Clients, conditions et relevé de compte
L’annuaire des clients alimente les prix, le crédit, la facturation, le recouvrement et les rapports.
Dans Cord, un client n’est pas qu’un contact. Sa fiche conserve l’identité commerciale et fiscale réutilisée lors de l’établissement des devis, ainsi que les conditions qui déterminent la remise suggérée, l’échéance et l’exposition au crédit.
Créer un client
Ouvrez Clients › Nouveau client. Le seul champ obligatoire pour enregistrer est le nom ou la raison sociale (il convient à une entreprise comme à une personne) ; renseignez les autres champs avant d’envoyer un devis qui doit être encaissé ou facturé.
| Groupe | Champs | Effet |
|---|---|---|
| Identité | nom ou raison sociale, pays et identifiant fiscal | Le pays détermine le nom de l’identifiant (RFC, EIN, NIF, CNPJ…) et Cord vérifie son format dans les marchés qu’il propose ; s’il ne correspond pas, vous recevez un avertissement, mais vous pouvez tout de même enregistrer. |
| Contact | personne, e-mail, téléphone avec indicatif et langue des documents | Le téléphone est enregistré au format international (+52 55 1234 5678), ce dont l’envoi par WhatsApp a besoin. La langue décide dans laquelle le client reçoit ses documents (voir Langue des documents). |
| Adresse | lignes d’adresse, ville, État ou province et code postal | Les libellés suivent le pays (code ZIP, CEP…) ; le Mexique, les États-Unis, le Canada, le Brésil et l’Espagne disposent d’une liste d’États ou de provinces. |
| Informations fiscales pour le CFDI | régime et usage du CFDI | Uniquement si votre entreprise facture au Mexique et que le client est mexicain ; les options sont filtrées selon le type de RFC (personne physique ou morale). |
| Conditions | puces À réception, Net 15, Net 30 et Net 60, ou Autre délai (Net 7, Net 45 ou Net 90) | Échéance par défaut lors de la création d’opérations pour le client. |
| Crédit | plafond supérieur ou égal à zéro | Référence pour afficher l’exposition et alerter lorsque le solde le dépasse. |
| Niveau de prix | Standard, Argent, Or ou Distributeur | Classification commerciale et remise suggérée. |
Les niveaux proposent initialement 0 %, 5 %, 10 % et 15 %, respectivement. Le pourcentage peut être modifié entre 0 % et 100 % ; le niveau est une étiquette, et le pourcentage enregistré est la valeur que Cord applique comme condition par défaut.
Le plafond de crédit est un indicateur opérationnel, et non une ligne de crédit accordée par Cord ni une garantie de paiement. C’est l’entreprise utilisatrice qui décide de continuer à vendre lorsque l’exposition dépasse ce plafond.
Pays du client
Un nouveau client reçoit le pays de votre entreprise ; modifiez-le si le destinataire opère ailleurs. Cord accepte des pays de destinataire en dehors des 12 marchés où la plateforme est commercialisée (les plus fréquents apparaissent en tête de liste). Un client enregistré auparavant sans pays continue d’hériter de celui de votre entreprise jusqu’à ce que vous le modifiiez.
Changer le pays modifie le nom et le format attendu de l’identifiant fiscal, l’indicatif téléphonique et les champs de l’adresse, mais ne transforme pas à lui seul une facture commerciale en une déclaration fiscale auprès de l’autorité du destinataire. Si votre entreprise est au Mexique et que le client ne l’est pas, son CFDI est timbré comme pour un résident à l’étranger : voir Facturation.
Langue des documents
Dans la section Contact, Langue des documents détermine la langue dans laquelle ce client reçoit ce que vous lui envoyez : le lien du devis et de la facture, la page de paiement, son portail, le PDF, les e-mails d’envoi, les relances, les e-mails de vos workflows et le recouvrement par IA. Vous pouvez choisir Español, English, Português, Français ou Deutsch. La première option, Celle de l’organisation, utilise la langue de votre compte (Paramètres › Général) et suit ses changements. La fiche du client affiche la langue choisie.
