut, et la différence compte :
| Donnée | Valeur qu’elle contient |
|---|---|
| Statut lors de l’événement | Le statut du document au moment où l’événement s’est produit. Il ne change jamais. |
| Statut actuel du devis / Statut actuel de la facture | Le statut du document au moment où la condition est évaluée. Dans l’éditeur, vous le reconnaissez à la mention « valeur lue à l’exécution ». |
Juste après l’événement, les deux coïncident. La différence apparaît après une attente : si un workflow attend 3 jours après l’envoi d’un devis, « Statut lors de l’événement » indiquera toujours Envoyé, mais « Statut actuel » indiquera Consulté, Approuvé ou ce qui s’est passé pendant ces jours.
Règle pratique : après une attente, utilisez toujours le statut actuel. C’est lui qui permet de demander « n’a-t-il toujours pas été ouvert ? » ou « n’a-t-il toujours pas été payé ? ».
Valeurs possibles du statut d’un devis : Brouillon, Envoyé, Consulté, Approuvé, Refusé, Expiré, Payé et Facturé. D’une facture : Brouillon, Ouverte, Payée, Annulée et Irrécouvrable.
Ce qui a changé, pas seulement ce que ça vaut
Trois événements fournissent aussi la valeur précédente : une condition peut donc porter sur le changement, et pas seulement sur la valeur actuelle.
| Déclencheur | Champs avec valeur précédente |
|---|---|
| Un devis est modifié et renvoyé | Total |
| Un client est mis à jour | Entreprise, E-mail, Conditions de paiement |
| Un produit est mis à jour | Prix catalogue, Actif |
Sur ces champs, l’éditeur propose deux opérateurs supplémentaires : a changé et n’a pas changé. Vous disposez aussi de la valeur précédente comme champ à part entière (Total précédent, Prix catalogue précédent, etc.), utilisable aussi bien dans les conditions que dans vos textes.
Exemple : « quand un devis est renvoyé, si le Total a changé et que le Total est inférieur au Total précédent, prévenir le propriétaire du compte » — une remise de dernière minute, qu’une condition sur le seul total ne distinguerait pas d’une vente qui a toujours valu ce montant.
Si l’événement ne fournit pas la valeur précédente, a changé et n’a pas changé répondent tous deux non : un événement antérieur à cette fonctionnalité répondrait « a changé » à tout, ce qui est pire que de ne pas répondre.
Plusieurs branches
Quand il n’y a pas deux chemins mais plusieurs, utilisez Ajouter une étape › Plusieurs branches au lieu d’imbriquer des conditions. Chaque branche a son nom et ses conditions, et après toutes vient Sinon.
- Cord vérifie les branches dans l’ordre et suit la première qui est remplie, même si une autre l’est aussi. Placez la plus exigeante en premier : « Grande » (Total est supérieur à 200 000,00 €) avant « Moyenne » (Total est supérieur à 100 000,00 €).
- Si aucune n’est remplie, il suit Sinon, qui peut rester vide.
- Jusqu’à 5 branches. Réordonnez-les avec Monter et Descendre dans le panneau.
- Chaque branche doit avoir au moins une condition pour être publiée.
- Dans Exécutions, l’étape indique par où elle est passée : « A suivi : Grande ».
Conditions imbriquées
Vous pouvez placer une condition dans la branche d’une autre, jusqu’à 4 niveaux de profondeur. Exemple à deux niveaux, déclenché par Un devis est approuvé :
- Condition : Total est supérieur ou égal à 100 000.
- Si la condition est remplie : condition : Devise est égal à USD.
- Si la condition est remplie : prévenir toute l’équipe.
- Si la condition n’est pas remplie : prévenir le propriétaire du compte.
- Si la condition n’est pas remplie : créer une tâche de suivi normale.
- Si la condition est remplie : condition : Devise est égal à USD.
Toutes les étapes, dans toutes les branches, sont décomptées du maximum de 30 étapes par workflow.
Erreurs fréquentes à la publication
| Message | Que faire |
|---|---|
| Ajoutez au moins une condition. | La condition n’a pas de règle. Ajoutez-en une ou supprimez l’étape. |
| Une condition utilise un champ qui n’existe pas pour cet événement. | Vous avez changé de déclencheur et le nouveau ne fournit pas cette donnée. Choisissez un autre champ. |
| Choisissez comment comparer « Total ». | La comparaison manque. |
| Renseignez la valeur de « Total ». | La valeur manque. |
| « Total » doit être un nombre. | Vous avez saisi du texte dans un champ numérique. Retirez les symboles et les séparateurs. |
| Choisissez une valeur valide pour « Type de paiement ». | L’option choisie n’existe pas pour ce champ. Choisissez-la de nouveau. |
Dans l’historique
Chaque condition évaluée apparaît dans l’exécution comme Remplie ou Non remplie : vous savez ainsi quelle branche a été suivie. Voir Exécutions et erreurs.