Tâches et suivi

De quoi s’agit-il

Les tâches sont les actions à mener par votre équipe : le prochain appel, l’envoi en attente, le suivi d’un devis. Chacune a un responsable, une échéance et une priorité, et Cord vous prévient par e-mail le moment venu.

Elles apparaissent à deux endroits :

• Le widget Tâches et rappels de l’Accueil, avec les plus urgentes.
• La page Tâches du menu latéral (raccourci G T), avec toutes les tâches, y compris celles déjà terminées.

Prérequis

• Droit : Devis, Recouvrement ou Clients (l’un des trois) pour créer, modifier, terminer ou supprimer. Sans aucun d’eux, vous voyez les tâches mais ne pouvez pas les modifier.
• Offre : toutes.
• Qui les voit : tous les membres de l’organisation.

Créer une tâche

Depuis n’importe quel écran : cliquez sur Créer dans la barre supérieure et choisissez Tâche (ou appuyez sur la touche T) ; l’option apparaît si vous disposez du droit Devis, Recouvrement ou Clients, même si vous ne pouvez rien créer d’autre. La fenêtre Nouvelle tâche s’ouvre, avec le titre et l’échéance ; cliquez sur Ajouter la tâche. La tâche vous est attribuée avec une priorité normale ; la priorité, les notes et le responsable se modifient ensuite avec Modifier.

Responsable : avec une seule personne sur le compte, chaque tâche que vous saisissez vous est attribuée. En équipe, le sélecteur démarre sur vous (« Votre nom (moi) ») ; vous pouvez choisir un autre membre actif ou Sans responsable. Seul un membre actif de l’équipe peut être responsable.

Les notes ne se saisissent pas à la création : elles s’ajoutent avec Modifier (jusqu’à 2 000 caractères).

Organiser la journée

• Groupes par urgence : En retard, Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Plus tard et Sans date. « Aujourd’hui » correspond au jour dans le fuseau horaire de votre entreprise, et non dans celui du serveur (il se modifie dans Paramètres › Général).
• Filtres : sur la page, À faire et Terminées, et par responsable Les miennes, Toutes et Non attribuées ; le widget de l’Accueil ne propose que Les miennes et Toutes. En équipe, les deux vues s’ouvrent sur Les miennes. Avec une seule personne sur le compte, le filtre par responsable n’apparaît pas.
• Terminer : cochez le cercle. Pendant quelques secondes, vous pouvez cliquer sur Annuler. Dans Terminées, vous voyez qui l’a terminée et quand, et vous pouvez la Rouvrir.
• Menu de la tâche (···) : Modifier (titre, notes, date, priorité et responsable), Reporter à demain, à lundi ou dans une semaine, Me l’attribuer et Supprimer. La suppression demande une confirmation, car elle est irréversible.
• Liée à un devis ou à une facture : si la tâche est liée à un devis (par exemple, si elle a été créée par un workflow, l’API, un litige ou le remboursement d’un virement), le numéro du devis et le client apparaissent sous forme de lien vers le devis. Si elle est liée à une facture (créée par un workflow sur un événement de facture, l’API ou le MCP), le lien mène à la facture.
• Listes longues : la page affiche 200 tâches par vue et indique en dessous le nombre total (« 200 affichées sur 260 ») ; le bouton Afficher plus ouvre les suivantes, par tranches de 200 (dans l’exemple, Afficher 60 de plus), jusqu’à 1 000. Au-delà, filtrez par responsable ou marquez comme terminées celles que vous avez déjà faites.
• Notes : sur la page, elles apparaissent sous le titre ; dans le widget, une icône indique que la tâche contient des notes.
• Dans le menu latéral, Tâches affiche le nombre de vos tâches, ou de celles sans responsable, qui arrivent à échéance aujourd’hui ou sont déjà en retard ; le nombre s’affiche en rouge s’il y a des tâches en retard.

Rappel par e-mail

Chaque matin, à partir de 8 h dans le fuseau horaire de votre entreprise, chaque responsable reçoit un e-mail avec ses tâches du jour et celles en retard, avec les dates dans la langue de votre compte et au format de votre pays. Une tâche sans responsable est envoyée à la personne qui l’a créée. Si personne de l’équipe ne l’a créée (elle a été ajoutée par un workflow, l’API, le MCP ou un litige) ou si cette personne ne fait plus partie de l’équipe, elle est envoyée au propriétaire du compte.

