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QuickBooks Online

Chaque facture Cord, comptabilisée dans votre QuickBooks avec son client, ses lignes et sa devise.

Cette fonctionnalité est nouvelle et n’est peut-être pas encore activée sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous.

Fonctionnement

Chaque facture que vous émettez dans Cord apparaît dans votre comptabilité avec son client, ses lignes et sa devise. Vous ne saisissez plus deux fois la même chose.

QuickBooks ne gère pas les brouillons : tout ce qui y entre est comptabilisé dans vos livres. C’est pourquoi Cord n’envoie que des factures déjà définitives de son côté.

Prérequis

Où Ce qu’il vous faut
Cord Le droit Paramètres. Toutes les offres. Des factures émises dans Cord : les brouillons ne sont pas envoyés.
QuickBooks Une entreprise dans QuickBooks Online et un utilisateur qui l’administre. QuickBooks Desktop ne peut pas être connecté.
Taxes Dans votre QuickBooks, un code de taxe pour chaque taux que vous utilisez dans Cord, ou la sales tax automatique aux États-Unis.

Connecter

  1. Allez dans Paramètres › Intégrations › QuickBooks Online. Il vous faut le droit Paramètres.
  2. Cliquez sur Connecter QuickBooks et autorisez l’accès avec le compte qui administre votre entreprise.
  3. À votre retour, vous voyez le nom de l’entreprise connectée. À partir de ce moment, chaque nouvelle facture est envoyée automatiquement.
  4. Si vous aviez déjà des factures émises, cliquez sur Envoyer les factures en attente pour envoyer les 50 dernières qui manquent.

Ce qui est créé dans votre comptabilité

Enregistrement Détail
Client S’il n’existe pas. Cord le recherche d’abord par e-mail, puis par nom, pour ne pas créer de doublon, et mémorise le lien pour les factures suivantes.
Facture Date, échéance, devise et une ligne par article, avec le prix négocié et sa remise appliqués.
Service « Cord » Créé une seule fois. QuickBooks exige que chaque ligne de vente soit rattachée à un produit ; Cord en utilise un seul au lieu de remplir votre catalogue.
Note privée Elle porte le numéro Cord. Le numéro de facture appartient à votre comptabilité et Cord ne l’écrase pas.
Paiement Un par paiement reçu sur une facture déjà présente dans QuickBooks. Voir Paiements.

Paiements

Les paiements circulent dans les deux sens, uniquement pour les factures déjà présentes dans QuickBooks :

  • De Cord vers QuickBooks. Chaque paiement reçu sur une facture déjà présente dans QuickBooks y est enregistré comme paiement sur cette facture, dans Fonds non déposés. Cela se produit quand le paiement est enregistré dans Cord, et aussi quand une facture qui avait déjà des paiements est comptabilisée.
  • De QuickBooks vers Cord. Un paiement que vous enregistrez dans QuickBooks sur une facture Cord la met à jour dans Cord, avec QuickBooks comme moyen de paiement. Cord vérifie une fois par jour, et aussi lorsque vous cliquez sur Envoyer les factures en attente. Si un paiement QuickBooks couvre plusieurs factures, Cord ne prend que la part imputée à chacune.

Un paiement n’est jamais enregistré deux fois et ne revient jamais à son point de départ : ce qui est arrivé depuis QuickBooks n’y est pas renvoyé. QuickBooks ne demande pas de nouvelle autorisation pour cela.

Ce qu’il ne fait pas encore

  • Les factures avec retenues à la source ne sont pas envoyées. QuickBooks ne les enregistre pas sur une facture de vente ; comptabilisez-les à la main.
  • Il ne ramène dans Cord que les paiements de votre comptabilité. Les clients, produits et factures créés dans QuickBooks n’arrivent pas dans Cord.

Taxes

Chaque ligne arrive avec le code de taxe QuickBooks dont le taux correspond à celui de Cord. Aux États-Unis, où QuickBooks calcule lui-même la sales tax, Cord lui fixe le total de taxe de la facture pour qu’il ne le recalcule pas. Si QuickBooks aboutit à un total différent de celui de Cord, la facture est supprimée et la carte vous l’indique.

Garanties

  • Une facture n’est jamais envoyée deux fois. Cord mémorise quelle facture a été enregistrée et ne la renvoie pas, même si l’événement est relancé.
  • Seules les factures définitives sont envoyées. Jamais un devis ni un brouillon de Cord.
  • Le montant de chaque ligne est calculé sur le prix déjà arrondi, pour que le total corresponde à celui de Cord au centime près.

Ce qui circule et dans quel sens

Sens Ce qui circule Quand
De Cord vers QuickBooks Le client (s’il n’existe pas), la facture définitive avec ses lignes, sa taxe et sa devise, et le service « Cord » la première fois. Lorsque la facture est émise ou envoyée dans Cord, et lorsque vous cliquez sur Envoyer les factures en attente.
De Cord vers QuickBooks Chaque paiement reçu sur une facture déjà présente dans QuickBooks, comme paiement dans Fonds non déposés. Lorsque le paiement est enregistré dans Cord.
De QuickBooks vers Cord Les paiements que vous y enregistrez sur une facture Cord, avec QuickBooks comme moyen de paiement. Une fois par jour et lorsque vous cliquez sur Envoyer les factures en attente.
De QuickBooks vers Cord Rien d’autre : les clients, produits et factures créés dans QuickBooks n’arrivent pas dans Cord. —

Limites

Limite Valeur
Entreprises par organisation Une
Envoyer les factures en attente Jusqu’à 50 factures définitives manquantes, et jusqu’à 3 fois toutes les 5 minutes
Factures par document Cord Une, même si l’événement se répète
Factures avec retenues à la source Non envoyées
Paiements provenant de QuickBooks Vérifiés une fois par jour

Déconnecter

Avec Déconnecter sur la carte. Ce qui a déjà été enregistré reste dans votre comptabilité. Si vous connectez une autre entreprise ou organisation, Cord repart de zéro avec elle au lieu de réutiliser ce qui concernait la précédente.

Problèmes fréquents

Message ou symptôme Que faire
La carte demande une reconnexion L’accès QuickBooks a expiré ou a été révoqué. Reconnectez-vous ; les factures manquantes partent avec Envoyer les factures en attente.
« Factures envoyées : 0 » Il n’y a aucune facture définitive en attente, ou toutes étaient déjà enregistrées.
« Votre comptabilité n’a pas de taux de sales tax à… » Créez dans QuickBooks un code de taxe avec ce taux exact et cliquez sur Envoyer les factures en attente. Aux États-Unis, activez la sales tax automatique.
« Le total ne correspond pas » QuickBooks a calculé un autre total et Cord a supprimé la facture plutôt que de la laisser mal comptabilisée. Vérifiez que le taux est identique des deux côtés.

Voir aussi