Aller au contenu
FREN

Validations internes

Protégez vos marges : un devis qui dépasse vos seuils ne parvient pas au client tant qu’une personne habilitée ne l’a pas validé.

De quoi s’agit-il

Les validations internes sont une règle propre à votre organisation. Vous définissez jusqu’où un commercial peut aller sans demander l’autorisation (remise maximale, montant maximal et marge minimale). Lorsqu’un devis dépasse l’un de ces seuils au moment de l’envoi (avec Créer et envoyer, Enregistrer et envoyer, Envoyer au client, depuis le tableau ou via l’API), Cord ne l’envoie pas : il le conserve en brouillon marqué Validation en attente et prévient les personnes habilitées à décider.

Cela n’a rien à voir avec l’approbation du client. Celle-ci correspond à la signature sur le lien ; il s’agit ici d’un contrôle interne à votre équipe.

Prérequis

  • Offre : Scale ou Developer. Dans les autres offres, les seuils ne peuvent pas être enregistrés avec une valeur supérieure à 0 et Cord ne les évalue pas.
  • Droit pour configurer : Paramètres.
  • Droit pour décider : Validations. Le propriétaire du compte peut toujours décider.
  • Pays : disponible dans les 12 marchés.

Configurer les seuils

  1. Accédez à Paramètres › Devis › Validations.
  2. Dans Seuils de validation, saisissez les seuils que vous souhaitez utiliser. Chacun est indépendant ; une valeur de 0 signifie « sans limite ».
  3. Enregistrez vos modifications. Elles s’appliquent à chaque envoi à partir de ce moment, y compris aux brouillons et aux nouvelles versions.
Paramètres › Devis › Validations avec les Seuils de validation : remise maximale de 15 %, montant maximal de 250 000 MXN et marge brute minimale de 20 %. En dessous, Trésorerie avec les intérêts de retard désactivés.
Seuil Ce que Cord compare Quand une validation est demandée
Remise max. sans validation (%) La remise la plus élevée parmi toutes les lignes : l’écart entre son prix Catalogue et son Prix. Si une ligne présente une remise supérieure au seuil.
Montant max. sans validation Le total du devis. Si le total est supérieur au seuil.
Marge brute minimale sans validation (%) La marge de chaque ligne dont le coût est saisi : (prix − coût) ÷ prix. Si une ligne avec coût passe sous le minimum. Les lignes sans coût ne sont pas prises en compte.

Si le devis comporte une remise sur le document manuelle, Cord la compte comme une remise sur chaque ligne pour le seuil de remise et pour celui de marge : déplacer la réduction en pied de document ne contourne pas la règle. Un coupon n’est pas pris en compte pour ces seuils, car il a été créé par la personne qui administre les Paramètres et constitue déjà une réduction autorisée.

Le montant est comparé dans la devise de votre entreprise. Le seuil de montant se saisit dans la devise de votre entreprise. Si vous établissez le devis dans une autre devise, Cord convertit le total avec le taux de change figé du devis lui-même ou, si le devis n’en comporte pas, avec celui du jour. S’il n’existe aucun taux de change pour le justifier, Cord ne devine pas : il demande une validation et le motif indique que le total ne peut pas être comparé au seuil, car il est dans une autre devise.

Ce qui se passe à l’envoi

Lorsque le commercial envoie le devis (Créer et envoyer ou Enregistrer et envoyer dans l’éditeur, Envoyer au client dans le détail, ou en le faisant glisser vers Envoyé sur le tableau) et qu’il dépasse au moins un seuil :

  1. Le devis est enregistré comme Brouillon avec le statut interne Validation en attente. Le client ne reçoit aucun e-mail et le lien n’est pas activé. Dans l’éditeur, le commercial voit « Approbation demandée pour COT-0149. En attente de la validation d’un approbateur. »
  2. Cord rédige le motif, par exemple : « remise de 22 % supérieure aux 15 % autorisés et total de 310 000 USD supérieur au seuil de 250 000 USD ». Le motif apparaît dans le détail et dans l’activité.
  3. Le devis apparaît dans Devis avec le filtre À valider, et au-dessus de la liste vous voyez combien attendent votre validation.
  4. Cord émet l’événement de demande de validation, qui alimente Slack, Teams, les webhooks et les workflows.

