Aprovações internas
Proteja suas margens: um orçamento que ultrapassa seus limites não chega ao cliente até que alguém com autoridade o aprove.
O que é
As aprovações internas são uma regra da sua organização. Você define até onde um vendedor pode ir sem pedir autorização (desconto máximo, valor máximo e margem mínima). Quando um orçamento ultrapassa algum desses limites no envio (com Criar e enviar, Salvar e enviar, Enviar ao cliente, pelo quadro ou pela API), o Cord não o envia: ele fica como rascunho marcado como Aprovação interna pendente e o Cord avisa quem pode decidir.
Não tem relação com a aprovação do cliente. Essa é a assinatura no link; esta é um controle interno da sua equipe.
Requisitos
- Plano: Scale ou Developer. Nos outros planos os limites não podem ser salvos com um valor maior que 0 e o Cord não os avalia.
- Permissão para configurar: Configurações.
- Permissão para decidir: Aprovações. O proprietário da conta sempre pode decidir.
- País: disponível nos 12 mercados.
Configure os limites
- Acesse Configurações › Orçamentos › Aprovações.
- Em Limites de aprovação, digite os limites que deseja usar. Cada um é independente; um valor de 0 significa “sem limite”.
- Salve as alterações. Elas valem para todo envio a partir desse momento, incluindo rascunhos e novas versões.
| Limite | O que o Cord compara | Quando pede aprovação |
|---|---|---|
| Desconto máx. sem aprovação (%) | O maior desconto de qualquer item: a diferença entre o preço de Tabela e o Preço. | Se algum item tiver um desconto maior que o limite. |
| Valor máx. sem aprovação | O total do orçamento. | Se o total for maior que o limite. |
| Margem bruta mínima sem aprovação (%) | A margem de cada item com custo cadastrado: (preço − custo) ÷ preço. | Se algum item com custo ficar abaixo do mínimo. Itens sem custo não contam. |
Se o orçamento tiver um desconto no documento manual, o Cord o conta como desconto de cada item para o limite de desconto e para o de margem: mover o abatimento para o rodapé não contorna a regra. Um cupom não conta para esses limites, porque foi criado por quem administra as Configurações e já é um abatimento autorizado.
O valor é comparado na moeda do seu negócio. O limite de valor é digitado na moeda do seu negócio. Se você cria o orçamento em outra moeda, o Cord converte o total com a taxa de câmbio travada do próprio orçamento ou, se o orçamento não tiver uma, com a daquele dia. Se não houver uma taxa de câmbio que comprove a conversão, o Cord não adivinha: pede aprovação e o motivo informa que o total não pode ser comparado com o limite porque está em outra moeda.
O que acontece no envio
Quando o vendedor envia o orçamento (Criar e enviar ou Salvar e enviar no editor, Enviar ao cliente nos detalhes, ou arrastando-o para Enviado no quadro) e ele ultrapassa pelo menos um limite:
- O orçamento é salvo como Rascunho com o status interno Aprovação interna pendente. O cliente não recebe e-mail e o link não é ativado. No editor, o vendedor vê “Aprovação solicitada para COT-0149. Aguarde a confirmação de um aprovador.”
- O Cord registra o motivo: qual limite foi ultrapassado e por quanto (por exemplo, um desconto de 22% contra 15% permitido, ou um total de USD 310.000 contra um limite de USD 250.000). O motivo aparece nos detalhes do orçamento e na atividade.
- O orçamento aparece em Orçamentos com o filtro A aprovar, e acima da lista você vê quantos aguardam sua aprovação.
- O Cord emite o evento de solicitação de aprovação, que alimenta o Slack, o Teams, os webhooks e os workflows.
Com Salvar rascunho (ou o salvamento automático), o Cord não avalia os limites: a regra é verificada toda vez que alguém tenta enviar. Um rascunho que já aguarda aprovação não pode ser enviado pelos detalhes: o Cord responde que o orçamento aguarda aprovação e que quem aprova vai enviá-lo ao decidir. Se você reabrir o rascunho no editor e reduzir o desconto até ficar dentro dos limites, Salvar e enviar o envia e a solicitação deixa de valer.
