Pour chaque
Une étape qui parcourt une liste. Les étapes à l’intérieur s’exécutent une fois pour chaque encaissement, sur son propre document.
À quoi ça sert
Une requête renvoie un total : « on vous doit 125 000 sur 4 documents ». Cela suffit pour vous prévenir, pas pour écrire à chaque client au sujet de sa facture.
Pour chaque parcourt les documents un par un. Chaque action à l’intérieur agit sur le document de l’élément, comme si l’événement avait porté sur ce document.
Comment l’ajouter
- Cliquez sur Ajouter une étape › Pour chaque.
- Dans le panneau, choisissez la liste sous Parcourt. Si la liste a des jours, ajustez-les.
- Réglez Jusqu’à combien d’éléments : de 1 à 50, et 20 si vous ne changez rien.
- Sur le canevas, ajoutez les étapes dans le cadre Pour chaque élément.
Les listes
| Liste | Ce qu’elle parcourt | Ordre |
|---|---|---|
| Chaque encaissement échu | Les factures et devis avec un reste à payer après échéance. | Du plus en retard au plus récent. |
| Chaque encaissement échu du client | Ce que le client de l’événement a d’échu. | Du plus en retard au plus récent. |
| Chaque encaissement à échoir | Ce qui arrive à échéance dans les prochains jours choisis (1 à 30). | Du plus proche au plus lointain. |
Les éléments sont pris à l’entrée dans l’étape : ce qu’elle parcourt ne change pas en cours de route, même si quelqu’un paie entre-temps.
Chaque encaissement échu du client utilise le client de l’événement ; il ne fonctionne donc qu’avec les déclencheurs qui en fournissent un : devis, factures, paiements et clients. Avec un déclencheur programmé, le workflow ne peut pas être publié avec cette liste.
Ce que lit chaque tour
| Variable | Ce que c’est |
|---|---|
{{item_folio}} |
Le numéro de la facture ou du devis. |
{{item_cliente}} |
Le nom du client. |
{{item_saldo}} |
Le reste à payer, dans la devise du document. |
{{item_moneda}} |
La devise du document. |
{{item_vence}} |
La date d’échéance. |
{{item_dias_vencido}} |
Le nombre de jours de retard. Pour ce qui n’est pas encore échu, c’est zéro ou un nombre négatif. |
{{item_origen}} |
S’il s’agit d’une facture ou d’un devis. |
Ces variables n’existent qu’à l’intérieur de l’étape. Si vous les utilisez ailleurs, le workflow n’est pas publié et l’éditeur l’indique : « La variable {{item_folio}} appartient à chaque élément : elle n’existe que dans « Pour chaque ». »
Les conditions à l’intérieur peuvent aussi les lire, par exemple « Jours de retard est supérieur ou égal à 7 ».
Sur quel document agit chaque action
Dans Pour chaque, Envoyer un e-mail au client, Envoyer un WhatsApp au client, Créer une tâche et Ajouter une note dans HubSpot utilisent le document et le client de l’élément, pas ceux de l’événement. Envoyer les données à une URL envoie le type et l’id du document de l’élément.
Ce qui ne peut pas aller à l’intérieur
- Les attentes : chaque tour s’exécute immédiatement, l’un après l’autre. Pour espacer les messages, programmez le workflow ; par exemple, chaque lundi.
- Un autre Pour chaque.
- Les actions sur un seul type de document : Faire expirer le devis, Valider la demande interne et Annuler la facture. Une liste mélange factures et devis.
Si quelque chose échoue en cours de route
Chaque tour laisse sa propre trace dans Exécutions : « Tour 1 », « Tour 2 », etc. L’étape Pour chaque indique combien d’éléments elle a parcourus.
Si une étape est en nouvelle tentative au tour 3, elle reprend à ce tour. Ce qui est déjà parti aux tours 1 et 2 n’est pas répété, et chaque client reçoit son e-mail une seule fois.
Un exemple complet
« Votre lundi : encaissé, échu et qui appeler », l’une des idées fournies par Cord, se termine par un « Pour chaque » :
- Quand ceci se produit : chaque lundi à 9 h, après la synthèse de la semaine.
- Pour chaque : chaque encaissement échu, jusqu’à 20.
- Condition, à l’intérieur : « Jours de retard est supérieur ou égal à 30 » et « Jours de retard est inférieur ou égal à 36 » : seulement ceux qui ont dépassé 30 jours cette semaine-là.
- Action, si oui : créer la tâche « Appeler
{{item_cliente}}au sujet de{{item_folio}}:{{item_saldo}},{{item_dias_vencido}}jours de retard ». Chaque encaissement ne demande son appel qu’une seule fois.
Limites
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Éléments par exécution | De 1 à 50 ; 20 si vous ne changez rien |
| Pour chaque dans un autre | Impossible |
| Attentes à l’intérieur | Impossible |
L’étape et celles qu’elle contient comptent dans le maximum de 30 étapes par workflow. Les limites horaires de chaque action s’appliquent toujours : si les e-mails au client atteignent leur limite, cette étape est retentée plus tard.