Publier, mettre en pause et supprimer
Modifier un workflow ne change jamais ce qui s’exécute tant que vous ne l’avez pas décidé.
Les trois statuts
| Statut | Signification | S’exécute-t-il ? | Compte-t-il dans la limite de l’offre ? |
|---|---|---|---|
| Brouillon | N’a jamais été publié. | Non | Non |
| Actif | A une version publiée et est activé. | Oui | Oui |
| En pause | A une version publiée, mais est désactivé. | Non | Non |
Brouillon et version publiée
Chaque workflow existe en deux exemplaires :
- Le brouillon, c’est-à-dire ce que vous voyez et modifiez dans l’éditeur.
- La version publiée, c’est-à-dire celle qui s’exécute quand l’événement se produit.
Pendant que vous modifiez le brouillon, la version publiée continue de s’exécuter sans changement. S’il y a des différences entre les deux, l’éditeur affiche Modifications non publiées et le bouton indique Publier les modifications.
Enregistrer le brouillon
Enregistrer le brouillon (ou Cmd+S / Ctrl+S sur ordinateur) enregistre le nom et les étapes. Rien n’est validé et ce qui s’exécute n’est pas affecté : vous pouvez donc enregistrer un travail inachevé. Le nom, en revanche, est obligatoire : si vous le laissez vide, vous verrez « Donnez un nom au workflow. »
Si quelqu’un d’autre a enregistré le même workflow pendant que vous le modifiiez, l’enregistrement n’écrase pas ses modifications : vous verrez « Quelqu’un d’autre a enregistré des modifications de ce workflow pendant que vous le modifiiez. Rechargez la page pour voir la version la plus récente : vos modifications n’ont pas été enregistrées. »
Publier
Publier (ou Publier les modifications) fait quatre choses :
- Vérifie que le brouillon est complet. S’il manque quelque chose, rien n’est publié et vous voyez « À corriger avant de publier : N », chaque problème étant signalé sur son étape.
- Vérifie vos droits. Le workflow va agir avec les vôtres : vous ne pouvez donc pas publier une étape que vous ne pourriez pas faire à la main. L’éditeur signale l’étape pour laquelle il vous manque un droit, par exemple : « Pour publier cette étape, vous devez avoir le droit « Validations ». » Voir Avec quels droits il agit plus bas.
- Vérifie votre offre si le workflow n’était pas actif. Si vous avez déjà atteint le maximum de workflows actifs, vous verrez « Votre offre permet N workflows actifs. Mettez-en un en pause ou passez à une offre supérieure pour publier celui-ci. »
- Copie le brouillon dans la version publiée, incrémente le numéro de version et rend le workflow Actif.
Publier des modifications sur un workflow déjà actif n’occupe pas une place supplémentaire dans la limite.
Avant de publier, le bouton vous demande Qu’est-ce qui a changé ?. La note est facultative, jusqu’à 280 caractères, et elle reste dans l’onglet Versions et sur chaque exécution qui utilise cette version.
Dans la même fenêtre, Ce qui va se passer résume l’effet de la publication de ce qui est à l’écran :
- combien de fois le déclencheur s’est produit ces 30 derniers jours et, si vous avez défini un filtre Seulement si…, combien de ces occurrences le remplissent (sur un compte très actif, ce sont les 300 plus récentes qui sont vérifiées, et c’est indiqué) ;
- pour un workflow planifié, la date de sa prochaine exécution ;
- combien d’exécutions sont encore en cours et avec quelle version elles se termineront.
Publier n’exécute pas le workflow sur ce qui s’est déjà produit : il commence avec le prochain événement.
Versions
Chaque fois que vous publiez, la version publiée est remplacée par une nouvelle version, et Cord numérote chaque publication. Ce qu’il faut retenir de cette numérotation :
- Chaque exécution garde sa version. À sa création, l’exécution conserve une copie complète de la version publiée à ce moment-là : ses étapes, ses textes et ses délais. Elle s’exécute avec cette copie du début à la fin, même si une attente la fait durer plusieurs jours. Dans Exécutions, le détail de chacune indique avec quelle version elle s’est exécutée et la note de cette version.
- Une nouvelle version ne s’applique qu’aux nouveaux événements. Les exécutions en file d’attente ou en attente continuent avec la version avec laquelle elles ont commencé. Pour une exécution échouée, en revanche, vous pouvez utiliser la nouvelle version : c’est ce que fait Réessayer.