- Chaque document garde la langue avec laquelle il est parti. Un devis la prend à l’envoi et une facture à l’émission ; si vous modifiez la fiche ensuite, seuls les documents suivants changent. Une nouvelle version d’un devis déjà envoyé garde celle de l’original, et un avoir, une note de débit ou une facture qui en remplace une autre, celle de sa facture d’origine. Une facture créée à partir d’un devis prend la langue qu’a le client au moment de l’émettre.
- Les dates et les nombres suivent les conventions de cette langue.
- La langue ne change ni la devise ni la taxe : un client anglophone d’une entreprise au Mexique voit toujours l’IVA et la devise de son document.
- Ce que vous écrivez n’est pas traduit : descriptions, notes, conditions propres, ainsi que l’introduction et la signature de l’e-mail.
- Le formulaire de paiement s’affiche aussi dans cette langue, et Cord demande au prestataire de paiement de l’utiliser dans les avis qu’il envoie à votre client.
- France : la facture doit être en français. Si votre entreprise est en France et que le client a une autre langue, le PDF de la facture sort en français avec la langue du client à côté, et le formulaire du client vous en avertit. Le devis sort uniquement dans la langue du client.
- Ce qui ne suit pas le client : le PDF du CFDI timbré au Mexique (en espagnol), le DANFE de la NF-e au Brésil (en portugais), les données que renvoie l’autorité en Argentine, au Chili, en Colombie et au Pérou, les mentions que la loi exige dans sa langue, les fichiers XML de facture électronique et le modèle WhatsApp Business, que Meta approuve dans une seule langue. La langue du PDF de chaque pays figure dans Facturation par pays.
La langue se définit aussi par l’API avec le champ language : voir API des clients.
Importer des clients depuis un CSV
Dans Clients › Importer un CSV, le parcours comporte trois étapes :
- chargez un fichier
.csvou téléchargez le modèle ; - indiquez si la première ligne contient des en-têtes et associez les colonnes ;
- vérifiez l’aperçu et décidez si les correspondances existantes doivent être mises à jour.
Une importation accepte jusqu’à 2 000 lignes. Les lignes sans entreprise sont ignorées.
La colonne des conditions accepte des codes (contado, net7 à net90) ou du texte comme
« Net 45 » ou « 45 jours » : Cord retient le délai proposé qui ne dépasse pas ce qui est
écrit. « Crédit » sans nombre est lu comme net30, et tout autre texte est ramené à un
paiement à réception.
Lorsque Mettre à jour les clients existants est activé, Cord cherche d’abord une correspondance exacte par RFC ou identifiant fiscal, puis par nom d’entreprise sans tenir compte de la casse. En cas de correspondance, il met à jour le contact, l’e-mail, le téléphone, l’identifiant, les conditions et le plafond ; sinon, il crée un client. Lorsque l’option est désactivée, il crée de nouveaux enregistrements sans chercher à fusionner les doublons.
Rechercher, filtrer et trier
L’annuaire permet de rechercher parmi les données visibles et de filtrer :
- avec devis ou sans devis ;
- avec un niveau autre que Standard ;
- avec un plafond de crédit ;
- avec des informations fiscales incomplètes.
Vous pouvez trier par entreprise, montant conclu, nombre de devis, activité récente ou plafond de crédit. Ces contrôles ne modifient pas le client : ils changent seulement l’affichage.
Ce qu’affiche la fiche d’un client
À l’ouverture d’un client, Cord calcule à partir de ses opérations :
- le nombre total de devis, le pipeline, le montant conclu et le montant encaissé ;
- le panier moyen, le taux de conversion et le délai moyen de conclusion en jours ;
- le total des remises accordées en négociation ;
- l’activité des 12 derniers mois ;
- les produits achetés, leur fréquence et leur montant ;
- l’origine de l’enregistrement, la date de création et le nombre de jours sans activité.
En présence de créances ouvertes, la fiche affiche aussi un relevé de compte unifié pour les devis et les factures : solde, montant échu, document le plus ancien et tranches à échoir, 1–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours.
Une opération facturée apparaît comme une facture, et non aussi comme un devis, afin d’éviter de compter le solde deux fois.
Portail client et encaissement automatique
Dans la colonne de droite de la fiche, le bloc Portail client regroupe le lien privé où votre client consulte toutes ses factures, son solde par devise, et en paie plusieurs à la fois :
- Créer le lien du portail, Copier, Envoyer par e-mail (si le client a une adresse e-mail) et Ouvrir.
