Dados do cliente
O primeiro passo do seu orçamento: defina para quem você vende, em quais condições e com quais dados a fatura dele será emitida.
O que é
O passo 1 do editor, Para quem é o orçamento?, vincula o orçamento a um cliente do seu cadastro. Três coisas vêm da ficha dele: o desconto do nível de preço, as condições de pagamento e os dados do destinatário que a fatura vai usar. O mesmo passo existe ao criar uma fatura, com o título Para quem é a fatura?.
Requisitos
- Permissão: Orçamentos para escolher um cliente; Clientes para criar um novo.
- Plano: o Grátis permite até 50 clientes e o Starter até 500; a partir do Profissional não há limite.
- Para enviar: o orçamento precisa de um cliente. Um rascunho pode ser salvo sem ele, mas no envio o Cord pede “Escolha um cliente para enviar.”
Escolha ou crie o cliente
- Em Para quem é o orçamento?, clique na busca de clientes (“Busque um cliente por nome, contato ou e-mail…”) e digite parte do nome da empresa, do contato, do e-mail ou da identificação fiscal. A lista mostra até oito resultados, cada um com o e-mail, a identificação fiscal e, se tiver nível de preço, o desconto (por exemplo −10%).
- Escolha o cliente com um clique, ou com as setas e Enter. Escape fecha a lista e mantém o cliente que já estava escolhido.
- Se ele não existir, escolha + Criar novo cliente…, que sempre aparece no fim da lista; preencha o formulário e clique em Criar e selecionar. Ele fica salvo no seu cadastro e selecionado no orçamento.
- Confira as Condições de pagamento pré-selecionadas à direita da busca e altere-as se for necessário.
Abaixo da busca, o Cord mostra o e-mail e a identificação fiscal do cliente escolhido e, se o nível dele tiver desconto, uma nota como “Nível do cliente: −10% aplicado aos preços de tabela do catálogo.”
Condições de pagamento
As condições são escolhidas com chips: À vista, Net 15, Net 30 e Net 60. Para outro prazo, o chip Outro prazo abre uma lista com Net 7, Net 45 e Net 90. “Net N” significa que o cliente paga N dias corridos depois da data do documento.
Ao escolher um cliente, as condições da ficha dele são pré-selecionadas; você pode alterá-las só para este orçamento sem mexer na ficha. As condições a prazo mudam o que acontece na aprovação (veja Opções avançadas).
Outras formas de preencher seu cadastro:
- Em Clientes: + Novo cliente para um só, ou Importar CSV para carregar até 2.000 linhas por arquivo (empresa, contato, e-mail, telefone, identificação fiscal, condições de pagamento e limite de crédito).
- Na ficha de um cliente: Novo orçamento abre o editor com esse cliente já selecionado.
- Pela API: a API de clientes cria e sincroniza clientes a partir do seu sistema.
Nível de preço e desconto automático
Cada cliente pode ter um Nível de preço com um desconto sugerido que você pode alterar em Desconto automático nos preços dele:
| Nível | Desconto sugerido |
|---|---|
| Padrão | 0% |
| Prata | 5% |
| Ouro | 10% |
| Distribuidor | 15% |
Ao escolher o cliente, o Cord reduz a coluna Preço de cada produto do catálogo nessa porcentagem: com 10%, um produto com preço de Tabela de MXN 1.000 entra por MXN 900. O preço de tabela não muda e você pode ajustar o preço de qualquer item manualmente.
Informações comerciais e fiscais
Comerciais
- Nome ou razão social (obrigatório): o nome do cliente, seja uma empresa ou uma pessoa. Também é o nome do destinatário na fatura; escreva-o como aparece nos documentos fiscais dele.
- Contato: a pessoa que decide.
- E-mail: para onde o link é enviado quando você envia o orçamento pelo Cord.
- Telefone com código do país (escolhido ao lado do número, de acordo com o país do cliente), Limite de crédito e Condições de pagamento (À vista, Net 15, Net 30, Net 60 ou outro prazo: Net 7, Net 45 ou Net 90) propostas quando você cria um orçamento para ele. Veja Condições a prazo.
