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Approbation et facturation

La clôture du cycle. Après l’approbation, vous pouvez encaisser, émettre le document disponible pour votre marché et suivre les soldes restant dus.

Prérequis

  • Droit : dans le détail du devis, Marquer comme approuvé, Enregistrer un paiement et le bouton d’émission du document apparaissent pour les personnes disposant du droit Validations.
  • Statut : le document s’émet à partir d’un devis Approuvé ou Payé.
  • Pays et offre : le type de document dépend de votre pays et de votre offre (voir ci-dessous).

Approbation numérique

Lorsque le client consulte le lien et clique sur Approuver le devis (voir Approbation et preuves techniques), plusieurs choses se produisent :

  1. Le statut passe de Envoyé ou Consulté à Approuvé.
  2. Le devis est figé sur le plan commercial : il ne peut plus être modifié ni renvoyé.
  3. Si vous avez configuré un acompte ou un paiement à réception et que votre compte encaisse en ligne, le paiement sur le lien est activé automatiquement.

Si le client vous a donné son accord par un autre moyen, vous pouvez utiliser Marquer comme approuvé depuis le détail du devis.

Facturation : un document différent selon votre pays

Cord n’émet pas le même type de justificatif partout : le pays de votre entreprise et votre offre déterminent le circuit. Le bouton apparaît dans le panneau d’actions d’un devis Approuvé ou Payé :

  • Mexique : avec l’offre Starter ou supérieure, le bouton est Timbrer le CFDI 4.0 et effectue le timbrage auprès du SAT par l’intermédiaire d’un prestataire de facturation électronique certifié. Dans l’offre Gratuite, le bouton est Émettre le pro forma : un pro forma numéroté qui ne remplace pas une facture fiscale.
  • Espagne : avec l’offre Starter ou supérieure et le certificat de votre organisation chargé, Cord émet la facture avec son enregistrement chaîné Verifactu et l’envoie à l’AEAT (en bêta). Tant que ces conditions ne sont pas réunies, le bouton est Émettre le pro forma : un pro forma numéroté qui ne remplace pas une facture fiscale.
  • Argentine, Brésil, Chili, Colombie et Pérou : le bouton est Émettre la facture. Si l’émission auprès de l’autorité du pays est active sur votre compte (nouvelle fonctionnalité, à partir de Starter), il génère la facture électronique autorisée, avec le numéro légal attribué par l’autorité ; sinon, une facture commerciale.
  • Autres marchés pris en charge (États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Allemagne et France) : le bouton est Émettre la facture et génère une facture commerciale avec la numérotation et les taxes configurées par l’entreprise, sans transmission automatique à l’administration fiscale locale. En Allemagne et en France, elle peut également être téléchargée sous forme de facture électronique européenne (voir Facture électronique européenne).

Consultez le détail complet par pays dans Facturation fiscale par pays.

Le timbrage du CFDI 4.0 (Mexique)

  1. Ouvrez le devis approuvé (ou payé) et cliquez sur Timbrer le CFDI 4.0. Cord vous demande de confirmer avant l’émission.
  2. Cord établit le CFDI avec les données déjà renseignées pour le client : le nom saisi dans Entreprise, son RFC, son régime fiscal, son code postal et l’usage du CFDI. Il n’y a pas d’étape supplémentaire pour les compléter : si aucun RFC n’est renseigné pour le client, le CFDI est émis avec le RFC générique du grand public (XAXX010101000) ; vérifiez donc ses données sur sa fiche avant de timbrer (voir Données du client).
  3. Si le client n’a approuvé que certaines lignes, seules les lignes approuvées sont facturées. Si le devis comporte une remise sur le document ou un coupon, celle-ci est appliquée de nouveau à ce qui a été approuvé et le coupon ne compte pas d’utilisation supplémentaire.
  4. Cord détermine la méthode de paiement en fonction de ce que vous avez déjà encaissé : si le devis est déjà entièrement payé, le CFDI est émis en PUE avec la forme du paiement ; s’il doit être encaissé plus tard (par exemple, avec des conditions Net 30), il est émis en PPD et Cord timbre un complément de paiement pour chaque paiement reçu. Voir Méthode de paiement : PUE ou PPD.
  5. Une fois l’opération terminée, le justificatif apparaît dans la section Documents fiscaux du détail, avec son numéro, son UUID et les liens pour télécharger le PDF et le XML, et le devis passe à Facturé. Cord n’envoie pas automatiquement le justificatif au client à cette étape : téléchargez-le et partagez-le, ou envoyez-le par e-mail depuis Factures.

Timbrage actif : pour timbrer au nom de votre entreprise, vous avez besoin de l’offre Starter ou supérieure et de votre CSD chargé (voir CSD). Si le timbrage fiscal n’est pas encore actif sur votre compte, le document est marqué Simulé ou Mode test fiscal : il est enregistré à des fins d’audit, mais ne constitue pas un CFDI valide auprès du SAT.

Recouvrement et trésorerie

Pour les devis assortis de conditions de crédit (de Net 7 à Net 90) ou ceux dont le client n’a réglé que l’acompte, Cord dispose d’un module de Recouvrement et de Trésorerie : la vue complète se trouve dans Trésorerie et FX Lock et dans Recouvrement autonome (IA) ; voici un résumé de son lien avec la clôture du devis.

Intérêts de retard

L’application automatique est suspendue le temps que s’achève l’examen juridique pays par pays. Les taux enregistrés ne génèrent aucun nouveau frais pendant cette période.

Agent de recouvrement autonome (IA)

Disponible à partir de l’offre Professionnel, l’agent IA de Cord surveille vos créances échues et, selon le mode que vous choisissez (Validation requise ou Automatique), rédige des e-mails de recouvrement personnalisés et peut proposer au débiteur un échéancier en mensualités, que lui seul peut accepter. Le fonctionnement complet est décrit dans Recouvrement autonome (IA).

Trésorerie prévisionnelle

Dans Rapports › Trésorerie · 90 jours (offre Professionnel ou supérieure), Cord croise les conditions de crédit de vos devis ouverts avec le comportement de paiement réel de chaque client, afin de vous donner une estimation plus réaliste des fonds qui entreront effectivement au cours des 90 prochains jours.

Problèmes courants

Je ne vois pas le bouton d’émission. Le devis n’est pas Approuvé ou Payé, ou votre rôle ne dispose pas du droit Validations.

Le document a été émis comme Simulé ou Mode test fiscal. Le timbrage n’est pas encore actif sur votre compte : vérifiez votre offre et votre CSD.

La facture comporte moins de lignes que le devis. Le client n’a approuvé que certaines lignes ; seules les lignes approuvées sont facturées.

Le CFDI a été émis en PPD. Le devis n’était pas entièrement payé au moment du timbrage. Chaque paiement reçu ensuite donne lieu à son complément de paiement automatique.

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