- Générer un nouveau lien invalide le précédent ; Désactiver le lien prive le client d’accès jusqu’à ce que vous en génériez un autre.
- Encaissement automatique : le moyen de paiement que votre client a enregistré (par exemple, « Visa •••• 4242 »), la prochaine tentative si un prélèvement a échoué, ou le motif de son arrêt. Avec le droit Clients, vous pouvez Désactiver l’encaissement automatique.
Voir Portail client : factures et paiements et Encaissement automatique.
Origine du client
La fiche indique sous Origine comment le client est arrivé :
- Ajout manuel : il a été créé depuis Clients, l’éditeur de devis, l’importation CSV ou l’API des clients.
- Auto-inscrit : il a été créé automatiquement à l’arrivée d’un devis depuis votre générateur de devis intégré (ou via l’API des devis) avec les données d’un client dont l’entreprise ou l’e-mail n’existait pas dans votre annuaire. La fiche le signale par une étiquette.
Un client auto-inscrit n’est jamais mis à jour automatiquement : si la même entreprise demande à nouveau un devis depuis votre site, Cord réutilise la fiche existante sans modifier ses données. Vérifiez ces clients et complétez leurs informations avant de les facturer.
Exporter les clients en CSV
- Allez dans Paramètres › Avancé › Données et confidentialité.
- Dans Catalogue et clients (CSV), cliquez sur Clients.
- Un CSV est téléchargé avec les colonnes empresa, contacto, email, telefono, rfc, terminos et limite : le même format que l’importation, pour l’ouvrir dans Excel ou effectuer une migration.
Pour accéder à cet écran, vous avez besoin du droit Paramètres, et pour télécharger le fichier, du droit Clients. Sur le même écran, Toutes les données de l’organisation (ZIP) exporte, avec les clients, le reste des données de l’organisation : un fichier JSON par table et un manifeste indiquant le nombre d’enregistrements de chacune et ce qui est exclu, avec le motif. Il n’inclut ni PDF/XML ni identifiants. Si une lecture échoue, le téléchargement se termine par une erreur au lieu de livrer un fichier incomplet : relancez l’exportation.
Créer un devis depuis le client
Utilisez Nouveau devis dans la fiche (nécessite le droit Clients). Cord ouvre l’éditeur avec ce client sélectionné ; ses données et ses conditions servent de valeurs initiales. Vérifiez toujours le destinataire, la devise, les taxes, les remises et l’échéance du document en cours.
Modifier ensuite la fiche ne réécrit pas en silence les documents fiscaux déjà émis : ils conservent la copie de l’émetteur, du destinataire, des lignes et des montants avec lesquels ils ont été émis.
Droits, limites et suppression
- Consulter l’annuaire ne donne pas le droit de modifier.
- Créer, modifier, importer et supprimer nécessite le droit Clients.
- L’offre Gratuite accepte jusqu’à 50 clients et Starter jusqu’à 500 ; Professionnel, Scale et Developer n’ont pas de limite stricte de clients dans le contrat actuel.
- La suppression est définitive et consignée dans le journal d’audit. Avant de supprimer, vérifiez les devis et le relevé de compte associés.
Problèmes courants
« Nouveau client » ou « Importer un CSV » n’apparaît pas. Il vous manque le droit Clients.
L’importation a mis à jour une ligne que je voulais dupliquer. Avec la mise à jour activée (upsert), une correspondance a été trouvée par identifiant fiscal ou par nom d’entreprise.
Le client apparaît avec des informations fiscales incomplètes. Vérifiez l’identifiant, le pays, l’adresse et les champs fiscaux propres au document que vous allez émettre.
Le solde dépasse le plafond. C’est une alerte ; décidez si vous modifiez les conditions, demandez un acompte ou suspendez les nouvelles ventes.
Je ne trouve pas comment exporter. L’exportation se trouve dans Paramètres › Avancé › Données et confidentialité, et non dans l’annuaire.
Le client a reçu un document dans l’ancienne langue. Il a été envoyé ou émis avant le changement : chaque document garde la langue avec laquelle il est parti. Les suivants sortent déjà dans la nouvelle.