Gestion des devis
Retrouvez chaque proposition, sachez ce que vous pouvez en faire dans son statut actuel et réutilisez ce qui a déjà fonctionné.
De quoi s’agit-il
Devis, dans le menu principal, rassemble tous les devis de votre organisation, du plus récent au plus ancien. De là, vous ouvrez le détail de chacun, où se trouvent ses actions, son activité, sa conversation et ses versions.
Prérequis
- Consulter : tout membre de l’organisation.
- Droit Devis : créer, continuer la modification, envoyer, modifier et renvoyer, supprimer des brouillons et répondre dans la conversation.
- Droit Validations : marquer comme approuvé ou refusé, statuer sur les validations internes, enregistrer un paiement et émettre le document depuis le détail.
- Offre : toutes. Le nombre de devis actifs est plafonné avec l’offre Gratuite (5) et Starter (50).
Retrouver un devis
Filtres (pastilles au-dessus de la liste, chacune avec son nombre) :
| Filtre | Comprend |
|---|---|
| Tous | Tous les devis. |
| Ouverts | Brouillon, Envoyé et Consulté. |
| À valider | Ceux qui attendent une validation interne. |
| Approuvés | Approuvé. |
| Payés | Payé et Facturé. |
| Clôturés | Refusé et Expiré. |
Recherche : la liste n’a pas de champ de recherche propre. Sur ordinateur, ouvrez la palette de commandes (⌘K sur Mac, Ctrl+K sur Windows) et saisissez au moins deux caractères du numéro du devis ou du nom du client ; elle affiche jusqu’à 6 devis, ainsi que les clients et produits correspondants.
Depuis d’autres écrans : les barres de l’entonnoir et du pipeline de l’Accueil ouvrent cette liste avec le filtre correspondant déjà appliqué.
Actions par statut
| Statut | Actions dans le détail | Droit |
|---|---|---|
| Brouillon | Envoyer au client, Continuer la modification, Aperçu, Dupliquer le devis, Supprimer le brouillon | Devis |
| Brouillon en attente de validation | Valider et envoyer, Refuser (en plus des actions ci-dessus) | Validations |
| Envoyé / Consulté | Marquer comme approuvé, Marquer comme refusé | Validations |
| Modifier et renvoyer (V2), Ouvrir le lien, Copier le lien, PDF, WhatsApp, Dupliquer le devis | Devis | |
| Expiré | Modifier et renvoyer, partage, Dupliquer le devis | Devis |
| Approuvé | Enregistrer un paiement, Timbrer le CFDI 4.0 / Émettre la facture / Émettre le pro forma | Validations |
| Partage, Dupliquer le devis | — | |
| Payé | Timbrer le CFDI 4.0 / Émettre la facture / Émettre le pro forma | Validations |
| Facturé | Partage, Dupliquer le devis ; les documents apparaissent dans Documents fiscaux | — |
| Refusé | Partage, Dupliquer le devis | — |
Un devis avec un forfait mensuel n’affiche pas Enregistrer un paiement : son encaissement est l’abonnement, que vous pouvez arrêter avec Résilier le forfait.
Brouillons
- Enregistrer le brouillon dans l’éditeur enregistre le client, les conditions de paiement, les lignes, les prix et les conditions. Un brouillon peut être enregistré sans client ; pour l’envoyer, il vous en faut un.
- Pour le reprendre, ouvrez-le et cliquez sur Continuer la modification : le même éditeur s’ouvre (Modifier le brouillon). À partir de là, chaque modification s’enregistre seule quelques secondes plus tard et Enregistrer et envoyer l’envoie. Voir Aperçu et envoi.
- Supprimer le brouillon demande une confirmation (« Cette action est irréversible. Supprimer ce brouillon ? ») et le supprime entièrement. Seuls les brouillons peuvent être supprimés : un devis déjà envoyé ne se supprime pas, il se refuse ou on le laisse expirer.
Dupliquer un devis
- Ouvrez n’importe quel devis, quel que soit son statut.
- Cliquez sur Dupliquer le devis.
- Cord crée un nouveau brouillon avec son propre numéro et une validité de 30 jours, et vous y amène. L’activité du duplicata indique le devis dont il provient (par exemple COT-0149).
Ce qui est copié : client, conditions de paiement, notes et lignes (description, quantité, prix catalogue et prix).
Ce que le duplicata ne copie pas : la devise de vente (le duplicata est en MXN), le taux de change, l’acompte, le forfait mensuel, Les prix incluent déjà IVA, le taux de taxe de chaque ligne (il revient au taux par défaut de votre catalogue), le coût de chaque ligne, la conversation, la signature et les versions. Ouvrez le duplicata avec Continuer la modification et vérifiez ces champs avant de l’envoyer.
Le duplicata compte comme un devis actif : si vous avez atteint le plafond de votre offre, il n’est pas créé.
Versions
Tant qu’un devis est Envoyé, Consulté ou Expiré, Modifier et renvoyer (V2)
ouvre le même éditeur de devis sous le titre Nouvelle version de COT-0149 et, lorsque
vous cliquez sur Envoyer la nouvelle version, crée une nouvelle version sur le même
lien (l’ancienne route /app/cotizaciones/[id]/editar ne fait que rediriger vers cet
éditeur) :
- vous pouvez modifier les produits, les quantités, les prix, la taxe de chaque ligne et Les prix incluent déjà IVA ; le client, la devise et les conditions (conditions de paiement, durée de validité, acompte, forfait et note) restent tels qu’ils ont été envoyés ;
- si votre organisation utilise les validations internes, la version est contrôlée par rapport aux plafonds avant d’être envoyée ;
- le devis repasse à Envoyé, sa validité repart de ce jour avec la même durée que lors de l’envoi (si elle était de 30 jours, il expire dans 30 jours) et le client reçoit de nouveau l’e-mail si son adresse e-mail est enregistrée. C’est ainsi qu’un devis Expiré reprend vie ;
- le badge à côté du nom du client indique la version en vigueur (V1, V2, V3…) ;
- Historique des versions, dans le détail, liste chaque version avec sa date et son total.
Si le client a le lien ouvert, il voit les modifications en direct et doit les examiner avant d’approuver (voir Négociation et contre-propositions).
Quand une version ne suffit pas
Pour modifier ce que Modifier et renvoyer ne permet pas (client, devise, conditions ou une autre durée de validité), dupliquez le devis, ajustez-le et envoyez le nouveau lien. Ensuite, sur l’original (tant qu’il est encore Envoyé ou Consulté), utilisez Marquer comme refusé pour le retirer du pipeline. Cord n’a pas de statut « Annulé » : Refusé indique que ce lien n’est plus actif.
Limites par offre
| Gratuit | Starter | Professionnel | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Devis actifs (brouillon, envoyé, consulté ou approuvé) | 5 | 50 | Sans plafond | Sans plafond | Sans plafond |
| Envois par mois | 5 | Sans plafond | Sans plafond | Sans plafond | Sans plafond |
Problèmes courants
Je ne vois pas Marquer comme approuvé ni Enregistrer un paiement. Votre rôle n’a pas le droit Validations.
Je ne peux pas supprimer un devis. Seuls les brouillons peuvent être supprimés.
Cord indique que le devis ne peut pas changer de statut avec cette action. Le devis a déjà changé de statut (par exemple, le client l’a approuvé pendant que vous l’aviez ouvert). Rechargez le détail.
Le duplicata est en MXN. Le duplicata ne copie pas la devise ; modifiez-la avec Continuer la modification.