Approbation et preuves techniques
Cord conserve un enregistrement vérifiable de qui a approuvé, quand, et quelles lignes et quels montants ont été acceptés.
Le problème du « OK » par e-mail
Traditionnellement, un commercial envoie un PDF et le client répond « Validé, vous pouvez y aller ». Il peut ensuite être difficile de démontrer quelle version, quelles lignes ou quel montant chaque personne examinait.
Cord ajoute une couche d’approbation électronique et de preuves techniques précisément à ce moment-là.
Prérequis
- Statut : le devis doit être Envoyé ou Consulté. Un devis expiré, refusé ou déjà approuvé n’accepte pas la signature.
- Pour le client : seulement le lien ; aucun compte n’est nécessaire.
- Offre et pays : toutes les offres et les 12 marchés.
Le processus d’approbation
Lorsque votre client clique sur Approuver le devis dans le lien, la carte du devis elle-même passe à l’étape Signature électronique (ce n’est pas une fenêtre séparée), avec un récapitulatif du numéro et du total qu’il approuve.
Pour continuer, le client doit :
- Saisir son nom complet dans Nom complet du signataire (au moins deux caractères).
- Cocher la case « J’ai lu ce devis et j’accepte les conditions indiquées ».
Le champ E-mail (facultatif) peut rester vide. Le bouton Confirmer et signer s’active dès qu’un nom est saisi et que la case est cochée.
Si vous avez modifié la proposition pendant que le client l’examinait, Cord n’accepte pas la signature sur la version précédente : il lui demande d’examiner les modifications avant d’approuver.
Approbation partielle
Avant d’approuver, le client peut décocher les lignes qu’il ne souhaite pas inclure (chaque ligne a sa case Inclure cette ligne dans votre approbation). La signature ne couvre que les lignes incluses : Cord recalcule le sous-total, les taxes et le total avec ces lignes, et les autres sont marquées Non incluse.
Refus motivé
Si le client n’est pas d’accord, il peut utiliser Refuser, rédiger un Motif (facultatif) et cliquer sur Confirmer le refus. Le motif apparaît dans l’activité du devis et le refus déclenche la notification correspondante (voir Notifications).
Données de la piste d’audit
À la confirmation, Cord conserve une piste d’audit technique :
- Nom du signataire et, s’il l’a saisie, son adresse e-mail.
- Adresse IP depuis laquelle l’approbation a été effectuée et navigateur utilisé.
- Date et heure de la signature, enregistrées par la base de données de Cord au moment de l’enregistrement.
- Empreinte cryptographique (SHA-256) calculée sur le devis, le type d’approbation (totale ou partielle), le nom du signataire, l’adresse IP et les lignes approuvées (description, quantité, prix et taux de taxe), afin de détecter toute modification ultérieure des données couvertes par l’approbation.
Le sceau d’audit
Une fois le devis approuvé, son lien affiche un sceau d’audit dans la vue web, avec ce contenu :
Document vérifié — Signataire : [Nom du signataire] (IP : [adresse IP]) — Date : [date et heure] — Sceau : [empreinte SHA-256]
L’adresse e-mail du signataire n’apparaît pas sur le sceau. Le PDF du devis que vous téléchargez depuis Cord n’inclut pas le sceau ; dans le détail du devis, l’activité indique qui a signé, depuis quelle adresse IP et, dans le cas d’une approbation partielle, combien de lignes et quel montant ont été acceptés.
À quoi il sert
- Préparer un litige : si le client conteste un paiement par carte, l’enregistrement peut faire partie des preuves que vous transmettez. La banque émettrice décide de l’issue, et Cord ne garantit pas que le litige sera gagné.
- Une approbation partielle, signée elle aussi : l’empreinte couvre exactement les lignes que le client a acceptées, et non le total initial.
- Un contexte pour le recouvrement : l’équipe peut consulter qui a accepté, quand et pour quel montant, sans dépendre uniquement d’un « oui » verbal ou d’un e-mail isolé.
- Relier le processus commercial : la version approuvée peut servir à lancer l’encaissement et à préparer la facture disponible pour le marché du compte.
Cord conserve des preuves techniques de l’approbation ; il ne fournit ni services notariaux ni conseil juridique. La validité et la force probante dépendent du document, du processus et de la juridiction. Consultez un professionnel pour les cas à risque élevé.
Problèmes courants
Le bouton Confirmer et signer ne s’active pas. Il manque le nom (au moins deux caractères) ou la case d’acceptation.
« Ce devis ne peut plus être modifié ». Le devis a expiré, a été refusé ou était déjà approuvé.
Le client est revenu à l’étape de vérification au moment de signer. Vous avez modifié la proposition pendant qu’il la lisait ; il doit examiner les modifications avec Voir les modifications et signer de nouveau (voir Négociation et contre-propositions).