Em uma nova versão
Uma nova versão (Modificar e reenviar) também é avaliada quando você clica em Enviar nova versão. Se o orçamento já tinha sido aprovado pela gerência e a versão não piora nada do que foi aprovado (mesmo desconto ou menor, mesmo total ou menor, mesma margem ou melhor), ela é enviada. Se ultrapassar um limite que antes não ultrapassava, ou ultrapassá-lo por mais, o Cord não a envia e responde que a versão precisa de aprovação, com o motivo, e pede que você a ajuste ou que um aprovador a revise.
Quem aprova e como
Nos detalhes do orçamento aparece o aviso Aprovação interna pendente com o motivo. Quem tem a permissão Aprovações vê dois botões:
- Aprovar e enviar: o orçamento passa para Enviado, o link fica ativo, o cliente recebe o e-mail com o link (se o cadastro dele tiver e-mail) e a atividade registra que a gerência o aprovou e o enviou ao cliente. Conta como um envio do mês.
- Recusar: o Cord pede confirmação (“Recusar esta solicitação de aprovação?”). O orçamento continua como rascunho e os detalhes mostram Solicitação de aprovação recusada pela gerência.
Se você conectou o app do Cord para Slack, a solicitação chega ao seu canal com o número, o cliente, o total, o motivo e os botões Aprovar e Recusar.
Para que o botão decida, o e-mail da sua conta do Slack precisa coincidir com um membro ativo do Cord com a permissão Aprovações. Se não coincidir, o Slack responde que a sua conta não corresponde a um membro com essa permissão e que você deve decidir no Cord. Depois da decisão, a mensagem é atualizada com quem aprovou ou recusou.
Se você conectou o Microsoft Teams, a solicitação chega ao canal como um cartão com o número, o cliente, o total e o motivo, e um botão Decidir no Cord que abre os detalhes. O Teams não permite decidir pelo cartão: a decisão é tomada no Cord.
A ação Aprovar a solicitação interna em Workflows aprova a solicitação pendente e envia o orçamento. Use-a com cuidado: um workflow que aprova sem condições anula o propósito do limite.
Comportamento e casos-limite
- Aprovar e enviar envia, sim, o e-mail ao cliente quando o cadastro dele tem e-mail, como em um envio normal. Se não tiver, compartilhe o link pelos detalhes com Copiar link, WhatsApp ou seu próprio e-mail.
- Todo envio passa pela regra. Não importa se o orçamento é enviado na criação, a partir de um rascunho, pelo quadro ou pela API: o Cord verifica os limites toda vez.
- Uma solicitação é decidida uma única vez. Se dois responsáveis decidirem ao mesmo tempo, o segundo é informado de que não há uma solicitação de aprovação pendente.
- O vendedor vê a margem antes de enviar. No editor, a coluna Margem fica vermelha quando um item fica abaixo da sua margem mínima.
- Se seu plano cair para abaixo do Scale, o Cord deixa de avaliar os limites e as solicitações que ficaram pendentes não podem mais ser decididas com Aprovar e enviar; o vendedor pode enviar esse rascunho diretamente e a solicitação deixa de valer.
Limites por plano
| Grátis | Starter | Profissional | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Aprovações internas | Não | Não | Não | Sim | Sim |
Problemas comuns
Não consigo salvar um limite maior que 0. Seu plano não inclui aprovações internas.
O limite de margem não é acionado. Os itens não têm custo. Cadastre o custo na ficha de cada produto; itens avulsos não têm custo.
Aprovei e o cliente não recebeu nada. O cadastro dele não tem e-mail, ou o e-mail não chegou. Procure o registro do e-mail na atividade e, se ele não aparecer, compartilhe o link pelos detalhes.
A versão precisa de aprovação. A nova versão ultrapassa um limite mais do que a versão aprovada. Ajuste o desconto ou a margem, ou peça a um aprovador que a revise.
O botão do Slack diz que não tenho permissão. O e-mail do seu Slack não coincide com seu usuário do Cord, ou sua função não tem Aprovações.