Avec Enregistrer le brouillon (ou l’enregistrement automatique), Cord n’évalue pas les seuils : la règle est vérifiée à chaque tentative d’envoi. Un brouillon déjà en attente de validation ne peut pas être envoyé depuis le détail : Cord répond « Ce devis est en attente de validation. L’approbateur l’enverra lorsqu’il aura statué. » Si vous le rouvrez dans l’éditeur et réduisez la remise jusqu’à respecter les seuils, Enregistrer et envoyer l’envoie et la demande ne s’applique plus.

Pour une nouvelle version

Une nouvelle version (Modifier et renvoyer) est également évaluée lorsque vous cliquez sur Envoyer la nouvelle version. Si le devis avait déjà été validé par la direction et que la version ne dégrade rien de ce qui a été validé (remise identique ou inférieure, total identique ou inférieur, marge identique ou meilleure), il est envoyé. S’il dépasse un seuil qu’il ne dépassait pas auparavant, ou le dépasse davantage, Cord ne l’envoie pas et répond « Cette version nécessite une validation : … Ajustez-la ou demandez à un approbateur de la vérifier. »

Qui valide et comment

Le détail du devis affiche l’avis Validation en attente avec le motif. Les personnes disposant du droit Validations voient deux boutons :

  • Valider et envoyer : le devis passe à Envoyé, le lien devient actif, le client reçoit l’e-mail avec le lien (si sa fiche comporte une adresse e-mail) et l’activité enregistre « Validé par la direction et envoyé au client ». Cela compte comme un envoi du mois.
  • Refuser : Cord demande une confirmation (« Refuser cette demande de validation ? »). Le devis reste en brouillon et le détail affiche Demande de validation refusée par la direction.
Détail du devis COT-0153 pour Distribuidora El Zarco, retenu en Brouillon avec l’avis Validation en attente : remise de 22 % supérieure aux 15 % autorisés, et les boutons Valider et envoyer et Refuser. À côté, le message Slack avec Valider, Refuser et Ouvrir dans Cord.

Comportement et cas limites

  • Valider et envoyer envoie bien l’e-mail au client lorsque sa fiche comporte une adresse e-mail, comme un envoi normal. Si ce n’est pas le cas, partagez le lien depuis le détail avec Copier le lien, WhatsApp ou votre propre messagerie.
  • Tout envoi passe par la règle. Que le devis soit envoyé à sa création, depuis un brouillon, depuis le tableau ou via l’API, Cord vérifie les seuils à chaque fois.
  • Une demande ne se tranche qu’une seule fois. Si deux responsables décident en même temps, le second reçoit « Aucune demande de validation en attente ».
  • Le commercial voit la marge avant d’envoyer. Dans l’éditeur, la colonne Marge passe en rouge lorsqu’une ligne descend sous votre marge minimale.
  • Si votre offre passe sous Scale, Cord cesse d’évaluer les seuils et les demandes restées en attente ne peuvent plus être tranchées avec Valider et envoyer ; le commercial peut envoyer ce brouillon directement et la demande ne s’applique plus.

Limites par offre

Gratuit Starter Professionnel Scale Developer
Validations internes Non Non Non Oui Oui

Problèmes courants

Je ne peux pas enregistrer un seuil supérieur à 0. Votre offre n’inclut pas les validations internes.

Le seuil de marge ne se déclenche pas. Les lignes n’ont pas de coût. Saisissez le coût sur la fiche de chaque produit ; les lignes libres n’ont pas de coût.

J’ai validé et le client n’a rien reçu. Sa fiche ne comporte pas d’adresse e-mail, ou l’e-mail n’est pas arrivé. Cherchez « E-mail envoyé au client » dans l’activité et, s’il n’apparaît pas, partagez le lien depuis le détail.

« Cette version nécessite une validation ». La nouvelle version dépasse un seuil davantage que la version validée. Ajustez la remise ou la marge, ou demandez à un approbateur de la vérifier.

Le bouton Slack indique que je n’ai pas le droit. L’adresse e-mail de votre Slack ne correspond pas à votre utilisateur Cord, ou votre rôle ne dispose pas du droit Validations.

Pages associées