Idées prêtes à l’emploi
Neuf workflows prêts pour établir vos devis, facturer et encaisser sans rien relancer à la main. Cord les classe selon votre entreprise, et chacun est créé en brouillon pour que vous puissiez le relire avant de le publier.
Comment utiliser une idée
Il y a trois façons de procéder :
- Dans la liste Workflows, section Des idées pour commencer, cliquez sur Utiliser dans l’idée choisie.
- Dans l’éditeur d’un workflow vide, sous Partez d’un exemple, cliquez sur Personnaliser ce workflow. Si le brouillon contenait déjà des étapes, Cord demande Remplacer votre travail en cours ? avant de les remplacer.
- Si Slack, Teams ou HubSpot est connecté, sa page dans Paramètres › Intégrations présente les idées qui l’utilisent.
Dans tous les cas, un brouillon est créé avec le nom, le déclencheur et les étapes de l’idée, et des textes dans la langue de votre compte. Rien ne s’exécute tant que vous n’avez pas cliqué sur Publier, et vous pouvez auparavant cliquer sur Tester pour voir ce qu’il ferait avec le dernier événement réel. Modifiez ce que vous voulez : montants, jours, textes ou destinataires.
Des idées pour votre entreprise
Les idées sont classées d’après vos réponses à la création de votre compte :
- D’abord, celles de votre secteur : par exemple, « Lancer le travail à réception de l’acompte » si vous êtes dans la construction, l’industrie ou les services.
- Ensuite, celles des objectifs que vous avez choisis (établir des devis plus vite, encaisser en ligne, émettre des factures, suivre les devis, maîtriser les marges ou automatiser le recouvrement), dans l’ordre qui compte pour votre rôle : pour la Finance, d’abord facturer et encaisser ; pour les Ventes, établir des devis et les suivre.
- Puis celles de votre rôle, et enfin les autres.
Chaque carte indique pourquoi nous vous la suggérons, par exemple Vous avez choisi « encaisser en ligne », Pour votre rôle en Finance / Administration ou Pour votre secteur : construction. Si vous n’avez pas répondu à ces questions, vous voyez les neuf dans l’ordre de cette page.
De plus, chaque idée est construite pour votre compte au moment où vous l’utilisez :
- Les alertes à l’équipe passent par Slack s’il est connecté ; sinon, par Teams ; et sinon, par e-mail au propriétaire du compte.
- Avec HubSpot connecté, « La facture part dès que vous êtes payé » ajoute aussi la note à la Transaction.
- « Les gros devis sont validés par le propriétaire » n’apparaît que si votre offre inclut les validations internes et que vous ne travaillez pas seul : sans équipe, il n’y a personne à qui demander.
En un coup d’œil
| Idée | Déclencheur | Nécessite | Suggérée en premier si |
|---|---|---|---|
| Ne laissez pas un devis refroidir | Un devis est envoyé | Client avec une adresse e-mail | Vous avez choisi « suivre les devis » ou « établir des devis plus vite », ou vous êtes dans les Ventes |
| Rappel 3 jours avant | L’échéance d’une facture approche | Factures avec échéance, client avec une adresse e-mail | Vous avez choisi « encaisser en ligne » ou « automatiser le recouvrement », ou vous êtes dans la Finance |
| Des relances qui montent d’un cran | L’échéance d’une facture est dépassée depuis plusieurs jours | Factures avec échéance, client avec une adresse e-mail | Vous avez choisi « automatiser le recouvrement » ou « encaisser en ligne », ou vous êtes dans la Finance |
| La facture part dès que vous êtes payé | Un devis est entièrement payé | Rien de plus | Vous avez choisi « émettre des factures », ou vous êtes dans la Finance |
| Votre lundi | Selon un horaire fixe | Rien de plus | Vous dirigez l’entreprise ou vous êtes dans la Finance |
| Accélérer le paiement d’une facture | Vous le lancez depuis une facture | Client avec une adresse e-mail | Vous avez choisi « encaisser en ligne », ou vous êtes dans les Ventes ou la Finance |
| Dernière relance et clôture | Un devis arrive bientôt à expiration | Devis avec date de validité, client avec une adresse e-mail | Vous avez choisi « établir des devis plus vite », ou vous êtes dans la distribution ou l’industrie |
| Lancer avec l’acompte | Un paiement partiel est reçu | Devis avec acompte | Vous êtes dans la construction, l’industrie ou les services |
| Validation du propriétaire | Un devis demande une validation interne | Offre Scale ou supérieure et une équipe | Vous avez choisi « maîtriser les marges » ou vous dirigez l’entreprise |
1. Ne laissez pas un devis refroidir
Pour qu’aucun devis ne se perde en silence.
