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Connecter HubSpot

Vos clients et vos devis Cord, à jour dans HubSpot, sans double saisie.

Ce que fait l’intégration

  • Chaque client de Cord est créé dans HubSpot comme Entreprise et, s’il a une adresse e-mail ou un nom de contact, aussi comme Contact associé à cette Entreprise.
  • Chaque devis envoyé est créé comme Transaction avec son montant et sa devise, associée à l’Entreprise et au Contact du client.
  • La Transaction avance d’elle-même : Cord fait évoluer sa phase quand le client ouvre le devis, l’approuve, le refuse, quand il expire, est payé ou facturé.
  • Les corrections de contact reviennent dans Cord : si vous corrigez dans HubSpot le nom de l’Entreprise, ou le nom, l’adresse e-mail ou le téléphone du Contact, ils changent aussi dans Cord.

Le détail complet de quel champ va où se trouve dans Ce qui est synchronisé.

Cord décide du statut de la vente. Changer la phase d’une Transaction dans HubSpot ne modifie pas le devis dans Cord : son statut dépend de l’approbation et du paiement du client.

Détail de HubSpot connecté au compte materialesdelvalle.com : dernière synchronisation aujourd’hui, 0 en file d’attente et 0 erreur ; en dessous, la phase du Sales Pipeline pour chaque statut du devis et l’envoi des données existantes.

Ce qui circule et dans quel sens

Sens Ce qui circule Quand
De Cord vers HubSpot Chaque client comme Entreprise et Contact ; chaque devis envoyé comme Transaction, avec son montant, sa devise et sa phase. À la création ou à la modification du client, et chaque fois que le devis avance.
De HubSpot vers Cord Les corrections du nom de l’Entreprise, ainsi que du nom, de l’adresse e-mail et du téléphone du Contact, uniquement sur les enregistrements déjà associés à Cord. Quand elles sont enregistrées dans HubSpot.
De HubSpot vers Cord Rien d’autre : changer la phase d’une Transaction ou créer de nouvelles Entreprises ou Transactions dans HubSpot ne change rien dans Cord. —
Depuis un workflow Une note sur la Transaction ou l’Entreprise, avec l’action Ajouter une note dans HubSpot. Quand le workflow s’exécute.

Le détail champ par champ se trouve dans Ce qui est synchronisé.

Avant de vous connecter

  • Dans Cord : vous avez besoin du droit Paramètres.
  • Dans HubSpot : vous avez besoin d’un utilisateur autorisé à installer des apps dans le compte. Si vous n’en avez pas, demandez à un Super Admin HubSpot d’effectuer la connexion.
  • Un compte par organisation : un compte HubSpot ne peut être connecté qu’à une seule organisation Cord, et chaque organisation Cord se connecte à un seul compte HubSpot.
  • Devises : si vous établissez des devis dans plusieurs devises, activez-les dans les paramètres de devises de votre compte HubSpot. Une Transaction dans une devise que HubSpot n’a pas activée ne peut pas être créée.

Connecter, étape par étape

  1. Ouvrez l’app. Allez dans Paramètres › Intégrations et touchez HubSpot.
  2. Cliquez sur Connecter HubSpot. Cord vous redirige vers HubSpot.
  3. Choisissez le compte HubSpot, si vous en avez plusieurs, et acceptez les autorisations. Vous disposez de 10 minutes pour cette étape ; au-delà, cliquez de nouveau sur Connecter HubSpot.
  4. Revenez dans Cord. Le message « HubSpot est connecté. » s’affiche, avec le statut Connecté et le nom du compte.
  5. Vérifiez les phases. Dans Phase HubSpot pour chaque statut du devis, confirmez le pipeline et la phase de chaque statut, puis cliquez sur Enregistrer les phases. Si vous utilisez le pipeline par défaut de HubSpot, Cord propose déjà une phase pour chaque statut. Voir Pipeline et phases.
  6. Envoyez ce que vous aviez déjà (facultatif). Dans Données existantes, cliquez sur Envoyer les données existantes pour envoyer vos clients et vos devis antérieurs. Voir Ce qui est synchronisé.

À partir de ce moment, chaque client nouveau ou mis à jour et chaque devis qui avance sont envoyés automatiquement.

Si le bouton ne vous redirige pas vers HubSpot ou si vous revenez sur une erreur, cliquez de nouveau sur Connecter HubSpot depuis Cord. Ne réutilisez pas un ancien lien d’autorisation enregistré dans votre navigateur : chaque tentative génère un lien à usage unique.

Autorisations demandées par Cord

Lors de l’autorisation, HubSpot vous montre les autorisations que Cord demande. Ce sont uniquement celles dont cette intégration a besoin :

Autorisation Pour quoi faire
Lecture et écriture des Entreprises Créer l’Entreprise de chaque client et lire les corrections de nom.
Lecture et écriture des Contacts Créer le Contact de chaque client, vérifier s’il existe déjà par son adresse e-mail et lire les corrections.
Lecture et écriture des Transactions Créer la Transaction de chaque devis, faire évoluer sa phase et lire vos pipelines.

Cord ne lit pas vos e-mails, appels, tickets, listes, formulaires ni aucun autre objet HubSpot.