- Chaque version reste dans l’historique. L’onglet Versions liste chaque publication, de la plus récente à la plus ancienne, avec la date, la personne qui l’a publiée et sa note ; celle qui s’exécute porte la mention En vigueur. Restaurer comme brouillon copie une version dans le brouillon pour que vous la relisiez et la publiiez comme nouvelle version : ce qui s’exécute ne change pas tant que vous ne publiez pas.
| Vous voulez | Faites ceci |
|---|---|
| Essayer une modification sans affecter ce qui s’exécute | Modifiez le brouillon, cliquez sur Enregistrer le brouillon puis sur Tester. Ne publiez pas encore. |
| Que la modification s’applique dès maintenant | Publier les modifications. Elle s’applique aux événements qui se produisent à partir de ce moment. |
| Qu’une exécution en attente utilise la modification | Ce n’est pas possible : annulez-la et laissez l’événement suivant en créer une avec la nouvelle version. |
| Corriger le texte d’une exécution qui a échoué | Publiez la modification et cliquez sur Réessayer dans l’exécution : elle s’exécute avec la version publiée à partir de l’étape qui a échoué. |
| Revenir à une version précédente | Dans Versions, cliquez sur Restaurer comme brouillon sur cette version, puis publiez. |
Tester avant de publier
Le bouton Tester, à côté d’Enregistrer, exécute le brouillon avec le dernier événement réel de son déclencheur. C’est la même exécution que ferait le workflow publié, avec le même moteur, sauf que rien ne sort de Cord :
- Les conditions et les requêtes lisent vos vraies données : vous voyez quelle branche serait suivie.
- Chaque action est préparée exactement telle qu’elle partirait — l’objet et le corps que recevrait votre client, les données d’un POST — et n’est pas envoyée. Ce qui échouerait en réel échoue ici aussi, pour la même raison : un message resté vide, une URL interne, un en-tête qui ne peut plus être lu.
- Les attentes sont considérées comme écoulées : le test avance l’horloge et continue, pour que vous voyiez tout le flux d’un seul coup, avec les dates de ce moment-là. Une attente conditionnelle qui n’est pas remplie atteint son délai et continue par Si le délai expire.
- Le test s’exécute avec vos autorisations, car c’est vous qui le publieriez : une étape que vous ne pourriez pas publier vous indique l’autorisation qui manque.
Le résultat se lit comme une exécution de l’onglet Exécutions : chaque étape avec ce qu’elle a reçu et ce qu’elle ferait. Le canevas dessine aussi le parcours : chaque étape qui s’exécuterait porte sa marque, la branche que prendrait chaque décision est mise en avant et ce qui ne s’exécuterait pas est estompé. Pendant l’affichage du parcours, le canevas n’est pas modifiable ; Revenir à l’édition, ou fermer le test, le rend.
Si le déclencheur ne s’est encore jamais produit sur votre compte, le test l’indique : il n’y a rien à tester. Provoquez l’événement une fois (par exemple, envoyez un devis de test) et réessayez.
Tester ne crée pas d’exécution, ne laisse rien dans l’historique et ne consomme pas votre quota d’envois.
Ce qui arrive aux exécutions en cours
Chaque exécution conserve une copie de la version publiée au moment où l’événement s’est produit. Si vous publiez des modifications, les exécutions déjà en file d’attente ou en attente se terminent avec la version précédente ; les nouvelles utilisent la nouvelle version.
Ainsi, une modification ne laisse jamais une exécution à mi-chemin avec des étapes qui n’existent plus.
Avec quels droits il agit
Un workflow ne fait que ce que la personne qui l’a publié pourrait faire à la main. Chaque action exige le même droit que cette action faite depuis l’app :
| Action | Droit de la personne qui publie |
|---|---|
| Valider la demande interne | Validations |
| Annuler la facture | Recouvrement |
| Envoyer un e-mail au client, Envoyer un WhatsApp au client et Faire expirer le devis | Devis |
| Créer une tâche | Devis, Recouvrement ou Clients |
| Envoyer les données à une URL | Paramètres |
| Prévenir l’équipe par e-mail, Slack, Teams et HubSpot | Aucun en plus |
Le propriétaire du compte les a tous. Cord vérifie à nouveau les droits avant chaque action, y compris quand une exécution reprend après une attente :
- Si la personne qui l’a publié ne fait plus partie de l’équipe, aucune étape ne s’exécute en son nom : l’exécution échoue avec « La personne qui a publié ce workflow ne fait plus partie de l’équipe : il a été mis en pause. » et le workflow est mis en pause.
