Aprovação e evidências técnicas
O Cord mantém um registro verificável de quem aprovou, quando aprovou e quais itens e valores aceitou.
O problema do “OK” por e-mail
Tradicionalmente, um vendedor envia um PDF e o cliente responde “Autorizado, podem seguir”. Depois, pode ser difícil demonstrar qual versão, quais itens ou qual valor cada pessoa estava revisando.
O Cord adiciona uma camada de aprovação eletrônica e evidências técnicas exatamente nesse momento.
Requisitos
- Status: o orçamento precisa estar Enviado ou Visualizado. Um orçamento expirado, recusado ou já aprovado não aceita a assinatura eletrônica.
- Para o cliente: só o link; ele não precisa de conta.
- Plano e país: todos os planos e os 12 mercados.
O processo de aprovação
Quando o seu cliente clica em Aprovar orçamento dentro do link, o mesmo cartão do orçamento passa para a etapa Assinatura eletrônica (não é uma janela separada), com um resumo do número e do total que ele está aprovando.
Para prosseguir, o cliente precisa:
- Digitar o nome completo em Nome completo do signatário (pelo menos dois caracteres).
- Marcar a caixa “Revisei este orçamento e aceito os termos e condições indicados”.
O campo E-mail (opcional) pode ficar em branco. O botão Confirmar e assinar é habilitado assim que há um nome e a caixa está marcada.
Se você alterou a proposta enquanto o cliente a revisava, o Cord não aceita a assinatura eletrônica sobre a versão anterior: pede que ele revise as alterações antes de aprovar.
Aprovação parcial
Antes de aprovar, o cliente pode desmarcar os itens que não quer incluir (cada item tem a sua caixa Incluir este item na sua aprovação). A assinatura eletrônica cobre só os itens incluídos: o Cord recalcula subtotal, impostos e total com esses itens, e os demais ficam marcados como Não incluído.
Recusa com motivo
Se o cliente não concordar, ele pode usar Recusar, escrever um Motivo (opcional) e clicar em Confirmar recusa. O motivo aparece na atividade do orçamento, e a recusa dispara a notificação correspondente (veja Notificações).
Dados da trilha de auditoria
Ao confirmar, o Cord guarda uma trilha de auditoria técnica:
- Nome do signatário e, se ele o digitou, o e-mail.
- Endereço IP a partir do qual a aprovação foi feita e o navegador utilizado.
- Data e hora da assinatura eletrônica, registradas pelo banco de dados do Cord no momento em que ela é salva.
- Impressão digital criptográfica (SHA-256) calculada sobre o orçamento, o tipo de aprovação (total ou parcial), o nome do signatário, o IP e os itens aprovados (descrição, quantidade, preços e alíquota de imposto), para detectar alterações posteriores nos dados cobertos pela aprovação.
O selo de auditoria
Depois de aprovado, o link do orçamento mostra um selo de auditoria na versão web, com este conteúdo:
Documento verificado — Signatário: [Nome do signatário] (IP: [endereço IP]) — Data: [data e hora] — Selo: [impressão digital SHA-256]
O e-mail do signatário não aparece no selo. O PDF do orçamento que você baixa pelo Cord não inclui o selo; no detalhe do orçamento, a atividade registra quem assinou, de qual IP e, em uma aprovação parcial, quantos itens e qual valor foram aceitos.
Para que serve
- Preparar uma disputa: se o cliente contestar uma cobrança no cartão, o registro pode fazer parte das evidências que você envia. O banco emissor decide o resultado, e o Cord não garante que a disputa será ganha.
- Aprovação parcial, também assinada: a impressão digital cobre exatamente os itens que o cliente aceitou, não o total original.
- Contexto para a cobrança: a equipe pode consultar quem aceitou, quando e qual valor, sem depender apenas de um “sim” verbal ou de um e-mail isolado.
- Conectar o fluxo comercial: a versão aprovada pode ser usada para iniciar o recebimento e preparar a fatura disponível para o mercado da conta.
O Cord guarda evidências técnicas da aprovação; não presta serviços notariais nem assessoria jurídica. A validade e a força probatória dependem do documento, do fluxo e da jurisdição. Consulte um profissional em casos de alto risco.
Problemas comuns
O botão Confirmar e assinar não é habilitado. Falta o nome (pelo menos dois caracteres) ou a caixa de aceite.
O Cord diz que o orçamento não pode mais ser modificado. O orçamento expirou, foi recusado ou já estava aprovado.
O cliente voltou à etapa de revisão ao assinar. Você alterou a proposta enquanto ele a lia; ele precisa revisar as alterações com Ver alterações e assinar de novo (veja Negociação e contrapropostas).