• Chaque personne reçoit au plus un e-mail par jour et par organisation. Si vous ajoutez une tâche pour aujourd’hui, ou si vous en déplacez ou en attribuez une à aujourd’hui, après que cette personne a reçu son e-mail du matin, aucun second e-mail n’est envoyé : la tâche apparaît dans celui du lendemain, en retard. Si cette personne n’avait encore reçu aucun e-mail ce jour-là (elle n’avait rien en attente le matin), elle le reçoit lors de la vérification suivante.
• Si vous reportez une tâche, le rappel revient à sa nouvelle date.
• Une tâche en retard et non terminée apparaît dans l’e-mail de chaque jour jusqu’à ce que vous la terminiez ou la reportiez.
• Les tâches sans échéance ne génèrent pas de rappel.
• Le bouton Ouvrir mes tâches de l’e-mail ouvre la page Tâches avec le filtre Les miennes.
• L’Environnement de test n’envoie pas de rappels.
• Le rappel se désactive pour toute l’organisation, et non par personne : une personne disposant du droit Paramètres décoche Rappel des tâches dans Paramètres › Notifications. Le pied de l’e-mail l’indique ainsi aux personnes qui peuvent le désactiver ; aux autres, il demande de s’adresser à la personne qui administre le compte.

Tâches que Cord crée pour vous

Lorsqu’une opération d’encaissement nécessite votre intervention, Cord ajoute la tâche avec une priorité haute :

• Répondre au litige de [montant] : lorsqu’un client conteste un paiement par carte, avec le montant et, comme échéance, le jour (dans le fuseau horaire de votre entreprise) où expire le délai pour envoyer des preuves. Elle est liée au devis du paiement et créée sans responsable (voir Litiges).
• Virer le remboursement SPEI de [montant] : lorsque vous demandez le remboursement du paiement SPEI d’un devis, qui se vire en dehors de Cord ; elle est liée au devis et attribuée à la personne qui l’a demandé (voir Remboursements). Terminer la tâche n’enregistre pas le remboursement comme payé : cela clôt seulement votre tâche. Le paiement SPEI d’une facture ne crée pas cette tâche : il est restitué sur le compte indiqué par votre client.
• Virer le remboursement de [montant] : même principe pour le paiement d’un devis réglé par virement avec référence en EUR, GBP ou USD. Le virement d’une facture ne crée pas non plus cette tâche.

Le titre est rédigé dans la langue de votre compte, et ces tâches émettent Une tâche est créée comme n’importe quelle autre.

Autres façons de créer des tâches

Événements des tâches

Chaque tâche émet des événements que vous pouvez utiliser dans les workflows et les webhooks :

Modifier, reporter, rouvrir ou supprimer une tâche n’émet aucun événement.

Limites par offre

Les tâches ne sont soumises à aucun plafond selon l’offre.

Problèmes courants

Je ne vois pas le widget des tâches. Vous l’avez masqué en personnalisant l’Accueil : récupérez-le depuis la Bibliothèque. La page Tâches du menu latéral est toujours disponible.

Je ne peux pas ajouter de tâche. Votre rôle n’a ni le droit Devis, ni Recouvrement, ni Clients. Sans eux, vous ne voyez pas non plus Tâche dans le menu Créer.

Une tâche manque dans la liste. Vérifiez le filtre : Les miennes n’affiche que les vôtres. Le widget de l’Accueil affiche les 8 plus urgentes ; les autres se trouvent sur la page Tâches, qui en affiche 200 par vue et en ouvre davantage avec Afficher plus.

Je n’ai pas reçu le rappel. Il n’arrive que si vous avez des tâches qui arrivent à échéance aujourd’hui ou en retard, à partir de 8 h dans le fuseau horaire de votre entreprise, et une fois par jour : ce qui passe à aujourd’hui après l’envoi de votre e-mail figure dans celui du lendemain. La tâche d’une autre personne lui est envoyée à elle, pas à vous. Vérifiez que Rappel des tâches est toujours activé dans Paramètres › Notifications, ainsi que vos courriers indésirables.

Pages associées

• Accueil et vues
• Actions des workflows
• API des tâches