Gestão de orçamentos
Encontre cada proposta, saiba o que você pode fazer com ela no status atual e reaproveite o que já funcionou.
O que é
Orçamentos, no menu principal, reúne todos os orçamentos da sua organização, do mais recente ao mais antigo. Dali você abre o detalhe de cada um, onde ficam as ações, a atividade, a conversa e as versões.
Requisitos
- Ver: qualquer membro da organização.
- Permissão Orçamentos: criar, continuar editando, enviar, modificar e reenviar, excluir rascunhos e responder na conversa.
- Permissão Aprovações: marcar como aprovado ou recusado, decidir aprovações internas, registrar o pagamento e emitir o documento a partir do detalhe.
- Plano: todos. O número de orçamentos ativos tem limite no Grátis (5) e no Starter (50).
Encontre um orçamento
Filtros (pílulas acima da lista, cada uma com sua contagem):
| Filtro | Inclui |
|---|---|
| Todos | Todos os orçamentos. |
| Abertos | Rascunho, Enviado e Visualizado. |
| A aprovar | Os que aguardam uma aprovação interna. |
| Aprovados | Aprovado. |
| Pagos | Pago e Faturado. |
| Fechados | Recusado e Expirado. |
Busca: a lista não tem campo de busca próprio. No computador, abra a paleta de comandos (⌘K no Mac, Ctrl+K no Windows) e digite pelo menos dois caracteres do número do orçamento ou do nome do cliente; ela mostra até 6 orçamentos, além dos clientes e produtos que coincidirem.
A partir de outras telas: as barras do funil e do pipeline do Início abrem esta lista com o filtro correspondente já aplicado.
Ações por status
| Status | Ações no detalhe | Permissão |
|---|---|---|
| Rascunho | Enviar ao cliente, Continuar editando, Pré-visualização, Duplicar orçamento, Excluir rascunho | Orçamentos |
| Rascunho aguardando aprovação | Aprovar e enviar, Recusar (além do anterior) | Aprovações |
| Enviado / Visualizado | Marcar como aprovado, Marcar como recusado | Aprovações |
| Modificar e reenviar (V2), Abrir link, Copiar link, PDF, WhatsApp, Duplicar orçamento | Orçamentos | |
| Expirado | Modificar e reenviar, compartilhar, Duplicar orçamento | Orçamentos |
| Aprovado | Registrar pagamento, Timbrar CFDI 4.0 / Emitir fatura / Emitir pró-forma | Aprovações |
| Compartilhar, Duplicar orçamento | — | |
| Pago | Timbrar CFDI 4.0 / Emitir fatura / Emitir pró-forma | Aprovações |
| Faturado | Compartilhar, Duplicar orçamento; os documentos aparecem em Documentos fiscais | — |
| Recusado | Compartilhar, Duplicar orçamento | — |
Um orçamento com mensalidade não mostra Registrar pagamento: a cobrança dele é a assinatura, que você pode cancelar com Cancelar mensalidade.
Rascunhos
- Salvar rascunho no editor salva cliente, condições, itens, preços e termos. Um rascunho pode ser salvo sem cliente; para enviá-lo, você precisa de um.
- Para retomá-lo, abra-o e clique em Continuar editando: abre-se o mesmo editor (Editar rascunho). A partir daí, cada alteração é salva sozinha alguns segundos depois e Salvar e enviar o envia. Veja Pré-visualização e envio.
- Excluir rascunho pede confirmação (“Esta ação não pode ser desfeita. Excluir este rascunho?”) e o apaga por completo. Só é possível excluir rascunhos: um orçamento que já foi enviado não é apagado; ele é recusado ou deixado expirar.
Duplicar um orçamento
- Abra qualquer orçamento, em qualquer status.
- Clique em Duplicar orçamento.
- O Cord cria um novo rascunho com número próprio e validade de 30 dias e leva você até ele. A atividade da cópia indica de qual orçamento ela foi duplicada.
O que é copiado: cliente, condições de pagamento, notas e itens (descrição, quantidade, preço de tabela e preço).
O que a cópia não copia: a moeda de venda (a cópia fica em MXN), a taxa de câmbio, a entrada, a mensalidade, Os preços já incluem IVA, a alíquota de imposto de cada item (volta à padrão do seu catálogo), o custo de cada item, a conversa, a assinatura eletrônica e as versões. Abra a cópia com Continuar editando e revise esses campos antes de enviá-la.
A cópia conta como orçamento ativo: se você atingiu o limite do seu plano, ela não é criada.
Versões
Enquanto um orçamento está Enviado, Visualizado ou Expirado, Modificar e
reenviar (V2) abre o mesmo editor de orçamentos como Nova versão de COT-0149 e,
ao clicar em Enviar nova versão, cria uma nova versão no mesmo link (a rota
anterior /app/cotizaciones/[id]/editar apenas redireciona para esse editor):
- você pode alterar produtos, quantidades, preços, o imposto de cada item e Os preços já incluem IVA; o cliente, a moeda e as condições (condições de pagamento, duração da validade, entrada, mensalidade e nota) ficam como foram enviados;
- se a sua organização usa aprovações internas, a versão é conferida com os limites antes de ser enviada;
- o orçamento volta a Enviado, sua validade volta a correr a partir daquele dia com a mesma duração com que foi enviado (se era de 30 dias, expira em 30 dias) e o cliente recebe o e-mail de novo se tiver um e-mail cadastrado. É assim que um orçamento Expirado volta a valer;
- o selo ao lado do nome do cliente mostra a versão vigente (V1, V2, V3…);
- Histórico de versões no detalhe lista cada versão com sua data e seu total.
Se o cliente estiver com o link aberto, ele vê as alterações ao vivo e precisa revisá-las antes de aprovar (veja Negociação e contrapropostas).
Quando uma versão não basta
Para alterar algo que Modificar e reenviar não permite (cliente, moeda, condições ou outra duração de validade), duplique o orçamento, ajuste-o e envie o novo link. Depois, no original (enquanto ainda estiver Enviado ou Visualizado), use Marcar como recusado para tirá-lo do pipeline. O Cord não tem um status “Cancelado”: Recusado indica que aquele link não segue mais adiante.
Limites por plano
| Grátis | Starter | Profissional | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Orçamentos ativos (rascunho, enviado, visualizado ou aprovado) | 5 | 50 | Sem limite | Sem limite | Sem limite |
| Envios por mês | 5 | Sem limite | Sem limite | Sem limite | Sem limite |
Problemas comuns
Não vejo Marcar como aprovado nem Registrar pagamento. Sua função não tem a permissão Aprovações.
Não consigo excluir um orçamento. Só é possível excluir rascunhos.
O Cord diz que o orçamento não pode mudar com esta ação. O orçamento já mudou de status (por exemplo, o cliente o aprovou enquanto você estava com ele aberto). Recarregue o detalhe.
A cópia saiu em MXN. A cópia não copia a moeda; altere-a com Continuar editando.