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Cord Workflows

Des règles « quand ceci se produit, faire ceci » qui font l’étape suivante à votre place après chaque vente, sans écrire de code.

Qu’est-ce qu’un workflow

Un workflow est une règle qui surveille votre compte Cord. Lorsqu’un événement précis se produit — un client ouvre un devis, un acompte est reçu, une facture arrive à échéance, un litige est ouvert —, le workflow exécute dans l’ordre les étapes que vous avez définies : créer une tâche, prévenir l’équipe, écrire à votre client à votre image ou par WhatsApp, clore un devis expiré, valider une demande interne, annuler une facture, envoyer les données à l’URL que vous utilisez dans un autre outil, publier dans Slack ou Teams, ou ajouter une note dans HubSpot.

L’idée est que le suivi ne dépende pas de la mémoire de quelqu’un. Si votre équipe vérifie aujourd’hui à la main quels devis personne n’a ouverts, qui a versé l’acompte ou quelles factures sont échues, un workflow le fait pour vous et prépare la tâche pour la bonne personne.

Où le trouver

Ouvrez Workflows dans le menu latéral de l’app. La liste affiche chaque workflow sous forme de carte avec son nom, l’événement qui le déclenche, son statut (Brouillon, Actif ou En pause), le nombre de fois où il s’est exécuté au cours des 30 derniers jours et combien de ces exécutions se sont terminées en erreur. En haut, vous voyez combien de workflows actifs vous avez par rapport à la limite de votre offre, ainsi que le panneau Où en sont vos automatisations avec la synthèse des 30 derniers jours.

Liste de Cord Workflows : 3 workflows actifs sur 5 dans l’offre ; sur les 30 derniers jours, 214 exécutions, 204 terminées et 4 en échec, avec leurs causes. En dessous, les quatre workflows avec leur déclencheur, leurs exécutions et leur statut.

Cord Workflows est réservé aux administrateurs. Pour voir, créer, modifier ou publier des workflows, il vous faut le droit Paramètres. Les personnes qui ne l’ont pas voient le message « Cord Workflows est réservé aux administrateurs » et peuvent demander l’accès au propriétaire du compte.

Les éléments d’un workflow

Chaque workflow se lit de haut en bas dans l’éditeur, en deux blocs : Quand ceci se produit (le déclencheur) et Faire ceci (les étapes).

Éditeur du workflow « Ne laissez pas un devis refroidir » : lorsqu’un devis est envoyé, il attend jusqu’à 2 jours que le client l’ouvre. Si c’est le cas, il crée une tâche et prévient sur Slack ; si le délai expire, il écrit au client et attend de nouveau jusqu’à 5 jours. Ouvert, le panneau « Modifier l’action » de la tâche avec les données de l’événement.
Élément Ce qu’il fait Guide
Déclencheur Ce qui lance le workflow : l’un des 48 événements de Cord, ou un horaire fixe (« chaque lundi à 9 h »). Chaque workflow en a exactement un. Déclencheurs
Condition Divise le flux en deux branches, Si la condition est remplie et Si la condition n’est pas remplie, selon les données de l’événement. Jusqu’à 10 règles par condition, reliées par « Et » et par « Ou ». Conditions
Plusieurs branches Suit la première de jusqu’à 5 branches dont les conditions sont remplies, ou Sinon. Conditions
Attente Met le flux en pause quelques jours, quelques heures ou jusqu’à une heure de la journée (en jours ouvrés ou à partir d’une date du document), puis le poursuit. Attentes
Attendre jusqu’à ce que… Attend que quelque chose se produise — que le client ouvre, approuve ou paie — avec un délai maximal de 1 à 30 jours, puis continue par Si cela se produit ou par Si le délai expire. Attentes
Requête Récupère une donnée de votre compte pour l’utiliser dans les étapes suivantes : créances échues, pipeline ouvert, encaissements, échéances à venir ou solde du client. Elle ne fait que lire ; elle ne modifie jamais rien. Requêtes
Pour chaque Parcourt une liste d’encaissements (chaque encaissement échu, ceux du client ou ce qui arrive bientôt à échéance) et exécute ses étapes une fois pour chacun, sur son document. Pour chaque
Demander une validation Attend qu’une personne de l’équipe valide ou refuse ; elle reçoit un e-mail et décide dans Cord. Continue par Si elle est validée ou par Si elle est refusée ou si le délai expire. Demander une validation
Action Ce que Cord fait pour vous, parmi 16 actions : créer une tâche, prévenir l’équipe ou une personne, écrire au client, lui rappeler le paiement, mettre ses rappels en pause, envoyer un WhatsApp au client, faire expirer ou facturer un devis, enregistrer une promesse de paiement, valider une demande interne, annuler une facture, envoyer les données à une URL, publier dans Slack, publier dans Teams ou ajouter une note dans HubSpot. Actions
Données de l’événement Des valeurs comme {{cliente}}, {{folio}} ou {{total}} que vous placez dans vos textes et qui sont renseignées à l’exécution, ainsi que les données de votre entreprise ({{negocio}}, {{hoy}}). Données de l’événement

