Informations du client
La première étape de votre devis : définissez à qui vous vendez, à quelles conditions et avec quelles informations sa facture sera émise.
De quoi s’agit-il
L’étape 1 de l’éditeur, À qui adressez-vous le devis ?, associe le devis à un client de votre répertoire. Trois éléments proviennent de sa fiche : la remise de son niveau de prix, ses conditions de paiement et les informations du destinataire que la facture utilisera. La même étape existe lors de la création d’une facture, sous le titre À qui facturez-vous ?.
Prérequis
- Droit : Devis pour choisir un client ; Clients pour en créer un nouveau.
- Offre : l’offre Gratuite accepte jusqu’à 50 clients et Starter jusqu’à 500 ; à partir de Professionnel, il n’y a pas de plafond.
- Pour envoyer : le devis a besoin d’un client. Un brouillon peut être enregistré sans client, mais à l’envoi Cord vous demande « Choisissez un client pour envoyer. »
Choisir ou créer le client
- Dans À qui adressez-vous le devis ?, cliquez sur la recherche de clients (« Recherchez un client par nom, contact ou e-mail… ») et saisissez une partie du nom de l’entreprise, de l’interlocuteur, de l’e-mail ou de l’identifiant fiscal. La liste affiche jusqu’à huit correspondances, chacune avec son e-mail, son identifiant fiscal et, s’il a un niveau de prix, sa remise (par exemple −10 %).
- Choisissez le client d’un clic, ou avec les flèches et Entrée. Échap ferme la liste et conserve le client déjà sélectionné.
- S’il n’existe pas, choisissez + Créer un client…, qui apparaît toujours en bas de la liste ; remplissez le formulaire et cliquez sur Créer et sélectionner. Il est enregistré dans votre répertoire et sélectionné dans le devis.
- Vérifiez les Conditions de paiement présélectionnées à droite de la recherche et modifiez-les si nécessaire.
Sous la recherche, Cord affiche l’e-mail et l’identifiant fiscal du client choisi et, si son niveau comporte une remise, une note comme « Niveau du client : −10% appliqué aux prix catalogue. »
Conditions de paiement
Les conditions se choisissent avec des puces : À réception, Net 15, Net 30 et Net 60. Pour un autre délai, la puce Autre délai ouvre une liste avec Net 7, Net 45 et Net 90. « Net N » signifie que le client paie N jours calendaires après la date du document.
Lorsque vous choisissez un client, les conditions de sa fiche sont présélectionnées ; vous pouvez les modifier pour ce seul devis sans toucher à la fiche. Les conditions de crédit modifient ce qui se passe à l’approbation (voir Options avancées).
Autres façons d’alimenter votre répertoire :
- Depuis Clients : + Nouveau client pour un seul, ou Importer un CSV pour charger jusqu’à 2 000 lignes par fichier (entreprise, interlocuteur, e-mail, téléphone, identifiant fiscal, conditions de paiement et limite de crédit).
- Depuis la fiche d’un client : Nouveau devis ouvre l’éditeur avec ce client déjà sélectionné.
- Par l’API : l’API des clients crée et synchronise les clients depuis votre système.
Niveau de prix et remise automatique
Chaque client peut avoir un Niveau de prix avec une remise suggérée que vous pouvez modifier dans Remise automatique sur ses prix :
| Niveau | Remise suggérée |
|---|---|
| Standard | 0 % |
| Argent | 5 % |
| Or | 10 % |
| Distributeur | 15 % |
Lorsque vous choisissez le client, Cord réduit la colonne Prix de chaque produit du catalogue de ce pourcentage : avec 10 %, un produit dont le prix Catalogue est de 1 000 MXN entre à 900 MXN. Le prix catalogue ne change pas et vous pouvez ajuster à la main le prix de n’importe quelle ligne.
Informations commerciales et fiscales
Commerciales
- Nom ou raison sociale (obligatoire) : le nom du client, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une personne. C’est aussi le nom du destinataire sur sa facture ; saisissez-le tel qu’il figure sur ses documents fiscaux.
- Interlocuteur : la personne qui décide.
- E-mail : l’adresse à laquelle le lien est envoyé lorsque vous envoyez le devis depuis Cord.