Pour quelle entreprise : agences, cabinets, fournisseurs industriels ou toute équipe qui envoie beaucoup de devis par semaine et n’a pas le temps de vérifier un par un qui les a ouverts.
- Déclencheur : un devis est envoyé.
- Attendre jusqu’à ce que le Statut actuel du devis soit Consulté ou Approuvé (deux règles reliées par Ou), avec un délai de 2 jours.
- Si cela se produit : créer la tâche « Appeler
{{cliente}}tant que{{folio}}est encore chaud », à échéance d’un jour. Le client a vu le devis : c’est le moment d’appeler. - Si le délai expire : écrire au client avec l’objet « Des questions sur
{{folio}}? » et le message « Bonjour, nous revenons vers vous au sujet du devis{{folio}}de{{total}}. Si quelque chose doit être ajusté, répondez à cet e-mail et nous verrons ensemble. » - Ensuite, attendre jusqu’à ce que le statut soit Approuvé ou Refusé, avec un délai de 5 jours. Si le client décide, l’exécution s’arrête là.
- S’il ne décide toujours pas : consulter le solde du client et vous prévenir : «
{{folio}}: une semaine sans décision », avec le solde ouvert chez vous ({{cliente_saldo}}, dont{{cliente_vencido}}échus).
- Nécessite : un client avec une adresse e-mail enregistrée. L’e-mail au client consomme le quota d’envois de votre offre.
- Adaptez-la : modifiez les délais, ou retirez l’e-mail au client si vous préférez que le suivi reste interne à l’équipe.
2. Rappel de paiement 3 jours avant l’échéance
Pour encaisser avant la date, et non après.
Pour quelle entreprise : services récurrents, forfaits mensuels et toute entreprise avec des créances dont les clients paient à temps quand on le leur rappelle.
- Déclencheur : l’échéance d’une facture approche. Il se produit chaque jour tant qu’il reste de 1 à 30 jours et que la facture est encore ouverte avec un reste à payer.
- Condition : Jours avant l’échéance est égal à 3.
- Si oui : Rappeler le paiement au client, la relance de Cord avec ce qu’il doit, la date d’échéance et le bouton pour payer. S’il n’y a plus de reste à payer ou si ses relances sont en pause, rien n’est envoyé.
- Nécessite : des factures avec une date d’échéance et un client avec une adresse e-mail.
- Adaptez-la : remplacez le 3 par le nombre de jours que vous voulez, ou ajoutez une deuxième condition pour relancer aussi le jour de l’échéance.
3. Des relances qui montent d’un cran
Pour relancer les paiements avec méthode, et pas avec un seul e-mail.
Pour quelle entreprise : distributeurs, grossistes et prestataires de services qui facturent avec un délai de paiement de 30 ou 60 jours et ont besoin d’un processus de recouvrement régulier.
- Déclencheur : l’échéance d’une facture est dépassée depuis plusieurs jours. Il se produit chaque jour tant que la facture reste ouverte avec un reste à payer, jusqu’à 90 jours.
- Plusieurs branches, une par palier, selon les Jours de retard :
- Jour 3 : Rappeler le paiement au client, avec le bouton pour payer.
