Clientes, condições e extrato de conta
O cadastro de Clientes alimenta preços, crédito, faturamento, cobrança e relatórios.
Um cliente no Cord não é só um contato. A ficha dele guarda a identidade comercial e fiscal que é reutilizada ao criar orçamentos, além das condições que controlam o desconto sugerido, o vencimento e a exposição de crédito.
Criar um cliente
Abra Clientes › Novo cliente. O único campo obrigatório para salvar é o nome ou razão social (serve para uma empresa ou para uma pessoa); preencha os demais antes de enviar um orçamento que precise ser cobrado ou faturado.
| Grupo | Campos | Efeito |
|---|---|---|
| Identidade | nome ou razão social, país e identificação fiscal | O país decide como a identificação se chama (RFC, EIN, NIF, CNPJ…) e o Cord verifica o formato nos mercados que oferece; se não estiver certo, você recebe um aviso, mas pode salvar mesmo assim. |
| Contato | pessoa, e-mail, telefone com código do país e idioma dos documentos | O telefone é salvo com o código internacional (+55 11 91234 5678), que é o que o envio por WhatsApp precisa. O idioma decide em qual o cliente recebe os documentos (veja Idioma dos documentos). |
| Endereço | linhas de endereço, cidade, estado ou província e código postal | Os nomes seguem o país (ZIP code, CEP…); México, Estados Unidos, Canadá, Brasil e Espanha têm lista de estados ou províncias. |
| Dados fiscais para CFDI | regime e uso do CFDI | Só se a sua empresa fatura no México e o cliente é mexicano; as opções são filtradas pelo tipo de RFC (pessoa física ou jurídica). |
| Condições | chips À vista, Net 15, Net 30 e Net 60, ou Outro prazo (Net 7, Net 45 ou Net 90) | Vencimento padrão ao criar operações para o cliente. |
| Crédito | limite maior ou igual a zero | Referência para mostrar a exposição e alertar quando o saldo o ultrapassa. |
| Nível de preço | Padrão, Prata, Ouro ou Distribuidor | Classificação comercial e desconto sugerido. |
Os níveis propõem inicialmente 0%, 5%, 10% e 15%, respectivamente. A porcentagem pode ser editada entre 0% e 100%; o nível é uma etiqueta e a porcentagem salva é o valor que o Cord aplica como condição padrão.
O limite de crédito é um sinal operacional, não uma linha de crédito concedida pelo Cord nem uma garantia de pagamento. A empresa usuária decide se continua vendendo quando a exposição ultrapassa esse limite.
País do cliente
Um cliente novo nasce com o país da sua empresa; altere-o se o destinatário opera em outro. O Cord aceita países de destinatário fora dos 12 mercados em que a plataforma é vendida (os mais frequentes aparecem primeiro na lista). Um cliente salvo antes sem país continua herdando o da sua empresa até que você o edite.
Alterar o país modifica o nome e o formato esperado da identificação fiscal, o código do país do telefone e os campos do endereço, mas não transforma por si só uma fatura comercial em uma declaração fiscal perante a autoridade do destinatário. Se a sua empresa está no México e o cliente não, o CFDI dele é timbrado como para um residente no exterior: veja Faturamento.
Idioma dos documentos
Na seção Contato, Idioma dos documentos decide em que idioma este cliente recebe o que você envia: o link do orçamento e da fatura, a página de pagamento, o portal dele, o PDF, os e-mails de envio, os lembretes, os e-mails dos seus workflows e a cobrança com IA. Você pode escolher Español, English, Português, Français ou Deutsch. A primeira opção, O da organização, usa o idioma da sua conta (Configurações › Geral) e acompanha as mudanças dele. A ficha do cliente mostra o idioma escolhido.
- Cada documento mantém o idioma com que saiu. Um orçamento o recebe ao ser enviado e uma fatura ao ser emitida; se depois você alterar a ficha, só mudam os documentos seguintes. Uma nova versão de um orçamento já enviado mantém o idioma do original, e uma nota de crédito, uma nota de débito ou uma fatura que substitui outra, o da fatura original. Uma fatura criada a partir de um orçamento recebe o idioma que o cliente tiver ao emiti-la.
- Datas e números seguem as convenções desse idioma.
- O idioma não muda a moeda nem o imposto: um cliente em inglês de uma empresa no México continua vendo IVA e a moeda do documento.
- O que você escreve não é traduzido: descrições, notas, condições próprias, e a introdução e a assinatura do e-mail.
- O formulário de pagamento também aparece nesse idioma, e o Cord pede ao processador de pagamentos que o use nos avisos que envia ao seu cliente.
- França: a fatura deve estar em francês. Se a sua empresa está na França e o cliente tem outro idioma, o PDF da fatura sai em francês com o idioma do cliente ao lado, e o formulário do cliente avisa você. O orçamento sai só no idioma do cliente.
- O que não acompanha o cliente: o PDF do CFDI timbrado no México (em espanhol), o DANFE da NF-e no Brasil (em português), os dados que a autoridade devolve na Argentina, no Chile, na Colômbia e no Peru, as menções que a lei exige no próprio idioma, os arquivos XML de fatura eletrônica e o modelo do WhatsApp Business, que a Meta aprova em um só idioma. O idioma do PDF de cada país está em Faturamento por país.
O idioma também pode ser definido pela API com o campo language: veja API de Clientes.
Importar clientes por CSV
Em Clientes › Importar CSV, o fluxo tem três etapas:
- carregue um arquivo
.csvou baixe o modelo; - indique se a primeira linha contém cabeçalhos e relacione as colunas;
- revise a pré-visualização e decida se as correspondências existentes serão atualizadas.