Comment un workflow s’exécute

  1. L’événement se produit. Quelqu’un envoie un devis, le client paie, l’heure d’un workflow planifié arrive. Chaque événement n’est enregistré qu’une seule fois.
  2. Cord crée une exécution pour chaque workflow actif dont le déclencheur correspond, avec une copie de la version publiée à ce moment-là. Dix devis envoyés donnent dix exécutions indépendantes.
  3. Les étapes s’exécutent dans l’ordre. Les conditions choisissent une branche, les requêtes conservent leur résultat pour les étapes suivantes et les actions s’exécutent avec les données de l’événement déjà insérées dans vos textes.
  4. Une attente met l’exécution de côté et la reprend à son terme. Une attente simple reprend au cours de la journée où elle se termine ; une étape Attendre jusqu’à ce que… reprend dès que ce qu’elle attend se produit sur le document du workflow, ou à l’expiration du délai.
  5. Si une action échoue, Cord la réessaie selon un calendrier qui va de quelques secondes à quelques heures, sans jamais répéter un effet déjà produit. S’il n’y parvient pas, l’exécution passe à Échouée et vous pouvez la réessayer manuellement depuis son historique.

Le détail des statuts, des nouvelles tentatives et des messages d’erreur se trouve dans Exécutions et erreurs.

Un exemple complet

« Ne laissez pas un devis refroidir » est l’une des idées que Cord propose prêtes à l’emploi. Elle se lit ainsi :

  1. Quand ceci se produit : un devis est envoyé.
  2. Attendre jusqu’à ce que le client l’ouvre ou l’approuve, avec un délai de 2 jours.
  3. Si cela se produit : créer la tâche « Appeler {{cliente}} tant que {{folio}} est encore chaud ».
  4. Si le délai expire : écrire au client pour lui demander s’il a des questions, puis attendre de nouveau sa décision pendant 5 jours.
  5. S’il ne décide toujours pas : consulter le solde du client et vous prévenir avec ce que ce client vous doit déjà.

Chaque devis que vous envoyez lance sa propre exécution de ce workflow, et chacune vérifie son propre devis : celui que le client a ouvert dans l’heure suit une branche, celui que personne n’a touché suit l’autre.

Combien de workflows vous pouvez avoir

Offre Workflows actifs Brouillons et en pause Exécutions
Gratuit 1 Illimités Illimitées
Starter 5 Illimités Illimitées
Professionnel Illimités Illimités Illimitées
Scale Illimités Illimités Illimitées
Developer Illimités Illimités Illimitées

Seuls les workflows Actifs occupent une place. Certaines actions dépendent d’autre chose que de la limite de workflows de votre offre :

  • Envoyer un e-mail au client consomme le quota d’envois de votre offre (5 par mois avec l’offre Gratuite, illimité avec les autres).
  • Valider la demande interne nécessite les validations internes, disponibles à partir de l’offre Scale.
  • Slack, Teams, WhatsApp et HubSpot nécessitent que l’app correspondante soit connectée dans Paramètres › Intégrations.

Taille maximale d’un workflow, plafonds horaires de chaque action et ce qui se passe quand vous passez à une offre inférieure : Limites.

Brouillon, version publiée et exécutions

  • Brouillon : ce que vous modifiez. Vous pouvez le changer autant de fois que vous le voulez sans rien affecter.
  • Version publiée : ce qui s’exécute. Elle ne change que lorsque vous cliquez sur Publier ou Publier les modifications, et chaque publication crée une nouvelle version.
  • Exécution : chaque fois que l’événement se produit, Cord crée une exécution avec une copie de la version publiée à ce moment-là. Si vous publiez des modifications ensuite, les exécutions déjà en cours se terminent avec la version avec laquelle elles ont commencé.