- Jour 10 : écrire au client plus fermement, avec l’objet « La facture
{{numero}}est échue depuis 10 jours », en lui demandant de confirmer à quelle date il va payer et en lui proposant de revoir la facture si quelque chose doit être corrigé. - Jour 20 : consulter tout ce que le client vous doit, vous prévenir avec «
{{cliente}}: 20 jours de retard » (le total ouvert, le montant échu et le nombre de documents) et vous laisser la tâche « Appeler{{cliente}}au sujet de la facture{{numero}}({{saldo}}) ».
- Sinon, rien ne se passe : les autres jours, l’exécution se termine sans étape.
- Nécessite : des factures avec une date d’échéance et un client avec une adresse e-mail.
- Adaptez-la : modifiez le jour de chaque branche, ou ajoutez-en une quatrième à 30 jours avec une validation pour décider s’il faut suspendre le crédit. Plus d’informations dans Plusieurs branches.
4. La facture part dès que vous êtes payé
Pour qu’aucune vente encaissée ne reste sans facture.
Pour quelle entreprise : toute entreprise qui facture à l’encaissement et, au Mexique, celles qui émettent le CFDI dès que le client paie.
- Déclencheur : un devis est entièrement payé.
- Action : Facturer le devis, comme un clic sur Facturer, selon les règles de votre pays. Si le devis était déjà facturé, aucune autre facture n’est émise.
- Avec HubSpot connecté : Ajouter une note dans HubSpot avec «
{{cliente}}a payé{{folio}}pour{{total}}. La facture a été émise dans Cord. »
- Nécessite : rien de plus ; au Mexique, votre configuration de facturation prête à timbrer.
- Adaptez-la : ajoutez une alerte à l’équipe ou une tâche de livraison après la facturation.
5. Votre lundi : encaissé, échu et qui appeler
Pour commencer la semaine en sachant combien est entré, combien reste dû et qui il faut appeler.
Pour quelle entreprise : dirigeants et responsables financiers qui veulent le chiffre de la semaine sans ouvrir l’app.
- Déclencheur : selon un horaire fixe, chaque semaine, le lundi à 9 h (dans le fuseau horaire de votre compte).
- Requête sur les encaissements des 7 derniers jours, les créances échues et le pipeline ouvert.
- Vous prévenir avec « Votre semaine dans Cord (
{{fecha}}) » : ce qui a été encaissé et en combien de paiements, ce qui est échu et le retard du plus ancien, et ce qu’il reste à conclure en devis. - Pour chaque encaissement échu, jusqu’à 20 : si Jours de retard est compris entre 30 et 36, vous laisser la tâche « Appeler
{{item_cliente}}au sujet de{{item_folio}}:{{item_saldo}},{{item_dias_vencido}}jours de retard ». Ainsi, chaque encaissement ne vous demande un appel qu’une seule fois, le lundi de la semaine où il dépasse 30 jours.
- Nécessite : rien de plus.
- Adaptez-la : passez à une fréquence mensuelle le 1er du mois, ou remplacez les 30 jours par ceux de votre politique de crédit. Plus d’informations dans Pour chaque.
6. Accélérer le paiement d’une facture
Pour quand vous décidez qu’une facture ne peut plus attendre.
Pour quelle entreprise : celles qui vendent à crédit et préfèrent décider au cas par cas qui relancer, sans monter une séquence automatique pour toutes les factures.
- Déclencheur : vous le lancez depuis une facture, ou depuis plusieurs à la fois. Voir Vous le lancez.
- Se termine plus tôt si… le Statut actuel de la facture est Payée : dès que le client paie, l’exécution s’arrête.
- Action : Rappeler le paiement au client.
- Attendre 3 jours, jours ouvrés uniquement.
- Action : vous laisser la tâche « Appeler
{{cliente}}:{{numero}}n’est toujours pas payée ({{saldo}}) », à échéance le jour même.
- Nécessite : un client avec une adresse e-mail. Pour le lancer, il faut le droit Recouvrement.
