Demander une validation
Une étape qui s’arrête jusqu’à ce qu’une personne décide. Si elle valide, le workflow continue d’un côté ; si elle refuse ou si le délai expire, de l’autre.
À quoi ça sert
Certaines étapes ne doivent pas s’exécuter seules : annuler une facture, relancer un client important ou prévenir l’équipe d’une vente avec remise. Demander une validation place une personne au milieu : le workflow lui pose la question et attend sa réponse.
Comment l’ajouter
- Cliquez sur Ajouter une étape › Demander une validation.
- Sous Qui décide, choisissez Le propriétaire du compte, Le propriétaire ou un administrateur ou N’importe qui dans l’équipe.
- Sous Ce qui est demandé, écrivez ce qu’il faut examiner. Vous pouvez utiliser des variables comme
{{folio}}ou{{total}}. - Réglez le Délai pour décider en jours, de 1 à 30.
- Si vous le souhaitez, cochez Prévenir aussi dans Slack.
- Sur le canevas, construisez ce qui se passe sous Si elle est validée et sous Si elle est refusée ou si le délai expire.
Comment l’avis parvient à la personne qui décide
- Par e-mail : chaque personne du groupe reçoit un e-mail, dans sa langue, avec ce qui est demandé et le bouton Examiner et décider.
- Dans Cord : la page Validations réunit tout ce qui attend sa décision. Elle s’ouvre depuis le bouton de l’e-mail ou depuis l’avis qui apparaît dans la liste Workflows avec le nombre de validations en attente.
- Dans Slack : si vous avez coché l’option et que le compte a Slack connecté, le canal reçoit l’avis avec un lien vers la validation. Sans Slack connecté, l’avis n’arrive que par e-mail et dans Cord.
La personne qui décide n’a pas besoin du droit Paramètres : il suffit d’appartenir au groupe choisi. Le propriétaire du compte peut toujours décider.
Décider
Dans Validations, chacune affiche le workflow, le document qui l’a déclenchée, ce qui est demandé et la date limite pour décider. Cliquez sur Valider ou Refuser ; vous pouvez laisser un commentaire.
La première décision est celle qui compte. Elle ne peut plus être modifiée ensuite, et le workflow continue immédiatement par la branche correspondante.
Si personne ne décide
À l’expiration du délai, la validation se ferme d’elle-même et le workflow continue par Si elle est refusée ou si le délai expire : la même branche qu’un refus. Exécutions indique lequel des deux s’est produit.
Où voir ce qui s’est passé
Dans Exécutions, l’étape indique à qui la demande a été faite et ce qui a été demandé. Pendant l’attente, elle affiche la date limite ; une fois la décision prise, elle affiche Validée par, Refusée par ou Le délai a expiré sans décision, ainsi que le commentaire éventuel.
Tester ne demande rien à personne : il montre ce qui se passerait si elle était validée.
Limites
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Délai pour décider | De 1 à 30 jours |
| Longueur de la demande | 2 000 caractères |
| Longueur du commentaire | 500 caractères |
| Dans un « Pour chaque » | Impossible |