Attentes
Une attente laisse passer des jours avant l’étape suivante. C’est ce qui transforme une réaction immédiate en suivi.
Configurer une attente
- Cliquez sur Ajouter une étape › Ajouter une attente. Le panneau Modifier l’attente s’ouvre.
- Saisissez les Jours (de 0 à 30) et, si besoin, les Heures. Les autres options sont expliquées plus bas.
- Cliquez sur Terminé. Sur le canevas, l’étape se lit « Attendre 1 jour » ou « Attendre N jours ».
Vous pouvez placer plusieurs attentes dans un même workflow, au niveau principal ou dans une branche. Par exemple : prévenir au bout de 3 jours, puis de nouveau au bout de 7.
Quand le workflow reprend
Les jours sont comptés à partir du moment où l’exécution atteint l’attente. Une fois écoulés, l’étape suivante s’exécute lors de la vérification suivante de Cord. Cord vérifie toutes les 5 minutes, et aussi à chaque mouvement sur votre compte (un devis envoyé, un paiement reçu).
Exemple : un devis est envoyé le lundi à 16 h et le workflow attend 3 jours. Les 3 jours s’achèvent le jeudi à 16 h, et l’étape suivante s’exécute lors de la première vérification après cette heure.
Entre-temps, l’exécution apparaît comme En attente dans l’onglet Exécutions, avec la date de reprise (« Reprend le … »).
Si vous avez besoin d’une action immédiate, n’utilisez pas d’attente : placez l’action directement après le déclencheur. Les actions sans attente s’exécutent dès que l’événement se produit.
Jours ouvrés, heures et dates du document
Une attente propose plus d’options que les jours :
| Option | Effet |
|---|---|
| Jours et Heures | Ils s’additionnent : « 1 jour et 4 heures ». Avec 0 jour, vous pouvez attendre seulement des heures. |
| Jours ouvrés uniquement (du lundi au vendredi) | Les jours se comptent du lundi au vendredi : 1 jour ouvré à partir d’un vendredi tombe le lundi. Les jours fériés ne sont pas déduits. |
| Reprendre à une heure précise | L’exécution reprend à cette heure dans le fuseau horaire de votre compte, par exemple « le jour ouvré suivant à 09:00 ». Avec une heure choisie, les heures ne s’additionnent pas. |
| Compte à partir de | Part d’une date du document plutôt que du moment où l’exécution atteint l’étape, avant ou après elle : « 3 jours avant Date d’échéance ». Sans heure choisie, elle reprend à 09:00. |
Les dates utilisables sont celles que fournit le déclencheur : Date d’échéance pour les factures, Date d’expiration dans « Un devis arrive bientôt à expiration », Date limite de réponse pour les litiges et Date promise dans « Une promesse de paiement est enregistrée ».
- Si le moment calculé est déjà passé (par exemple, la facture a été envoyée deux jours avant son échéance et l’attente est de 3 jours avant), il n’y a rien à attendre : l’exécution reprend aussitôt.
- Si le document n’a pas cette date, l’étape échoue avec « Le document n’a pas la date à partir de laquelle l’attente se compte : impossible de savoir quand continuer. »
Attente puis condition : le schéma de suivi
Une attente est presque toujours suivie d’une condition qui vérifie si quelque chose est resté inchangé. C’est à cela que sert le statut actuel : il est lu au moment où la condition est évaluée, et non au moment de l’événement.
| Vous voulez | Déclencheur | Attente | Condition |
|---|---|---|---|
| Appeler si le devis n’a pas été ouvert | Un devis est envoyé | 3 jours | Statut actuel du devis est Envoyé |
| Relancer si le devis a été approuvé mais pas payé | Un devis est approuvé | 5 jours | Statut actuel du devis est Approuvé |
| Faire remonter une facture échue | Une facture dépasse son échéance | 7 jours | Statut actuel de la facture est Ouverte |
Si vous utilisiez Statut lors de l’événement au lieu du statut actuel, la condition répondrait toujours avec le statut d’il y a plusieurs jours, et le suivi serait effectué même si le client avait déjà répondu. Plus de détails dans Conditions.