- Si elle n’a plus le droit requis par une étape, cette étape ne s’exécute pas, l’exécution échoue avec « La personne qui a publié ce workflow n’a plus le droit requis par cette étape : il a été mis en pause. » et le workflow est mis en pause.
Pour le réactiver, une personne qui a le droit de toutes ses étapes le publie à nouveau, et à partir de ce moment il agit avec ses droits à elle. Reprendre ne suffit pas, car cela ne change pas qui répond du workflow.
Quand un workflow valide une demande interne, l’activité du devis l’indique : « Validé par un workflow et envoyé au client ».
Mettre en pause et reprendre
Depuis le menu Plus d’actions de l’éditeur :
- Mettre en pause désactive le workflow. Il cesse de créer de nouvelles exécutions et libère sa place dans la limite de l’offre. Vous verrez « Workflow mis en pause. Les exécutions déjà en cours attendent que vous le repreniez. »
- Reprendre le réactive avec sa dernière version publiée et vous verrez « Workflow repris ». Si votre offre n’a plus de place, vous verrez le même message de limite qu’à la publication. Si la personne qui l’a publié ne peut plus effectuer toutes ses étapes, vous verrez « La personne qui a publié ce workflow ne peut plus effectuer toutes ses étapes. Publiez-le à nouveau pour le réactiver. »
Cord met aussi un workflow en pause de lui-même dans deux cas : lorsque la personne qui l’a publié perd un droit demandé par l’une de ses étapes (voir Avec quels droits il agit) et lorsque ses 5 dernières exécutions échouent ou requièrent votre attention (voir Mise en pause automatique). L’éditeur et la liste en indiquent la raison, et le message disparaît lorsque vous le reprenez ou le publiez de nouveau.
Seul un workflow déjà publié au moins une fois peut être mis en pause ou repris. Un brouillon affiche « Publiez le workflow avant de le mettre en pause ou de le reprendre. »
Les événements qui se produisent pendant la pause ne sont pas récupérés à la reprise. Ce qui était déjà en cours n’est pas perdu : les exécutions en file d’attente ou en attente restent à leur étape et continuent quand vous le reprenez, et si leur attente s’est terminée entre-temps, elles continuent dès que vous le reprenez. Pour en écarter une, annulez-la dans Exécutions ; pour les écarter toutes d’un coup, utilisez Annuler les exécutions en attente dans le menu du workflow, qui vous indique combien il y en a avant de faire quoi que ce soit. Mettre en pause et annuler sont deux décisions distinctes : la pause les conserve, l’annulation les arrête définitivement.
Dupliquer
Dupliquer crée un nouveau workflow nommé « Nom (copie) » avec une copie du brouillon. La copie démarre en Brouillon, sans historique d’exécutions, et doit être publiée séparément. C’est le moyen rapide d’avoir deux workflows similaires avec des déclencheurs différents.
Supprimer
Supprimer le workflow le retire de votre liste et il cesse de s’exécuter : les exécutions qui étaient en file d’attente ou en attente sont annulées. Cette action est irréversible depuis l’app. Cord vous demande une confirmation au préalable.
Ce que le workflow a déjà fait n’est pas effacé : les tâches créées restent dans Tâches, les e-mails ont déjà été envoyés, et les messages Slack et les notes HubSpot restent là où ils ont été publiés. Son historique d’exécutions n’est pas effacé non plus : il est conservé et, si vous avez besoin de le consulter après la suppression, écrivez-nous.
En cas de doute, mettez le workflow en pause plutôt que de le supprimer. Un workflow en pause reste dans votre liste avec son historique, conserve ce qui était en cours et ne compte pas dans la limite de votre offre.
Journal des modifications
La création, la publication, la mise en pause, la reprise, la suppression, ainsi que la relance ou l’annulation d’une exécution, sont consignées dans Paramètres › Journal d’audit, avec l’auteur et la date.
Voir aussi
- Exécutions et erreurs : ce qu’il advient de chaque exécution et comment la relancer.
- Limites : combien de workflows actifs votre offre permet.
- Créer votre premier workflow : l’éditeur, étape par étape.