Uma importação aceita até 2.000 linhas. As linhas sem empresa são ignoradas. A
coluna de condições aceita códigos (contado, net7 a net90) ou texto como “Net 45”
ou “45 dias”: o Cord usa o prazo oferecido que não ultrapassa o que foi escrito. “Crédito” sem
número é lido como net30, e qualquer outro texto vira à vista.
Com Atualizar clientes existentes ativo, o Cord procura primeiro uma correspondência exata por RFC ou identificação fiscal e depois pelo nome da empresa, sem diferenciar maiúsculas. Se houver correspondência, atualiza contato, e-mail, telefone, identificação, condições e limite; se não houver, cria um cliente. Com a opção desativada, cria registros novos e não tenta combinar duplicados.
Buscar, filtrar e ordenar
O cadastro permite buscar pelos dados visíveis e filtrar:
- com orçamentos ou sem orçamentos;
- com nível diferente de Padrão;
- com limite de crédito;
- com informações fiscais incompletas.
Você pode ordenar por empresa, valor fechado, número de orçamentos, atividade recente ou limite de crédito. Esses controles não modificam o cliente: só mudam a visualização.
O que a ficha de um cliente mostra
Ao abrir um cliente, o Cord calcula sobre as operações dele:
- orçamentos totais, pipeline, valor fechado e valor recebido;
- ticket médio, taxa de fechamento e dias médios até o fechamento;
- desconto total concedido na negociação;
- atividade dos últimos 12 meses;
- produtos comprados, frequência e valor;
- origem do registro, data de cadastro e dias sem atividade.
Se houver recebíveis em aberto, a ficha também mostra um extrato de conta unificado para orçamentos e faturas: saldo, vencido, documento mais antigo e faixas a vencer, 1–30, 31–60, 61–90 e mais de 90 dias.
Uma operação faturada aparece como fatura, não também como orçamento, para evitar duplicar o saldo.
Portal do cliente e cobrança automática
Na coluna direita da ficha, o bloco Portal do cliente reúne o link privado em que o seu cliente vê todas as faturas, o saldo por moeda e paga várias de uma vez:
- Criar link do portal, Copiar, Enviar por e-mail (se o cliente tiver e-mail) e Abrir.
- Gerar novo link invalida o anterior; Desativar link deixa o cliente sem acesso até que você gere outro.
- Cobrança automática: o método que o seu cliente salvou (por exemplo, “Visa •••• 4242”), a próxima tentativa se uma cobrança falhou, ou o motivo pelo qual ela parou. Com a permissão Clientes, você pode Desativar cobrança automática.
Veja Portal do cliente: faturas e pagamentos e Cobrança automática.
Origem do cliente
A ficha indica em Origem como o cliente chegou:
- Cadastro manual: foi cadastrado em Clientes, no editor de orçamentos, na importação por CSV ou pela API de clientes.
- Autocadastro: foi criado automaticamente quando chegou um orçamento do seu gerador de orçamentos incorporado (ou pela API de orçamentos) com os dados de um cliente cuja empresa ou e-mail não existia no seu cadastro. A ficha o marca com uma etiqueta.
Um cliente de autocadastro nunca é atualizado sozinho: se a mesma empresa voltar a pedir um orçamento pelo seu site, o Cord reutiliza a ficha existente sem alterar os dados dela. Revise esses clientes e complete as informações antes de emitir faturas para eles.
Exportar clientes para CSV
- Acesse Configurações › Avançado › Dados e privacidade.
- Em Catálogo e clientes (CSV), clique em Clientes.
- É baixado um CSV com as colunas empresa, contacto, email, telefono, rfc, terminos e limite: o mesmo formato da importação, para abrir no Excel ou migrar.
Para entrar nessa tela você precisa da permissão Configurações e, para baixar o arquivo, da permissão Clientes. Na mesma tela, Todos os dados da organização (ZIP) exporta, junto com os clientes, o restante dos dados da organização: um JSON por tabela e um manifesto com os registros de cada uma e o que fica de fora e por quê. Não inclui PDF/XML nem credenciais. Se uma leitura falhar, o download termina com erro em vez de entregar um arquivo incompleto: exporte de novo.
Criar um orçamento a partir do cliente
Use Novo orçamento dentro da ficha (exige a permissão Clientes). O Cord abre o editor com esse cliente selecionado; os dados e as condições dele funcionam como valores iniciais. Revise sempre o destinatário, a moeda, os impostos, os descontos e o vencimento do documento atual.
Editar a ficha depois não reescreve silenciosamente documentos fiscais já emitidos: eles conservam a cópia de emitente, destinatário, itens e valores com que foram emitidos.
Permissões, limites e exclusão
- Ver o cadastro não concede edição.
- Criar, editar, importar e excluir exige a permissão Clientes.
- O plano Grátis permite até 50 clientes e o Starter até 500; Profissional, Scale e Developer não têm um limite rígido de clientes no contrato atual.
- Excluir é uma ação permanente e fica no registro de auditoria. Antes de fazer isso, revise os orçamentos e o extrato de conta associados.
Problemas comuns
Não aparece “Novo cliente” ou “Importar CSV”. Falta a permissão Clientes.
A importação atualizou uma linha que eu esperava duplicar. Com o upsert ativo, houve correspondência pela identificação fiscal ou pelo nome da empresa.
O cliente aparece com dados fiscais incompletos. Revise identificação, país, endereço e os campos fiscais específicos do documento que você vai emitir.
O saldo ultrapassa o limite. É um alerta; decida se altera as condições, solicita uma entrada ou interrompe novas vendas.
Não encontro como exportar. A exportação fica em Configurações › Avançado › Dados e privacidade, não no cadastro.
O cliente recebeu um documento no idioma anterior. Ele foi enviado ou emitido antes da mudança: cada documento mantém o idioma com que saiu. Os seguintes já saem no novo.