- Adaptez-la : modifiez les jours d’attente, ou ajoutez une deuxième relance avant la tâche. Plus d’informations sur l’objectif dans Se terminer plus tôt : l’objectif.
7. Dernière relance et clôture du devis
Pour boucler le cycle au lieu de laisser des devis ouverts indéfiniment.
Pour quelle entreprise : ceux dont les prix évoluent — matériaux, importation, taux de change, saison — et qui ne peuvent pas honorer un ancien devis.
- Déclencheur : un devis arrive bientôt à expiration. Il se produit chaque jour tant qu’il reste de 1 à 30 jours et que le devis est encore envoyé ou consulté.
- Condition : Jours avant expiration est égal à 2.
- Si oui : écrire au client avec l’objet « Le devis
{{folio}}expire le{{vence}}» en l’invitant à l’approuver depuis le lien. - Attendre jusqu’à ce que le statut soit Approuvé ou Refusé, avec un délai de 2 jours.
- Si le délai expire : faire expirer le devis — le client ne peut plus l’approuver depuis le lien — et vous prévenir : «
{{folio}}a expiré sans réponse ».
- Nécessite : des devis avec une date de validité et un client avec une adresse e-mail.
- Adaptez-la : retirez l’étape Faire expirer le devis si vous préférez le clore à la main.
8. Lancer le travail à réception de l’acompte
Pour que personne ne commence sans argent, et que personne n’attende une fois qu’il est arrivé.
Pour quelle entreprise : construction, ateliers, fabrication sur commande, événementiel ou conseil : tout ce qui encaisse un acompte avant de commencer.
- Déclencheur : un paiement partiel est reçu.
- Condition : le Type de paiement est Acompte.
- Si oui : créer la tâche « Démarrer le travail pour
{{folio}}({{cliente}}) », à échéance d’un jour, et vous prévenir : « Un acompte de{{monto}}a été reçu. Solde restant :{{saldo_pendiente}}. »
- Nécessite : des devis avec acompte. Voir Acomptes.
- Adaptez-la : attribuez la tâche à la personne qui lance le travail dans Responsable.
9. Les gros devis sont validés par le propriétaire
Pour qu’une petite validation n’attende personne, et qu’une grosse ne parte pas sans l’accord du propriétaire.
Pour quelle entreprise : les équipes commerciales où une remise ou un montant élevé exige l’accord du propriétaire, mais où la plupart des demandes sont petites.
- Déclencheur : un devis demande une validation interne.
- Condition : le Total est inférieur au montant que vous choisissez, dans la devise de votre entreprise.
- Si oui : Valider la demande interne ; le devis part chez le client.
- Si non : Demander une validation au propriétaire du compte, avec un jour pour décider et le message «
{{folio}}de{{cliente}}({{total}}) demande une validation. Motif :{{motivo}}». Si Slack est connecté, il est aussi prévenu là-bas. - Si elle est validée : valider la demande interne. Si elle est refusée ou si le délai expire : prévenir l’équipe que
{{folio}}n’a pas été validé et qu’il reste en attente sur le devis pour qu’une personne l’examine.
- Nécessite : les validations internes, disponibles à partir de l’offre Scale, le droit Validations pour la publier et une autre personne dans l’équipe.
- Adaptez-la : le montant est une décision de votre entreprise : l’idée arrive donc avec la valeur vide et ne peut pas être publiée tant que vous ne l’avez pas saisie. Si vous vendez dans plusieurs devises, ajoutez une règle par devise reliée par Ou. Plus d’informations dans Demander une validation.
Combiner des idées
Une idée est un point de départ, pas une limite. Par exemple, vous pouvez ajouter à « Des relances qui montent d’un cran » une branche à 30 jours qui demande une validation au propriétaire et, s’il la donne, met en pause les relances de ce client ; ou à « Votre lundi » une condition pour qu’il ne vous prévienne que lorsque le montant échu dépasse un seuil. Ce qui partage le même déclencheur tient dans un seul workflow et, avec les offres Gratuite et Starter, cela permet aussi d’économiser des places de workflows actifs.