Ce qui se passe si quelque chose change pendant l’attente
| Si, pendant l’attente… | Alors |
|---|---|
| Vous publiez des modifications du workflow | L’exécution continue avec la version avec laquelle elle a commencé. Les modifications s’appliquent aux nouvelles exécutions. |
| Vous mettez en pause le workflow | L’exécution n’avance pas tant que le workflow est en pause : elle reste à son étape et continue quand vous le reprenez. Si son attente s’est terminée entre-temps, elle continue dès que vous le reprenez. |
| Vous supprimez le workflow | L’exécution est annulée. Son historique est conservé. |
| Vous passez à une offre inférieure et le workflow dépasse la limite | S’il dépasse toujours la limite à la fin de l’attente, l’exécution est annulée avec le message « Votre offre actuelle n’inclut pas ce workflow actif. » |
| Le devis ou la facture change | Rien n’est interrompu. La condition suivante lira le nouveau statut si elle utilise le statut actuel. |
Annuler une exécution en attente
Dans Exécutions, ouvrez l’exécution en attente et cliquez sur Annuler. Elle passe à Annulée et plus aucune étape ne s’exécute. Seules les exécutions En file d’attente ou En attente peuvent être annulées.
Attendre jusqu’à ce qu’un événement se produise
Une attente normale compte des jours. Attendre jusqu’à ce que… compte des jours et surveille une condition : dès qu’elle est remplie, le workflow continue sans attendre la fin du délai.
- Cliquez sur Ajouter une étape › Attendre jusqu’à ce que….
- Définissez la condition comme une condition normale : par exemple, Statut actuel du devis est Consulté.
- Saisissez le Délai maximal (jours), de 1 à 30.
L’étape a deux branches :
| Branche | Quand elle est suivie |
|---|---|
| Si cela se produit | La condition a été remplie avant la fin du délai. |
| Si le délai expire | Les jours se sont écoulés sans que la condition soit remplie. |
Si ce que vous attendez concerne le document du workflow (le client ouvre ou approuve le devis, le paiement de la facture arrive), l’étape continue au moment même où cela se produit. Sinon, Cord vérifie de nouveau aussi souvent que les attentes. Le délai est fixé la première fois que l’exécution atteint l’étape et ne bouge plus : les vérifications ne le repoussent pas.
Exemple, l’idée « Ne laissez pas un devis refroidir » : après l’envoi, elle attend que le client ouvre le devis, avec un délai de 2 jours. S’il l’ouvre, elle crée la tâche de l’appeler tant que le devis est encore chaud ; sinon, elle lui écrit et attend sa décision 5 jours de plus.
Utilisez Statut actuel dans ces conditions, et non Statut lors de l’événement : le statut lors de l’événement ne change jamais, donc une condition qui s’appuie sur lui donnerait toujours la même réponse et l’attente épuiserait tout le délai pour rien.
Se terminer plus tôt : l’objectif
Une série de relances ne devrait pas continuer une fois que le client a payé. Dans le panneau du déclencheur, Ajouter un objectif définit les conditions dans lesquelles le workflow considère son travail comme fait, par exemple « Statut actuel de la facture est Payée ».
- Cord vérifie l’objectif avant chaque étape, avec les données du moment : s’il est atteint, l’exécution se termine comme Terminée sans faire ce qui restait, et son détail indique « Terminée plus tôt : l’objectif du workflow a été atteint. »
- Si l’exécution est dans une attente de plusieurs jours, un événement concernant son document la vérifie aussitôt : quand la facture est payée, elle s’arrête là sans attendre la fin de l’attente. Si elle est réveillée par quelque chose qui ne remplit pas l’objectif, elle se remet en attente jusqu’au même délai.
- Contrairement au filtre, l’objectif peut lire ce que Cord lit en direct, comme le statut actuel.
- Tester le vérifie aussi : si le document du dernier événement le remplit déjà, le test indique que l’exécution se terminerait plus tôt.