- Téléphone avec indicatif international (il se choisit à côté du numéro et suit le pays du client), Limite de crédit et Conditions de paiement (À réception, Net 15, Net 30, Net 60 ou un autre délai : Net 7, Net 45 ou Net 90) proposées lorsque vous lui établissez un devis. Voir Conditions de crédit.
- Langue des documents : la langue dans laquelle le client reçoit le devis, son lien, le PDF et les e-mails. Celle de l’organisation utilise celle de votre compte. Le devis l’enregistre à l’envoi ; voir Langue des documents.
Fiscales
- Pays et identifiant fiscal : le libellé de l’identifiant s’adapte au pays du client : RFC au Mexique, NIF/CIF en Espagne, EIN/Tax ID aux États-Unis, etc. Pendant la saisie, la fiche vérifie son format dans les 12 marchés de Cord (au Mexique, la forme, la date et le chiffre de contrôle du RFC) et vous avertit s’il ne correspond pas. À l’enregistrement, Cord le valide selon les règles du pays du client (ou du vôtre, si vous ne lui attribuez pas de pays) et l’enregistre normalisé, en majuscules ; un identifiant qui échoue n’est pas enregistré et le message indique quoi vérifier. Lors d’une modification, il n’est validé de nouveau que si vous changez l’identifiant ou le pays.
- Adresse : adresse, ville, État ou province et code postal, dans la section Adresse ; les noms des champs suivent le pays.
Si votre entreprise facture au Mexique et que le client est mexicain, la section Informations fiscales pour le CFDI (Mexique) apparaît avec deux champs du CFDI 4.0, filtrés selon le type de RFC (12 caractères, personne morale ; 13, personne physique) :
- Régime fiscal, par exemple 601 - General de Ley Personas Morales.
- Usage du CFDI, par exemple G03 - Gastos en general, qui est utilisé si vous laissez le champ vide.
Si votre entreprise facture au Mexique et que le client est d’un autre pays, cette section n’apparaît pas : son CFDI est timbré comme pour un résident étranger (RFC générique XEXX010101000, son pays comme résidence fiscale, son identifiant fiscal comme numéro d’enregistrement fiscal et usage S01). La fiche vous l’indique par un avis.
Comportement et cas limites
- Informations fiscales incomplètes : le devis reste valable sur le plan commercial. Au Mexique, sans RFC, le CFDI est émis avec le RFC générique du public en général (XAXX010101000) ; avec un RFC mais sans régime, Cord utilise le 601. Vérifiez le RFC, le code postal et le régime par rapport à l’attestation fiscale du client avant de timbrer.
- Changer de client après l’envoi n’est pas possible avec Modifier et renvoyer : dupliquez le devis et envoyez-le au bon client.
- Modifier la fiche ne réécrit pas les documents fiscaux déjà émis : ils conservent les informations du destinataire avec lesquelles ils ont été émis.
- Aperçu dans la langue du client : l’aperçu de l’éditeur s’affiche dans la langue des documents du client choisi. Dans une nouvelle version d’un devis déjà envoyé, il s’affiche dans la langue de l’envoi, que la version conserve.
- Limite de crédit : si le client en a une, sa fiche indique le solde dû par rapport à cette limite. C’est un signal pour vous, pas un blocage.
Limites par offre
| Gratuit | Starter | Professionnel | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Clients dans le répertoire | 50 | 500 | Illimité | Illimité | Illimité |
Problèmes courants
« + Créer un client… » échoue à l’enregistrement. Votre rôle ne dispose pas du droit Clients, ou vous avez atteint le plafond de clients de votre offre.
La recherche indique « Aucun client correspondant. » Recherchez par une autre partie du nom, par l’e-mail ou par l’identifiant fiscal, ou créez le client avec + Créer un client….
Je ne peux pas changer le client ni les conditions. Vous êtes dans une nouvelle version d’un devis déjà envoyé : le client, la devise et les conditions y restent tels qu’ils ont été envoyés.
La remise du niveau ne s’est pas appliquée. Elle ne réduit que les produits du catalogue ; les lignes libres n’ont pas de prix catalogue.
Le CFDI a été émis au « público en general » (RFC générique XAXX010101000). Le client est mexicain et n’avait pas de RFC saisi au moment du timbrage. S’il est en réalité étranger, choisissez son pays dans la fiche : son prochain CFDI sera émis comme pour un résident étranger.