- Idioma dos documentos: em que idioma o cliente recebe o orçamento, o link, o PDF e os e-mails. O da organização usa o da sua conta. O orçamento o guarda ao ser enviado; veja Idioma dos documentos.
Fiscais
- País e identificação fiscal: o rótulo da identificação se adapta ao país do cliente: RFC no México, NIF/CIF na Espanha, EIN/Tax ID nos Estados Unidos e assim por diante. Enquanto você digita, a ficha verifica o formato nos 12 mercados do Cord (no México, a estrutura, a data e o dígito verificador do RFC) e avisa se algo não confere. Ao salvar, o Cord a valida com as regras do país do cliente (ou do seu, se você não atribuir um país) e a guarda normalizada, em maiúsculas; uma que não passa não é salva e a mensagem diz o que verificar. Na edição, ela só é validada de novo se você alterar a identificação ou o país.
- Endereço: endereço, cidade, estado ou província e código postal, na seção Endereço; os nomes dos campos seguem o país.
Se seu negócio fatura no México e o cliente é mexicano, aparece a seção Dados fiscais para CFDI (México) com dois campos do CFDI 4.0, filtrados conforme o tipo de RFC (12 caracteres, pessoa jurídica; 13, pessoa física):
- Regime fiscal, por exemplo 601 - General de Ley Personas Morales.
- Uso do CFDI, por exemplo G03 - Gastos en general, que é o usado se você deixar o campo vazio.
Se seu negócio fatura no México e o cliente é de outro país, essa seção não aparece: o CFDI dele é timbrado como para um residente no exterior (RFC genérico XEXX010101000, o país dele como residência fiscal, a identificação fiscal dele como número de registro tributário estrangeiro e uso S01). A ficha avisa sobre isso.
Comportamento e casos-limite
- Dados fiscais incompletos: o orçamento continua válido comercialmente. No México, sem RFC o CFDI é emitido com o RFC genérico de público em geral (XAXX010101000); com RFC mas sem regime, o Cord usa o 601. Confira RFC, código postal e regime com a constância de situação fiscal do cliente antes de timbrar.
- Trocar de cliente depois de enviar não é possível com Modificar e reenviar: duplique o orçamento e envie-o ao cliente correto.
- Editar a ficha não reescreve documentos fiscais já emitidos: eles mantêm os dados do destinatário com que foram emitidos.
- Pré-visualização no idioma do cliente: a pré-visualização do editor aparece no idioma dos documentos do cliente escolhido. Em uma nova versão de um orçamento já enviado, aparece no idioma com que ele foi enviado, que a versão mantém.
- Limite de crédito: se o cliente tiver um, a ficha dele mostra quanto saldo em aberto ele tem em relação a esse limite. É um sinal para você, não um bloqueio.
Limites por plano
| Grátis | Starter | Profissional | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Clientes no cadastro | 50 | 500 | Sem limite | Sem limite | Sem limite |
Problemas comuns
“+ Criar novo cliente…” falha ao salvar. Sua função não tem a permissão Clientes, ou você atingiu o limite de clientes do seu plano.
A busca diz “Nenhum cliente encontrado.” Busque por outra parte do nome, pelo e-mail ou pela identificação fiscal, ou crie o cliente com + Criar novo cliente….
Não consigo trocar o cliente nem as condições. Você está em uma nova versão de um orçamento já enviado: nela o cliente, a moeda e as condições ficam como foram enviados.
O desconto do nível não foi aplicado. Ele só reduz produtos do catálogo; itens avulsos não têm preço de tabela.
O CFDI saiu para “público en general” (RFC genérico XAXX010101000). O cliente é mexicano e não tinha RFC cadastrado no momento da timbragem. Se na verdade ele é estrangeiro, escolha o país dele na ficha: o próximo CFDI dele sairá como para um residente no exterior.