Avant de publier, vous pouvez cliquer sur Tester : le brouillon s’exécute avec le dernier événement réel de son déclencheur et vous montre ce qu’aurait fait chaque étape, sans rien envoyer. Tout cela est expliqué dans Publier, mettre en pause et supprimer et dans Exécutions et erreurs.

Des idées pour commencer

Cord propose neuf workflows prêts à l’emploi et les classe d’après vos réponses à la création du compte : votre secteur, l’usage que vous ferez de Cord et votre rôle. Chaque carte indique pourquoi nous vous la suggérons, et chaque idée prévient l’équipe par le canal que vous avez connecté. Ils sont créés en brouillon pour que vous puissiez les relire avant de les publier :

Idée Démarre quand À quoi sert-elle
Ne laissez pas un devis refroidir Un devis est envoyé Qu’aucun devis ne se perde en silence.
Rappel de paiement 3 jours avant l’échéance L’échéance d’une facture approche Encaisser avant la date.
Des relances qui montent d’un cran L’échéance d’une facture est dépassée depuis plusieurs jours Mener le recouvrement par paliers, avec plusieurs branches.
La facture part dès que vous êtes payé Un devis est entièrement payé Qu’aucune vente encaissée ne reste sans facture.
Votre lundi : encaissé, échu et qui appeler Selon un horaire fixe Commencer la semaine avec le chiffre et les appels du jour.
Accélérer le paiement d’une facture Vous le lancez depuis une facture Relancer un paiement quand vous le décidez.
Dernière relance et clôture du devis Un devis arrive bientôt à expiration Boucler le cycle au lieu de laisser des devis ouverts.
Lancer le travail à réception de l’acompte Un paiement partiel est reçu Que le travail démarre dès que l’argent arrive.
Les gros devis sont validés par le propriétaire Un devis demande une validation interne Que les petits soient validés seuls et que les gros passent par le propriétaire.

Chaque idée, étape par étape, et le type d’entreprise auquel elle convient : Idées prêtes à l’emploi.

Ce qu’un workflow ne fait jamais

Un workflow n’encaisse pas, n’enregistre pas de paiements et n’approuve ni ne refuse un devis au nom de votre client. Ces décisions restent celles d’une personne ou du client.

Ce qu’il fait sur vos documents est limité et explicite : écrire au client du document par e-mail ou par WhatsApp (jamais à une adresse ou à un numéro saisis dans l’étape) et lui rappeler le paiement, suspendre ses relances, enregistrer une promesse de paiement, faire expirer un devis dont la validité est dépassée, facturer un devis accepté ou payé (une seule facture par devis et, au Mexique, timbrée auprès du SAT), accorder une demande de validation interne et annuler une facture qui n’a encore aucun paiement. Chacune de ces actions n’est proposée que si le déclencheur fournit le document ou le client sur lequel elle agit ; sinon, le workflow ne peut pas être publié. Et toutes s’exécutent avec les droits de la personne qui a publié le workflow : si cette personne ne pouvait pas valider une demande à la main, son workflow ne le peut pas non plus.

Il ne peut pas non plus créer de boucles infinies : un workflow n’est jamais déclenché par les événements qu’il provoque lui-même, et une chaîne de workflows qui se déclenchent les uns les autres est interrompue au bout de trois niveaux. Détails dans Limites.

Workflows ou intégrations

Un workflow s’exécute dans Cord et n’a besoin d’aucune connexion pour créer des tâches, prévenir par e-mail ou écrire au client. Quand l’étape suivante se trouve dans un autre outil :

  • Pour publier dans Slack ou Teams, envoyer un WhatsApp ou ajouter une note dans HubSpot, connectez l’app et utilisez son action dans le workflow.
  • Pour envoyer l’événement vers n’importe quelle autre app, utilisez l’action Envoyer les données à une URL avec l’adresse fournie par Zapier, Make ou n8n, ou connectez directement ces apps avec leurs déclencheurs Cord. Voir Intégrations.

Guides de Cord Workflows