Messages à la connexion

Message Ce qui s’est passé Que faire
HubSpot est connecté. Tout va bien. Vérifiez les phases.
Vous avez annulé la connexion avec HubSpot. Vous avez fermé ou refusé l’autorisation dans HubSpot. Cliquez de nouveau sur Connecter HubSpot quand vous le souhaitez.
La demande de connexion a expiré ou n’est pas valide. Réessayez. Plus de 10 minutes se sont écoulées, un ancien lien a été utilisé ou il a été ouvert depuis une autre session. Cliquez de nouveau sur Connecter HubSpot depuis Cord.
Ce compte HubSpot est déjà connecté à une autre organisation Cord. Le compte est déjà utilisé par une autre organisation. Déconnectez-le de cette organisation ou choisissez un autre compte.
Impossible de connecter HubSpot. Réessayez. HubSpot n’a pas finalisé l’autorisation. Réessayez ; si le problème persiste, écrivez-nous à contacto@cordhq.app.
Vous devez disposer du droit Paramètres pour connecter des intégrations. Votre rôle n’a pas le droit Paramètres. Demandez au propriétaire du compte d’effectuer la connexion ou de vous accorder ce droit.

Le panneau de la connexion

Une fois la connexion établie, la page HubSpot affiche :

Donnée Ce que c’est
Compte HubSpot Le numéro et le domaine du compte connecté.
Dernière synchronisation La dernière fois que quelque chose a été envoyé ou reçu. « Pas encore » si rien ne s’est encore produit.
En file d’attente Les envois en attente.
Erreurs (7 jours) Les envois qui ont échoué au cours de la dernière semaine.
Dernière erreur Le message de l’erreur la plus récente, le cas échéant.

Que faire pour chaque erreur : Problèmes avec HubSpot.

La carte Cord dans HubSpot

Cette fonctionnalité est nouvelle et n’est peut-être pas encore activée sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous.

Une fois HubSpot connecté, chaque Transaction, Entreprise et Contact affiche la carte Cord dans sa barre latérale :

Enregistrement Ce qu’elle affiche
Transaction Le devis Cord associé à cette Transaction.
Entreprise ou Contact Le client Cord associé et ses 8 derniers devis.

Chaque devis indique son numéro, son statut, son montant avec sa devise, sa date et le lien client (Client link), pour le copier ou l’ouvrir sans quitter HubSpot. Le bouton Create quote in Cord ouvre l’éditeur de Cord avec ce client déjà sélectionné. La carte s’affiche en espagnol ou en anglais selon la langue de votre utilisateur HubSpot ; dans toute autre langue, elle s’affiche en anglais.

La carte est en lecture seule : la création, la modification et l’envoi se font toujours dans Cord, avec votre session. Cord vérifie que chaque requête est signée par HubSpot et ne répond qu’avec les données de l’organisation connectée à ce compte.

Si la carte n’apparaît pas, ouvrez une Transaction dans HubSpot, cliquez sur Personnaliser dans la barre latérale et ajoutez la carte Cord depuis Apps.

Passer à un autre compte HubSpot

Déconnectez le compte actuel et connectez le nouveau. Quand vous connectez un compte différent, Cord oublie les associations avec le compte précédent et réinitialise la configuration des phases, car les pipelines de l’autre compte n’existent pas dans le nouveau. Utilisez ensuite Envoyer les données existantes pour alimenter le nouveau compte.

Si vous reconnectez le même compte, Cord conserve les associations et votre configuration des phases : les Entreprises et les Transactions ne sont pas dupliquées. Les modifications faites dans Cord pendant la déconnexion n’ont pas été envoyées ; utilisez Envoyer les données existantes pour les mettre à jour.

Déconnecter

  1. Dans Paramètres › Intégrations › HubSpot, cliquez sur Déconnecter.
  2. Confirmez dans Déconnecter HubSpot ?.
  3. Le message « HubSpot déconnecté » s’affiche.

À la déconnexion :

  • Cord arrête la synchronisation et abandonne les envois en file d’attente.
  • Cord révoque son accès à votre compte HubSpot.
  • Ce qui est déjà dans HubSpot n’est pas supprimé : les Entreprises, les Contacts, les Transactions et les notes restent tels quels.
  • Les workflows qui utilisent l’action Ajouter une note dans HubSpot commencent à échouer avec le message « Connectez HubSpot dans Paramètres › Intégrations pour utiliser cette action. »

Limites

Limite Valeur
Comptes HubSpot par organisation Un, et chaque compte HubSpot ne peut appartenir qu’à une seule organisation Cord
Délai pour autoriser dans HubSpot 10 minutes à partir du clic sur Connecter HubSpot
Envoyer les données existantes Jusqu’à 500 clients et 500 devis envoyés par opération, jusqu’à 3 fois par heure
Carte Cord sur une Entreprise ou un Contact Ses 8 derniers devis
Notes depuis les workflows 120 par heure et par organisation, de 2 000 caractères au maximum
Devis sans devise ou dans un statut sans phase Ils ne sont pas envoyés comme Transaction : Cord n’envoie jamais un montant sans sa devise

Voir aussi